O setor financeiro é um dos mais estratégicos de qualquer corporação. É a partir do trabalho dele que é feita a organização dos orçamentos destinados a cada área, garantindo o funcionamento de todo o negócio.
Devido a esse grau de importância, cada etapa do trabalho desse time deve ser realizada com cuidado, e um dos detalhes mais importantes que concerne à função do gestor financeiro é o controle de contas.
Sejam elas relacionadas aos gastos ou aos recebimentos, o acompanhamento das contas é fundamental para estabelecer metas a curto e a longos prazos, bem como não ser surpreendido com dificuldades que podem acarretar em necessidades de financiamentos ou empréstimos, colocando a saúde financeira do negócio em risco.
Além disso, com maior controle financeiro, pode-se avaliar quando ocorrerão fluxos mais favoráveis e maior margem de luco. Com isso, é possível definir o melhor momento para investimentos que tragam crescimento e benefícios para a organização.
Por fim, é possível até mesmo diminuir despesas com um controle eficiente, tal como vamos mostrar neste post. Continue lendo e confira as melhores práticas para manter um controle de contas eficiente e otimizar o trabalho do setor financeiro:
1. Conheça suas receitas e despesas
Um primeiro passo para manter um controle de contas eficiente é ter consciência das receitas e despesas, principalmente sabendo estabelecer quais ocorrem periodicamente, normalmente uma vez ao mês, e quais ocorrem pontualmente.
Por isso, é primordial que todas elas sejam registradas imediatamente, separando-as entre os dois pontos anteriores e também por categorias, tais como:
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empréstimos e financiamentos;
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infraestrutura (água, luz, telefone, internet, manutenção etc.);
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folha de pagamento, benefícios e encargos trabalhistas;
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compra de insumos e pagamento de fornecedores;
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gastos pontuais não-previstos;
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recebimento de clientes fixos e parceiros.
Assim, você terá consciência não só dos valores e vencimentos, mas também saberá a natureza de cada um deles, analisando e verificando como otimizar cada uma das categorias.
2. Tenha um planejamento financeiro
O planejamento financeiro é essencial para manter o fluxo de caixa favorável para a empresa, principalmente no que concerne ao pagamento das contas, e torna-se primordial em situações de crise.
Ele permite ao gestor financeiro avaliar qual é a rentabilidade média mensal, verificar discrepâncias que possam causar variações negativas (como queda no rendimento) e se preparar para manter o pagamento das contas em dia.
O planejamento também permite mensurar em quais meses há uma alta nas vendas de forma a poder formar um capital de giro mais consistente, que poderá ser utilizado nos momentos em que as vendas diminuem.
Isso evita o descontrole das contas fixas, monitorando a entrada de recursos e garantindo o funcionamento da organização de forma saudável e eficiente.
3. Utilize um software para controle de contas
Quando a empresa, devido à natureza da atividade, gera uma grande quantidade de contas a serem pagas, pode-se perder o controle das informações e, com isso, ocorrer atrasos nos pagamentos ou um gasto demasiado de tempo com a gestão manual das contas.
Para otimizar o trabalho e diminuir a incidência de erros nessa tarefa, deve-se optar por um software de controle de contas. Algumas versões realizam automaticamente o débito das pendências, de forma a agilizar o trabalho do setor financeiro, bem como automatizam o controle orçamentário.
4. Tenha um responsável pelo controle
Delegue a função de controle das contas para um funcionário do setor. Assim, em caso de divergências ou problemas, será muito mais fácil rastrear o ocorrido e resolver a situação.
Isso porque, quando mais de uma pessoa, além do gestor, fica responsável por essa demanda, pode ocorrer confusões. Portanto, centralize essa função na mão de uma única pessoa, sem deixar de supervisionar e gerenciar esse controle.
5. Antecipe pagamentos que ofereçam descontos
Sempre que o fluxo de caixa permitir e não atrapalhar o planejamento financeiro realizado anteriormente, verifique a disponibilidade de antecipação de pagamentos que ofereçam descontos.
Em primeiro lugar, isso é positivo para diminuir possíveis dívidas a longo prazo, tais como empréstimos e financiamentos. Com a antecipação, há a vantagem de quitar o saldo devedor imediatamente e, com isso, reduzir o pagamento de juros mensais.
Outro ponto positivo é que, a partir dos descontos oferecidos por meio da antecipação, pode-se favorecer o orçamento da empresa, principalmente em relação às contas com valores mais altos. A economia gerada com cada antecipação pode gerar um resultado surpreendentemente positivo no final do mês.
Por fim, pode-se negociar valores melhores com descontos mais atraentes com fornecedores a partir do pagamento antecipado recorrente, gerando uma economia constante e estabelecendo um laço de confiança com essas empresas.
6. Saiba negociar com credores
Outra forma de manter o controle das contas da sua empresa é a partir da negociação com credores. Isso porque, eventualmente, torna-se necessário recorrer a eles para as mais diferentes situações, tais como:
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situações de crise que necessitem de empréstimos para manter a organização funcionando;
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financiamentos de maquinários, novas sedes, entre outros tipos de investimentos para a melhoria da organização;
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reparações inesperadas que gerem uma despesa maior do que a disponível no capital de giro;
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aquisições, fusões e outras ações de investimento que necessitem de um capital alto para sua realização;
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disputas judiciais.
Em um primeiro momento, muitas dessas situações fogem do controle do gestor financeiro, que vê a necessidade de recorrer às instituições financeiras para resolver esses pontos. Porém, com os juros praticados no Brasil, a extensão da dívida pode ser prejudicial, acarretando em forte perda financeira.
Ao saber negociar com os credores pode-se conseguir, de imediato, condições especiais de financiamento, diminuindo o impacto no orçamento a longo prazo. Além disso, pode-se tentar obter abatimentos no valor total da dívida ao negociar o pagamento à vista. Isso tudo desde que você possua uma visão estratégica do orçamento e boa persuasão para conquistar a atenção dos credores.
A partir do controle das contas, sejam elas as serem pagas ou para receber, pode-se realizar um bom trabalho de estratégia orçamentária. Isso contribui para o crescimento da empresa, evita situações desnecessárias de crise, cria mais oportunidades de negócios e investimentos, além de garantir a saúde financeira da corporação.
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