Que as tomadas de decisões assertivas no dia a dia empresarial são essencial para a manutenção da boa saúde dos negócios, não é novidade. No entanto, muitos empresários ainda pecam na elaboração de relatórios financeiros, sem saber o quanto eles podem impactar na visão estratégica e no futuro do negócio.
Isso porque, geralmente, é com base nesses relatórios financeiros que se torna possível chegar mais próximo das tomadas de decisões certas, que levarão o negócio a um futuro promissor.
A elaboração eficiente dos relatórios financeiros é essencial não só para a organização, mas também para garantir a saúde financeira da empresa. Afinal, essa documentação nada mais é que o compilado, com base em dados, sobre vendas, compras, fluxo de caixa e outras ações que impactam o faturamento e o custo do negócio.
As perguntas que ficam no ar sobre esse assunto são: Você sabe quais são os erros mais comuns na elaboração de relatórios financeiros? E, principalmente: Sabe como evitá-los?
Siga acompanhando esse conteúdo e tire todas as suas dúvidas sobre esse tema tão importante na gestão empresarial!
Quais são os erros mais comuns na Elaboração de Relatórios Financeiros
Existem alguns erros na elaboração de relatórios financeiros que se cometidos, podem arruinar completamente a visão estratégica e consequentemente o futuro do seu negócio.
Infelizmente são os erros mais comuns, ou seja, assiduamente vistos em relatórios financeiros em quase todo tipo de negócio.
Veja quais são eles!
1. Falta de Clareza e Objetividade
Um bom relatório financeiro necessariamente tem objetivos muito claros e informações totalmente entendíveis às partes interessadas.
Então, se possível, evite elaborar materiais técnicos demais, sem necessidade, com palavras difíceis e setorizadas a um grupo específico de profissionais ao qual não se destinam as informações, ao ponto de dificultar a interpretação da situação financeira da empresa.
Busque a organização e a facilidade interpretativa para tornar seus relatórios financeiros mais eficientes e objetivos!
2. Dados Desatualizados ou Incompletos
De nada adianta elaborar relatórios financeiros, se eles são desatualizados e incompletos, afinal de contas, eles jamais refletirão a situação contábil atual da empresa e se utilizado como parâmetro, vai acabar gerando erros absurdos, resultando em perdas irreparáveis para o negócio.
Um bom relatório reflete, entre dados, a saúde financeira do negócio. Por isso que a partir de sua análise, se torna possível tomar decisões mais assertivas.
Como, por exemplo, se é o momento de fazer um investimento ou não. Se a empresa tem liquidez ou se são necessárias ações específicas para melhorar o desempenho. Entre outras atitudes estratégicas.
3. Erros de Cálculo e Interpretação
Relatórios imprecisos só servem para confundir e acarretar perdas para a empresa. E embora a maioria saiba disso, esse é um dos equívocos mais cometidos quando estamos tratando de erros comuns na elaboração de relatórios financeiros.
Erros de cálculo, por incrível que pareça, são muito comuns nos relatórios financeiros, por isso, a atenção redobrada e a experiência são palavras-chave para essa tarefa.
Busque revisar os cálculos sempre que puder e, se possível, cheque mais de uma vez a fonte desses números.
4. Ausência de Padronização e Organização
Assim como é importante ter dados consistentes e atualizados, a organização e a padronização da apresentação desses dados no relatório são imprescindíveis.
Isso porque, caso haja a ausência de ambos, o relatório acabará induzindo o analista ao erro de interpretação das informações, o que, mais uma vez, gerará prejuízo na tomada de decisões para os negócios.
Um documento mal organizado e sem padrão torna as informações contidas nele um mar de dados soltos e incompreensíveis.
5. Ignorar as Necessidades do Usuário Final
Esse é o tipo de erro fatal, que invalida completamente um relatório financeiro, uma vez que ignorar as necessidades do usuário final compromete a consistência dos dados e, necessariamente, a confiabilidade deles.
Por exemplo, do que adianta elaborar um relatório financeiro considerando a necessidade da empresa de investir em um novo setor, quando, na verdade, ele será analisado para ser empregado para otimizar o fluxo de caixa da empresa?
Clareza no objetivo e direcionamento de qualidade a necessidade do usuário final é uma regra básica para elaborar relatórios financeiros eficientes.
Impacto na Tomada de Decisão dos Usuários
O impacto de um relatório mal elaborado na tomada de decisão dos responsáveis pelos negócios pode ser irremediável, gerando consequências graves que podem impedir a empresa de continuar operando.
Confira quais são os principais impactos na tomada de decisão dos usuários!
1. Decisões Equivocadas Baseadas em Informações Incorretas
Os relatórios financeiros têm como um de seus objetivos cruciais auxiliar os gestores a tomarem decisões sobre os próximos passos do negócio. Por exemplo, definir, com base nos dados reunidos no relatório, se a empresa está no momento certo de investir, se é necessário tomar alguma medida para manter o nível do fluxo de caixa saudável, entre outras ações.
Por essa razão, quando esses relatórios contêm erros como os citados acima, o primeiro impacto que o negócio sofre está diretamente relacionado às decisões baseadas em informações incorretas.
Ou seja, inevitavelmente, se as informações estão incorretas, as decisões também estarão. O que impossibilita analisar o tamanho do estrago que se apresentará nos próximos períodos da empresa.
2. Perda de Confiança e Credibilidade
Sem dados confiáveis, as decisões serão inadequadas e, portanto, o futuro do negócio estará completamente comprometido.
O que, automaticamente, gerará uma perda de confiabilidade e credibilidade, já que a gestão financeira, um dos principais pilares de sustentação de uma empresa, está comprometida. E esse impacto gerará rachaduras tanto internamente, quanto externamente, com fornecedores e parceiros.
3. Riscos Financeiros e Estratégicos
Uma consequência dos impactos anteriores, e ainda de maior risco. Relatórios financeiros elaborados sem cuidado e atenção também geram riscos financeiros e estratégicos ao negócio em questão.
Uma vez que o relatório é a base de dados para definir qual caminho seguir e essas informações estão incoerentes com a realidade, os impactos vão surgindo em efeito cascata.
Primeiro acontece uma decisão equivocada, depois a perda de confiança e credibilidade, por fim, a iminência de perdas financeiras de alto volume e um grande potencial de equívoco quanto às estratégias traçadas.
4. Atraso na Identificação de Problemas e Oportunidades
Quando não se tem em mãos um relatório bem definido, detalhado, baseado em dados reais, os gestores do negócio perdem a visibilidade do que, realmente, está acontecendo com a empresa.
E, automaticamente, isso gera uma “cegueira” até que se encontre o erro. Atrasando a identificação não só de problemas, mas também da visualização de possíveis oportunidades.
Melhores Práticas para Evitar Erros em Relatórios Financeiros
É de extrema importância ter um plano de ação para evitar erros em relatórios financeiros que podem ser absolutamente catastróficos para um negócio.
Veja quais são as melhores práticas nesse aspecto e aplique como medida preventiva.
1. Definir Objetivos Claros
Quando for elaborar os relatórios financeiros do negócio, busque definir objetivos claros. Por exemplo, estipule metas financeiras baseadas na realidade atual da empresa.
Em conjunto a isso, estabeleça um conjunto de ações compatíveis para direcionar a empresa a alcançar essas metas.
2. Implementar Processos de Revisão e Validação
Erros podem acontecer e até o profissional mais experiente está suscetível a eles. Por isso, para evitá-los de forma contundente, implemente processos de revisão e validação dos seus relatórios.
Por exemplo, busque um segundo profissional para repassar o que o responsável por elaborar o relatório realizou. Ou elabore o material e volte a analisá-lo após um período de descanso, com o olhar mais criterioso e menos “viciado” em determinados dados.
Crie uma lista com checkpoints para validar o relatório, garantindo que esses pontos importantes especificados não contêm erros que podem ter passado despercebidos.
3. Investir em Treinamento e Capacitação da Equipe
Conhecimento nunca é demais, mas não ter o domínio total de uma tarefa tão importante quanto a elaboração de relatórios financeiros pode oferecer uma perda inestimável ao negócio.
Por isso, é muito importante investir em treinamento e capacitação da equipe responsável por esse setor.
4. Fomentar uma Cultura de Transparência e Comunicação
A comunicação e a transparência são aliadas em um negócio que visa basear decisões importantes nos seus dados financeiros.
Por isso, busque formas de educar a sua equipe até que se forme uma cultura empresarial de transparência e comunicação. Tanto quanto aos dados, como também caso haja possíveis inconsistências nas informações.
Na maioria das vezes, os erros podem ser evitados com um pouco mais de conversa e clareza quanto a situação e as ações da empresa.
Garantindo Precisão e Transparência nos Relatórios Financeiros
Precisão e transparência são palavras-chave de qualquer relatório, mas os financeiros, em especial, não funcionam sem esses dois itens essenciais, como podemos ver ao longo desse conteúdo. Mas, como garantir isso?
1. Verificar a Fonte e Integridade dos Dados
Primeiramente é importante que você busque maneiras seguras de verificar a fonte e integridade dos dados contidos nos relatórios.
Se possível, tenha acesso facilitado a balancetes e toda a documentação usada de base para a elaboração dos relatórios financeiros, assim é possível compatibilizar as informações, caso haja dúvidas ou suspeita de inconsistências.
2. Adotar Padrões de Relatórios Reconhecidos
O segundo passo, imprescindível, é adotar padrões de relatório reconhecidos, como se fosse um guia a ser sempre seguido.
Isso facilitará a análise das informações, oferecerá um maior entendimento da situação financeira da empresa e manterá sob transparência qualquer dado importante para a tomada de decisões ou elaboração de estratégias.
3. Fornecer Contexto e Explicação Adequados
Como vimos anteriormente, relatórios financeiros bem produzidos possuem informações sobre a saúde financeira da empresa, metas claras e condizentes com a situação atual do negócio e plano de ação compatível alcançar esses objetivos.
Além disso, percebemos que a comunicação e a transparência são essenciais nesse processo, por isso, para ter sucesso na obtenção de precisão na elaboração dos relatórios financeiros, é importante fornecer contexto e explicação adequados aos objetivos do negócio, não somente quanto ao relatório em si, mas também em relação aos planos que a empresa tem frente às análises.
Por exemplo, se o seu negócio cogita investir em um novo setor, é importante dizer ao responsável que a sua decisão depende da análise dos dados contidos no relatório financeiro, que será elaborado por ele. Não esqueça de oferecer o máximo de explicação adequada quanto a essa situação.
Em suma, quanto mais o relatório estiver contextualizado com os interesses da empresa, mais confiável ele estará.
4. Disponibilizar Acesso Seguro e Atualizado aos Relatórios
E, por último, mas não menos importante, para garantir precisão e transparência nos relatórios financeiros é indispensável disponibilizar acesso seguro e atualizado aos relatórios que irão fornecer os dados base para esse novo documento.
Isso porque, a precisão do relatório financeiro dependerá da consistência dos dados contidos nele. E uma fonte de dados insegura, que todos têm acesso, por exemplo, inclusive, para manipular essas informações, não é de boa qualidade.
Afinal, o que garante que essas informações não foram alteradas por alguém que, sequer, sabia o que estava fazendo? Sem contar nas possíveis ações maliciosas.
Outro ponto importante que é preciso citar, está ligado a atualização dessa base de dados.
Um relatório financeiro de qualidade é aquele que reflete a situação atual da empresa que está sendo analisada. Como já pontuamos anteriormente.
Ou seja, não adianta ter uma fonte de dados base, se ela estiver completamente comprometida, desatualizada e incompatível com a posição financeira do negócio.
Utilizar esse tipo de informação fará com que todos os erros que vimos ao longo deste conteúdo te atinjam em cheio e acabará gerando um efeito cascata sobre os seus negócios, sem precedentes do volume de perdas financeiras e de oportunidades. Além de potenciais problemas fiscais e contábeis.
Quer entender mais sobre relatórios financeiros eficientes e não cometer erros que comprometem a saúde do seu negócio e diminuem a probabilidade da continuidade da sua empresa ao longo do tempo?
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