7 erros que você deve evitar no controle de caixa
Gestão Financeira

7 erros que você deve evitar no controle de caixa

Escrito por BCN Treinamentos

Um dos grandes diferenciais das empresas que sobrevivem ao famoso “vale da morte” — período no qual, após uma forte expansão da empresa ou de um projeto específico, há um sério risco de fechamento precoce das atividades — é que elas têm um controle de caixa preciso.

Muitos gestores pecam no que concerne ao acompanhamento adequado de suas atividades. Principalmente no setor financeiro, esse tipo de atitude pode representar um grave risco futuro de descontrole, prejuízos, e até mesmo inviabilização do negócio e declaração de falência.

Para evitar esse tipo de problema, é essencial manter uma administração impecável do orçamento — e um dos pontos críticos é o controle de caixa. Continue a leitura deste post e veja os 7 erros mais comuns e que devem ser evitados no controle de caixa.

1. Não manter os dados de controle de caixa atualizados

Para que o controle de caixa seja eficiente, é imprescindível que as informações sejam atualizadas constantemente. É preciso definir um prazo mínimo de verificação, sendo ideal o acompanhamento diário.

Toda vez que chegarem dados novos, deve-se incluí-los imediatamente no sistema de acompanhamento, de forma a não mascarar problemas ou questões relevantes que podem fazer toda a diferença em estratégias para melhor gestão dos recursos.

Caso contrário, em primeiro lugar o gestor não terá transparência para encontrar potenciais situações de crise e conseguir solucioná-las antes de realmente tomarem uma proporção prejudicial para o negócio.

2. Incluir verba que ainda não está disponível nos planos de gastos

Ao realizar o planejamento financeiro — principalmente ao estimar os gastos a curto prazo —, os responsáveis não devem incluir uma verba que ainda não está disponível para a empresa, mesmo que seja tentador já contar com ela para uma medida necessária.

A entrada de pagamento de um grande cliente poderia auxiliar no investimento de produção de um novo produto que não estava incluso no planejamento anual, por exemplo. No entanto, caso ocorra algum tipo de atraso ou inadimplência, a organização terá realizado um gasto não-previsto com antecedência, e possivelmente se endividará para resolver a situação.

Por isso, nessas situações é essencial aguardar a disponibilidade do valor para que se possa utilizá-lo posteriormente.

3. Errar na previsão de faturamento

No planejamento financeiro anual há sempre uma projeção de faturamento, de forma a orientar os próximos passos da empresa. Esse cálculo não é feito com base em achismos ou intuição, ele considera pontos importantes como:

  • análise SWOT;

  • verificação de crescimento dos concorrentes do setor;

  • acompanhamento da situação financeira do país;

  • verificação da situação da área dos fornecedores, pois uma crise pode aumentar o valor dos insumos, afetando a produção da empresa;

  • verificação dos principais índices relacionados à atividade da empresa em curto e longo prazos, identificando padrões que podem afetar positivamente ou negativamente as vendas.

Quando o gestor não considera esses pontos, pode haver erros severos na previsão de faturamento, principalmente quando há projeções mais otimistas do que a realidade pode proporcionar.

Se a empresa realiza o planejamento de gastos e investimentos esperando um crescimento de vendas de 10% no período, os planos podem ser seriamente comprometidos caso os índices estejam bem abaixo do esperado.

4. Utilizar informações imprecisas

Não é só no que concerne à previsão de faturamento que o uso de dados imprecisos pode prejudicar o controle de caixa. Estas informações, quando registrados erroneamente, podem causar sérios impactos na função:

  • entrada e saída de recursos;

  • taxas de juros;

  • valores de contas e gastos já realizados e previstos em curto e médio prazo;

  • valores de ativos.

Assim, caso a inserção manual seja feita, deve-se conferir os números para não mascarar as situações.

5. Não categorizar adequadamente as informações

Para um bom controle de caixa, é essencial que as informações sejam categorizadas adequadamente, ou pode-se mascarar alguns índices e levar a dados e análises erradas.

Um exemplo de erro comum nesse aspecto é o registro do valor total da venda como receita no registro mensal. Se o cliente tiver optado pelo pagamento parcelado, o valor só estará disponível na data de pagamento de cada parcela.

Com isso, pode-se mascarar a rentabilidade mensal e, consequentemente, não ter transparência e visibilidade da atual situação financeira — bem como causar problemas na informação de indicadores de entrada de recursos.

6. Não realizar acompanhamentos diários

Deve-se criar uma rotina de acompanhamento diário do caixa da empresa. Como falamos acima, agilidade é primordial para resolver uma situação de crise que possa surgir — e os indicativos podem estar ali, na sua frente, claros e nítidos, caso você esteja fazendo o acompanhamento adequadamente.

Por meio do controle diário pode-se, por exemplo, identificar um cliente que esteja com pagamento em atraso e realizar medidas de intervenção na situação, de forma a garantir uma negociação do valor, minimizando ou até mesmo evitando prejuízos para a empresa.

No entanto, isso só é possível se o gestor criar um hábito de controle minucioso diário (em alguns casos, até mesmo mais de uma vez por dia), a fim de confirmar as informações, checar dados e identificar brechas de problemas financeiros ou de oportunidades.

7. Não utilizar a tecnologia a seu favor

A tecnologia está disponível para todo gestor financeiro, e sua função é facilitar, automatizar, agilizar e evitar possíveis erros nas funções diárias. Para o controle de caixa, ela é fundamental.

Hoje há diversas formas de automatizar processos, permitindo que essa função seja realizada com mais precisão, diminuindo a necessidade de realizar ações operacionais — liberando tempo para se dedicar a questões mais analíticas.

Há softwares de gestão que registram automaticamente a entrada de valores nas contas da empresa, categorizando-as — de forma que o responsável poderá se dedicar apenas à definição de estratégias, por exemplo.

No entanto, para que seja aplicado, é essencial que o profissional se atualize não só sobre as novidades disponíveis, mas que se especialize por meio de cursos e treinamentos, a fim de realizar o melhor uso possível das tecnologias disponíveis no mercado para o setor.

Devido à importância do seu trabalho, todo responsável pelo setor financeiro deve estar atento e evitar erros comuns no controle de caixa, mantendo a máquina organizacional em pleno funcionamento e potencializando o crescimento da empresa.

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BCN Treinamentos

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