Uma boa gestão de departamento perpassa principalmente por otimizações no trabalho de forma a aumentar a eficiência de todos, bem como potencializar os resultados a curto e a longo prazo.
Se isso é válido para todos os setores, para a área financeira isso é mais do que importante: é fundamental. E, por isso, o gestor deve estar atento e buscar sempre formas de melhorar as funções realizadas.
Continue lendo e veja a importância desse aumento de eficiência, bem como 6 maneiras de otimizar o departamento financeiro e facilite sua rotina diária.
Importância do aumento da eficiência dos departamentos em geral
Otimizar a rotina dos departamentos é essencial para o cumprimento de prazos pré-estabelecidos no planejamento de negócios anual. Principalmente em áreas que dependam de cronogramas restritos para manter a empresa funcionando adequadamente, evitar atrasos é fundamental.
Quanto mais eficiente for o trabalho dos envolvidos, mais rapidamente e com maior precisão serão feitas as tarefas, o que poderá, até mesmo, antecipar as datas estabelecidas previamente, permitindo investir esforços nas tarefas sequenciais.
Ainda mais quando há uma tendência a funções interdepartamentais, o aumento da eficiência permite que os demais companheiros de trabalho possam também otimizar os seus setores, de forma que a máquina da empresa funcione melhor e todos saiam ganhando.
Por fim, isso implica em um maior destaque perante aos responsáveis pelo negócio, o que pode resultar em promoções futuras, premiações ou menções de destaque pelo trabalho realizado, sendo valorizado pela administração.
Importância do aumento da eficiência do departamento financeiro
Se todos os fatores acima são relevantes e indicam a importância da otimização das rotinas de quaisquer departamentos, ao falarmos da área de finanças isso torna-se mais proeminente.
Isso porque tudo que é realizado na corporação necessariamente depende do departamento financeiro para atuar como, por exemplo:
- liberação de verba para a compra de ativos;
- investimentos em ferramentas de otimização dos demais setores;
- pagamento de fornecedores;
- contratação de serviço terceirizado que servirá para resolver uma pendência imediata de algum departamento;
- investimento em cursos de especialização para funcionários;
- realocação de verba para sanar alguma crise existente e que poderá comprometer os rendimentos do negócio.
Por isso, é essencial que essa área esteja funcionando não só harmoniosamente, mas também de forma otimizada, a fim de garantir não só que as questões sejam resolvidas rapidamente quando surgirem, mas para que ela possa pensar em estratégias inteligentes que podem alavancar a rentabilidade mensal.
O departamento financeiro é de vital importância para qualquer tipo de negócio e, quando ele funciona bem, os demais setores possuem liberdade para atuar de forma independente e eficiente. Quando algo vai mal, compromete-se toda a estrutura da corporação, podendo até mesmo causar prejuízos inestimáveis.
Se você gostou deste artigo leia nosso artigo sobre as principais rotinas do setor financeiro
6 ações a serem tomadas para otimizar o seu departamento
Ok, compreendemos a importância da eficiência do departamento de finanças para a corporação, mas como fazer para torná-lo otimizado? Aprenda agora 6 ações que podem fazer toda a diferença nisso.
1. Acompanhe as contas a pagar e receber
O controle financeiro é essencial e fundamental para que o departamento funcione e consiga exercer suas funções adequadamente. E, para isso, o acompanhamento constante é fundamental.
A partir daí, você terá informações atualizadas sobre receitas e despesas, de forma a não ser pego de surpresa em alguma situação inesperada, como alguma despesa não planejada.
Dessa forma pode-se, previamente, estabelecer estratégias para contornar a situação e, assim, evitar perdas ou pequenos prejuízos que possam comprometer a saúde do negócio a curto e a longo prazo.
2. Controle o movimento de caixa
O controle do fluxo de caixa é fundamental para manter uma gestão eficiente do setor financeiro. E isso perpassa a checagem constante das informações recebidas, principalmente pelo setor comercial.
É necessário esse acompanhamento para que se saiba quais são as quantias que estão entrando e saindo e, principalmente, quais são os tipos de movimentações padrão.
Dessa forma, será possível avaliar quais são os principais gastos e recebimentos, quais deles são constantes, quais são pontuais e, ainda, encontrar formas de evitar desperdícios e conseguir otimizar as finanças da empresa.
3. Acompanhe a inadimplência de perto
A inadimplência pode ser algo extremamente prejudicial para o departamento financeiro, principalmente se não for acompanhada a tempo.
Quanto mais cedo essas informações forem recebidas e avaliadas, mais rapidamente pode-se entrar em contato com os devedores e evitar que a dívida se arraste por mais tempo, aumentando as chances de reaver esse valor.
E, em caso de resistência por parte dos inadimplentes no pagamento, poderá se pensar formas de minimizar os danos provocados por essa ação, de forma a manter a saúde financeira da organização em dia.
4. Utilize ferramentas de gestão financeira
Geração de relatórios, análise de dados, registros e acompanhamentos feitos de forma manual podem gerar, na maioria dos casos, erros humanos que podem acarretar em danos graves, principalmente se demorarem a ser encontrados.
Além disso, esse tipo de ação manual demanda um tempo enorme que poderia ser utilizado para outras funções essenciais.
Por conta disso, o uso de softwares de gestão financeira é imprescindível para otimizar o departamento, de forma a evitar erros e agilizar processos, bem como definir estratégias para o negócio.
5. Busque capacitação na área
Quanto mais você se atualizar sobre novas ferramentas e formas de melhorar a organização do seu trabalho, mais conseguirá otimizar suas funções.
Por isso é essencial investir em capacitações na área, que ensinarão técnicas, conhecimentos e ferramentas que serão úteis para o dia a dia do departamento.
Alguns exemplos de cursos importantes e que poderão ajudar a melhorar a eficiência do seu setor são:
- Valuation – Avaliação de empresas;
- Estratégias para Análise e Concessão de Crédito;
- Orçamento Base Zero;
- Matemática financeira para decisões de investimento e financiamento;
- Gestão de indicadores financeiros;
- Gestão integrada de custos e orçamentos;
- Gestão estratégica e novas técnicas de planejamento orçamentário.
6. Priorize a comunicação aberta com seus funcionários
Muitos dos erros que comprometem a eficiência de um departamento ocorrem justamente pela falha de comunicação entre gestor e funcionários. Esse tipo de comportamento, constantemente, leva não só a queda de produtividade, mas também a problemas de clima organizacional.
Por isso tenha sempre uma comunicação aberta e direta com os colaboradores. Também incentive a parceria e colaboração entre os membros presentes de forma que eles se encarem como uma equipe de fato. Esse tipo de ação também evita disputas internas e faz com que os colegas se ajudem, facilitando o trabalho.
É importante se atentar a essas 6 dicas para otimizar o seu departamento financeiro, pois a queda no desempenho é um dos problemas que pode comprometer seriamente a corporação. Dessa forma, aproveite o embalo e conheça quais são os 5 problemas financeiros mais comuns que muitas empresas enfrentam e veja como evitá-los.
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