Já falamos aqui no blog do orçamento base zero e de como ele pode ser útil na gestão financeira da sua empresa. Já falamos também sobre o orçamento matricial (o que é e como funciona), e agora, neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre as vantagens na sua aplicação pela empresa.
Acompanhe e boa leitura!
O que é o orçamento matricial
Como você já conferiu no artigo anterior, orçamento matricial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é uma das formas de elaborar e acompanhar um planejamento orçamentário. Ele funciona como instrumento no processo de alocação de recursos durante a elaboração do orçamento e ainda consegue apontar erros na fase do controle orçamentário.
O orçamento matricial é uma maneira muito prática de analisar e gerir as despesas e as receitas não por centros de custos, mas pela visão cruzada de entidades e pacotes.
Lembrando que as entidades são as unidades da estrutura organizacional da empresa, que devem ser desdobradas, de acordo com o seu organograma, em diretorias, gerências e centros de custos. Já os pacotes, são o conjunto de receitas e despesas de uma mesma natureza, e que, geralmente são comuns a vários centros de custos.
Leia nosso artigo completo explicando o conceito do Orçamento Matricial
As principais vantagens na utilização do orçamento matricial
É importante, antes de tudo, destacar que o nível de controle que uma empresa passa a ter quando utiliza o orçamento matricial é muito maior do que o normalmente praticado naquelas que se utilizam dos processos tradicionais.
Porém, existem muitas outras vantagens na sua utilização pela empresa, tais como veremos a seguir.
Conhecimento mais detalhado dos gastos e consequentemente utilização mais inteligente dos recursos
Talvez esta seja a principal vantagem na utilização do orçamento matricial.
Ela é decorrente da especialização dos gestores de pacotes. Afinal, com a especialização o gestor responsável por cada um dos pacotes de despesas tem condições de conhecer em detalhes a sua natureza e assim, propor formas de utilização mais inteligentes dos recursos.
O gestor, que conhece de forma mais profunda sua área de atuação, consegue planejar uma melhor realocação dos recursos e até mesmo a eliminação de gastos desnecessários.
Por exemplo, é comum nas empresas que o gestor do pacote de gastos de despesas de viagens seja alguém relacionado à área de logística da organização. Assim, essa pessoa terá conhecimentos e experiência na área, podendo adotar as melhores estratégias para redução de gastos, seja através de compras antecipadas de passagens e hospedagens, seja indicando os melhores e mais econômicos períodos para as viagens, entre outras coisas.
Compartilhamento da responsabilidade pelo controle dos gastos
O gerenciamento matricial de despesas também acaba gerando, de forma natural, uma integração maior dos gestores de áreas e pacotes. Porém, essa integração ocorre sem deixar de lado uma definição clara das funções e responsabilidades de cada um.
Assim, com o objetivo de fazer com que os interesses de cada uma das unidades funcionais seja atendido, o grau de controle passa ser elevado, tanto por parte dos gestores de cada pacote, quanto pelos gerentes das áreas específicas. Assim, com responsabilidades compartilhadas, o controle acaba acontecendo de uma forma adequada e extremamente coerente.
Benchmarking interno
Outra importante vantagem da adoção do orçamento matricial dentro de uma organização é a possibilidade de benchmarking interno. Ou seja, de um processo de comparação de despesas e receitas similares de áreas diferentes possibilitando assim uma melhor avaliação do desempenho e dos gastos de cada uma delas.
Dessa forma, cada um dos gestores pode comparar seus gastos (e receitas no caso da área comercial) com os outros departamentos (centros de custos), podendo assim se inspirar para conseguir melhores resultados.
Estabelecimento de metas justas e desafiadoras
Em decorrência da visão detalhada que os gestores de pacotes têm de todas as áreas da empresa ou do grupo de despesas sobre sua responsabilidade, aliada à capacidade de realizar comparações, fica mais fácil para eles estabelecerem metas justas e desafiadoras de acordo com a realidade da empresa como um todo.
Criação de uma base histórica de dados
Outra importante vantagem gerada a médio e longo prazo é a criação de uma base de dados que vai sendo aperfeiçoada e alimentada com o passar dos meses e anos.
E essa base, por sua vez, irá fornecer de maneira rápida e segura, importantes informações sobre as despesas e receitas da empresa o que facilita o processo de tomada de decisões dos gestores, evitando que se repitam erros do passado.
Rápida identificação das áreas e pacotes que não atingiram as metas
É claro que erros e desvios orçamentais sempre vão ocorrer, e isso não é problema. Problema é não identificar rapidamente os desvios ou não proporcionar o tratamento adequado através da criação de planos de ação para a recuperação das perdas.
Porém, com o adoção do orçamento matricial é possível estabelecer níveis de tolerância dos desvios, fazer uma simulação dos cenários possíveis e estabelecer planos de ação pré-definidos de forma adequada para serem colocados em prática rapidamente quando isso ocorrer.
Elaboração de orçamentos de forma mais estratégica
As vantagens do gerenciamento matricial não se restringem ao controle. Ele também é muito eficaz quando o assunto é planejamento.
O orçamento matricial faz com que os gestores elaborem seu orçamento pensando de forma estratégica na realização dos gastos. E isso ocorre porque sempre teremos duas pessoas trabalhando e discutindo cada uma das projeções, aumentando assim a assertividade em processos bottom-up (orçamentos elaborados pelas unidades participantes de menor nível).
Conclusão
Após a leitura deste artigo fica claro que a adoção do orçamento matricial permite uma melhor utilização do orçamento empresarial de acordo com sua principais funções que são: apoiar o processo de planejamento, melhorar a alocação de recursos financeiros, atuar como ferramenta de controle organizacional e orientar o processo de tomada de decisão.
Quer aprender na prática como implantar o orçamento matricial? Conheça nosso curso de orçamento matricial.
Deixar comentário.