Aprenda como fazer um Cronograma Físico Financeiro
Gestão Financeira

Aprenda como fazer um Cronograma Físico Financeiro

Cronograma Fisico Financeiro
Escrito por BCN Treinamentos

O Cronograma Físico Financeiro é uma ferramenta usada para  o controle  de projetos. Por meio dele, é possível evitar surpresas desagradáveis, como o estouro do orçamento e problemas com prazos.

Não por acaso a ferramenta é muito utilizada no planejamento de obras na construção civil, mas é importante destacar que ela pode ser útil em outros setores. Se bem elaborado, o cronograma pode ter um papel fundamental para que o trabalho seja desenvolvido respeitando prazos e valores planejados.

 A seguir, entenda passo a passo como é fazer um Cronograma Físico Financeiro!

Cronograma Físico

O Cronograma Físico detalha as etapas do projeto, o avanço esperado para que o objetivo final seja alcançado. Todas as atividades são listadas, organizadas, descritas e o tempo (início, fim e duração) de cada uma delas é definido.

O desenvolvimento do cronograma é realizado com base no escopo e também em experiências anteriores, ou seja, com dados históricos de trabalhos parecidos. O cronograma pode sofrer ajustes à medida que o trabalho vai sendo realizado, e é assim que surge um novo documento: o Cronograma Físico realizado.

A comparação do que foi planejado, com o que foi realmente feito, pode mostrar se cronograma inicial foi falho ou se o desenvolvimento do projeto está mais lento do que deveria. Dessa forma, se a diferença entre eles estiver muito grande, ações corretivas devem ser tomadas.

Essa visão de tudo o que precisa (e já foi feito) ajuda o gestor a se organizar melhor, o que gera economia, melhora a produtividade e a qualidade da entrega final.

Cronograma Financeiro

Como o nome indica, o Cronograma Financeiro é utilizado para estimar os valores que se espera gastar durante a execução do projeto. Da mesma forma que o Cronograma Físico, ele é feito na fase de planejamento.

Para elaborá-lo, é interessante observar o orçamento de custos do empreendimento, no caso de obras, e a lista de atividades que já foi definida. Dessa forma, com base nos recursos necessários e o valor deles, é possível mensurar o quanto será gasto em cada uma das etapas.

Essa informação é imprescindível para evitar que a execução pare por conta da falta de planejamento financeiro — o que compromete o trabalho dos profissionais e torna o projeto mais caro.

Ao longo do andamento das atividades, o desembolso planejado é comparado com o valor real que está sendo investido. Se a diferença for muito alta, o gestor precisa tomar medidas rápidas para otimizar a execução e evitar prejuízos financeiros.

Cronograma Físico Financeiro

Como você já deve ter notado, o Cronograma Físico e o Financeiro estão relacionados e é por isso que existe o Cronograma Físico Financeiro. Ele demonstra como vão ser os gastos no decorrer do tempo, ou seja, o desembolso que vai precisar ser feito em casa uma das etapas do projeto. Ele inclui:

  • definição de datas;
  • estimativas de custos;
  • materiais e mão de obra necessária;
  • regras e informações importantes para a execução.

A importância do Cronograma Físico Financeiro

Se você chegou até aqui, já deve ter notado a grande relevância do cronograma no planejamento de projetos, sejam eles da Construção Civil ou de outras áreas. Afinal, o instrumento é aproveitado principalmente para evitar dois problemas gigantescos nesses trabalhos: o atraso nos prazos e os gastos em excesso. 

Ele também ajuda o controle do andamento das tarefas, melhora a produtividade da equipe, a qualidade da entrega do produto final, e contribui para tranquilizar o contratante ou investidor do projeto.

Etapas para criação de um Cronograma Físico Financeiro

Existem vários modelos de Cronograma Físico Financeiro prontos na internet, mas você também pode optar por desenvolver um próprio, ou ainda tirar/adicionar colunas nos layouts que já existem. Usar caneta e papel também é uma alternativa válida, o mais importante é conseguir organizar as informações corretamente.

Agora, entenda qual é o passo a passo para o desenvolvimento adequado de Cronograma Físico Financeiro.

Defina as atividades do projeto 

O primeiro passo é listar todas as atividades que  precisam ser executadas. Elas devem ser detalhadas de forma sequencial. Cada empresa pode definir a melhor maneira de realizar essa definição, mas é interessante que o processo pode ser mais fácil se tarefas que necessitam dos mesmos materiais e serviços profissionais sejam agrupadas. Além disso, existem tarefas que dependem de uma anterior, ou seja, que só podem começar após o término de outras ações. Essa relação entre as atividades também deve influenciar o cronograma.

Analise o tempo de cada atividade

Após organizar sequencialmente cada atividade, é fundamental estimar o tempo que será gasto para executá-las. Como já falamos, o cálculo pode ser feito com base em projetos anteriores e na experiência dos profissionais envolvidos.

Observe os recursos utilizados em cada atividade 

A sobra ou a falta de materiais, a contratação de mão de obra em demasia, entre outros problemas podem ser evitados com o planejamento adequado. Para facilitar essa organização, é interessante listar todos os recursos que vão ser necessários em cada uma das atividades do projeto.

Verifique se há possibilidades de otimizar o cronograma

Depois de levantar todos os dados, está na hora de inseri-los em uma planilha, num software específico de projeto como o MS-Project ou no lugar escolhido por você.

Confira informações que não podem faltar:

  • lista das atividades que vão ser desenvolvidas em sequência estratégica;
  • estimativa de tempo necessário para a execução de cada uma das ações;
  • custo de cada etapa (incluindo materiais, locações e mão de obra).

O importante é que as informações fiquem organizadas e possam ser visualizadas com facilidade. Nesse momento, verifique se é possível fazer ajustes para tornar o cronograma e o projeto mais otimizado.

Perder o controle com os prazos, valores ou a ordem em que as tarefas precisam ser realizadas é um pesadelo para qualquer gestor. Por conta disso, o Cronograma Físico Financeiro é um instrumento importante para evitar problemas ou planejar ações corretivas. Se existe uma estimativa de gastar uma grande quantia de dinheiro em determinada etapa da obra, por exemplo, é possível iniciar a captação com antecedência para reduzir riscos.

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