O que é o Orçamento por Atividades

Você já sabe que o Planejamento Orçamentário é uma ferramenta fundamental para garantir o crescimento saudável de uma empresa e o quanto é importante ter um orçamento empresarial bem definido.

Mas para que esse orçamento seja elaborado, existem várias metodologias e modelos que devem ser usados de acordo com as necessidades e características de cada empresa. E hoje, neste nosso novo artigo, vamos falar do Orçamento por Atividades.

Acompanhe e aprenda mais sobre o assunto.

O Orçamento por Atividades ou Baseado em Atividades, também chamado de Orçamento ABB (Activity-Based Budgeting), é um sistema orçamentário e financeiro que reflete as atividades e os processos de uma organização. Nele, os custos são associados às atividades e as despesas são então compiladas com base nas atividades esperadas.

Dessa forma, no Orçamento por Atividades são registradas as tarefas realizadas dentro da estrutura organizacional que envolvem custos, estabelecendo relações entre elas para, depois, decidir o montante do orçamento total que deverá ser destinado para cada uma delas.

Ele não substitui o orçamento tradicional. Deve ser usado como ferramenta gerencial para indicar aos gestores qual a quantidade de equipamentos, insumos, energia e funcionários serão necessários para que a empresa alcance seus objetivos estratégicos da organização. Sendo elaborado somente após todos os custos de uma atividade serem corretamente justificados.

No mais, como já se pode imaginar, o Orçamento por Atividades possui relação com o Custeio Baseado em Atividades (ABC), assunto que já foi abordado aqui no blog. Conhecidos os direcionadores de recursos e de atividades determinadas na aplicação do ABC é possível quantificá-los e projetá-los em função do aumento das vendas e estratégias empresariais, envolvendo custos e desempenho.

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Como o Orçamento por Atividades é realizado

Primeiramente, temos que deixar claro o que seria uma atividade neste sistema orçamentário. Aqui, atividade é a utilização de recursos (pessoal, máquinas, tecnologia, materiais), com o objetivo de produzir algum bem ou serviço.

Assim, quando uma loja de sapatos vende um produto em estoque, por exemplo, as seguintes atividades estão envolvidas:

Emissão do pedido pelo vendedor;
Emissão da nota fiscal;
Entrega do produto;
Emissão de duplicata;
Cobrança da duplicata;
Contabilização da operação.

Para começar a elaborar um Orçamento por Atividades, é importante criar uma planilha de atividades de cada área. E para isso, o Controller deve conversar com os todos os gestores da organização com o objetivo de identificar todas as atividades envolvidas no processo produtivo. Ou seja, o elaboração do orçamento envolve todo o quadro funcional (marketing, engenharia, produção e áreas de serviço).

O ideal é que cada um dos gestores respondam às seguintes perguntas:

Quais as atividades que a unidade necessita executar para cumprir com os objetivos orçamentários?
Quais recursos são necessários para estas atividades?
Quais recursos financeiros (receita, custo, fluxo caixa etc.) são necessários?
Qual o impacto desses recursos?

E, após a identificação de cada uma das atividades, é necessário identificar os fatores que geram ou influenciam o volume dos gastos de uma atividade.

Mas de forma geral, podemos dizer que o Orçamento por Atividades engloba as seguintes etapas:

Determinar a demanda projetada para cada produto.
Identificar a taxa de consumo da atividade.
Multiplicar a demanda projetada do produto pela taxa de consumo da atividade, para então calcular as necessidades de atividade (quantidade) e atender a demanda projetada para os produtos.
Prever a demanda de atividades.
Identificar a taxa de consumo dos recursos.
Multiplicar o total das atividades requeridas pela taxa dos recursos consumidos, calculando assim a quantidade de recursos necessários para satisfazer a demanda projetada para os objetos de custo.
Converter o total dos recursos requeridos com o custo dos recursos exigidos.
Acumular o custo total dos recursos estimados para atender a demanda projetada dos objetos de custo.

Uma vez que o Orçamento por Atividades tem como ponto de partida a previsão do volume de vendas, é fundamental que o planejamento de vendas e a projeção de faturamento sejam muito bem elaborados.

Vantagens e desvantagens do Orçamento por Atividades

Entre as vantagens do Orçamento por Atividades podemos destacar:

Os custos são associados às atividades de maneira precisa, em cada uma das etapas de produção, e com isso, o processo de planejamento orçamentário tem muito mais precisão e as correções eventualmente necessárias se tornam mais efetivas.
Já que permite essa análise mais precisa, o Orçamento por Atividades elimina atividades desnecessárias e com isso ocorre a redução de custos e despesas.
Se há redução de custos e despesas na produção de bens e serviços, é claro que ocorre um aumento de competitividade da empresa.
Reconhece os direcionadores de custos para cada atividade e com esse conhecimento os gestores podem controlar melhor as causas para esses custos e assim trabalhar para diminuí-las.
Serve como uma excelente ferramenta de análise para a tomada de decisões estratégicas, tais como alterações na linha de produtos, alterações no processo de formação de preços, eliminação ou redução de custos de atividades que não agregam valor, eliminação de desperdícios, etc.

Já entre as desvantagens do Orçamento por Atividades, podemos citar:

Trata-se de uma metodologia complexa, que pode não valer muito a pena para uma pequena empresa com poucos produtos ou serviços.
Requer uma compreensão profunda das várias áreas da empresa, do contrário não terá precisão.
Esta é uma metodologia que consome muitos recursos de uma organização, já que para ser executada é necessário contar com a ajuda de colaboradores de diferentes áreas.
Sua elaboração necessita do envolvimento da diretoria, o que pode envolver muitos custos.
O Orçamento por Atividades se concentra em metas de curto prazo, porém os planos de longo prazo são mais eficientes para engajar seus colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação com o alcance dos resultados.

Conclusão

Em um cenário econômico tão dinâmico muitas empresas estão adotando modernas formas de gestão com o objetivo de aumentar a sua lucratividade e competitividade e o Orçamento por Atividades pode ser uma delas.

No entanto, é preciso que os gestores estejam cientes das suas limitações e desvantagens e que, uma vez implementado, seu sucesso depende da disponibilidade dos meios e recursos necessários para que ele funcione de forma eficaz e alcance os seus objetivos.

Como você pôde ver, o assunto é interessante e bastante complexo, por isso o estudo e atualização deve ser uma constante na vida dos gestores e profissionais da área financeira.

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