Por mais que você seja um gestor preparado e tenha feito um excelente planejamento do seu negócio, fatores externos, como a situação econômica do país, pode afetar de forma negativa sua empresa. E, nesse caso, pode ser urgente a redução de custos operacionais e administrativos da empresa.
E para te ajudar, elaboramos este texto com 7 dicas para a redução de custos com o objetivo de manter sua empresa sempre saudável e pronta para todos os desafios do mercado. Confira!
Conheça 7 dicas para redução de custos da sua empresa
1. Conheça todos os seus custos
Em momentos de crise, é muito comum que os gestores acabem ficando desesperados e saiam correndo reduzindo custos que não deveriam, acarretando com isso uma perda na qualidade do produto ou serviço comercializado ou prejudicando toda a cadeia produtiva.
Pois bem, a única maneira de evitar que isso ocorra é listando todos os custos e avaliando e importância de cada um deles no dia a dia da empresa. Dessa forma, você terá uma visão clara do que pode ser realmente cortado, do que pode ser substituído e do que deve ser mantido.
2. Jogue limpo com seus colaboradores e peça ajuda
Não tente esconder de seus colaboradores a real situação da empresa. Marque uma reunião com todos eles, explique a situação e os envolva na solução do problema.
Os colaboradores, por estarem mais ligados aos processos de produção, podem indicar com mais precisão onde e porque ocorrem perdas e desperdícios.
3. Negocie preços e condições de pagamento com seu fornecedores e credores
Momentos de crise não costumam atacar uma única empresa, todos os negócios e setores da economia são atingidos, de uma forma ou de outra. Por isso, não tenha receio de procurar seus fornecedores procurando negociar novas formas e condições de pagamento. Use seu poder de barganha e lute por menores preços e prazos mais flexíveis.
E o mesmo vale para os credores, caso existam. Procure negociar suas dívidas com o objetivo de reduzir prestações e taxas de juros.
4. Reduza os gastos com funcionários
Algumas mudanças simples podem ter um grande impacto na redução dos custos relacionados aos funcionários, tais como:
- Evitar horas extras desnecessárias: estimule a produtividade durante o horário de trabalho, evitando que seus funcionários façam horas extras. Além de mais caras, elas acarretam gastos maiores com despesas decorrentes da permanência dos empregados na empresa, como por exemplo, água e luz.
- Use o home office: uma outra maneira de reduzir os custos com funcionários e, ao mesmo tempo, estimular a produtividade, é introduzindo o sistema de home office na empresa. Com ele você economiza energia, água, vale transporte diário e pode ainda negociar a redução dos benefícios relativos à alimentação.
- Estude a terceirização de processos: a terceirização pode ser uma excelente opção para reduzir custos operacionais e administrativos, pois diminui os encargos trabalhistas, trazendo economia para sua empresa.
5. Fique de olho no estoque
É fundamental que você tenha uma eficiente gestão de estoque se seu objetivo for a redução de custos da empresa.
O ideal é fazer as comprar por atacado com antecedência e assim, ter acesso a preços menores. Comprar qualquer tipo de insumo às pressas pode sair bem mais caro.
Fique atento também aos produtos já prontos e armazenados. Não deixe que passem da validade ou que sejam danificados. Por isso, foque seu trabalho de vendas no que você tem armazenado e faça até mesmo promoções para acabar com o estoque. Lembre-se também que, quanto mais rápida forem feitas as vendas, menor o risco de perder dinheiro e menor sua necessidade de capital de giro.
6. Estude a possibilidade de uma mudança de local
De repente, pode ser uma boa ideia mudar a empresa de local, visando economizar com aluguel ou conseguir vantagens logísticas e tributárias.
Porém, é preciso muita cautela e planejamento antes de tomar essa medida radical. É preciso pensar todas as questões financeiras envolvidas, bem como seus impactos no negócio.
7. Avalie com seu contador a troca do regime tributário
Em alguns casos, é possível que a empresa escolha o seu regime de tributação, o que pode proporcionar uma redução no Imposto de Renda, na contribuição fiscal, na contribuição para o financiamento da seguridade social (COFINS) e no programa de integração social (PIS).
Converse com seu contador é avalie se esse é o caso da sua empresa e se a mudança realmente será vantajosa. Lembrando que para as pequenas empresas, o Simples Nacional deverá sempre ser levado em consideração.
Vale a pena ter uma planilha de controle de gastos no Excel?
Na prática, o primeiro passo para reduzir os custos operacionais da empresa é ter uma planilha de controle de gastos sempre atualizada no Excel.
O uso da planilha traz benefícios claros para a sua empresa, basta ter um pouco de disciplina para registrar todos os custos dos produtos e assim você conseguirá identificar quais são aqueles que dão mais lucro e quais aqueles que dão mais gastos. Daí, basta focar sua estratégia na venda de produtos mais lucrativos para que sua empresa reduza os custos e cresça de forma saudável.
A planilha de controle de gastos também oferece uma visualização melhor de seus custos fixos e custos variáveis. Dessa forma, você não terá surpresas na hora de fechar o fluxo de caixa no final do mês e ficará preparado para as contas dos próximos meses.
Por sua vez, para aprender a fazer suas planilhas de controle de gastos no Excel, confira nosso curso “Curso de Gerenciamento de Dados no Excel”.
Conclusão
A redução de custos é perfeitamente possível e é fundamental em momentos de crise ou não, pois é importante para a saúde financeira da empresa e não significa perda de qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Com um bom planejamento e com a redução dos custos operacionais, a empresa pode aumentar suas reservas ou investir o capital poupado em ações que tenham como objetivo o crescimento do negócio.
No entanto, é importante que os gestores responsáveis pelas finanças da empresa estejam sempre atualizados e capacitados para enfrentar todos os desafios e conseguir reduzir com eficiência todos os custos que sejam necessários. E para isso, nada como investir em cursos na área financeira, contábil e fiscal.
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