Controle de custos e despesas: como fazer de forma eficiente
Gestão Financeira

Controle de custos e despesas: como fazer de forma eficiente

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Escrito por BCN Treinamentos

Um controle de custos eficiente é fundamental para o sucesso do seu negócio, independente da seu ramo de atividade ou tamanho da empresa. E não pense você que é simplesmente matemática, o controle de custos é uma questão de gestão e planejamento.

Se interessou e quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe este artigo e aprenda um pouco mais para fazer o controle de custos e despesas da sua empresa, afinal dar atenção ao dinheiro que sai do caixa é essencial para manter a saúde dos negócios.

Qual é a diferença entre custos e despesas?

O controle dos gastos é importante para a saúde do seu negócio, mas antes de qualquer coisa é preciso saber fazer a correta apuração e classificação dos custos e despesas. Só assim será possível fazer um controle de custos com critérios objetivos e resultados melhores

Pois bem, a diferença entre básica entre custos e despesas é que os custos se relacionam diretamente ao produto ou serviço da empresa, e as despesas se referem à manutenção da atividade.

Ou seja:

Custos: todo e qualquer gasto relativo à aquisição ou produção de mercadorias. São exemplos de custos:

  • Matéria-prima;
  • Salários de quem se envolve na produção;
  • Gasto com logística para a produção;
  • Gastos com embalagens;
  • Depreciação das máquinas.

Despesas: são todos os gastos relativos à administração da empresa, como por exemplo:

  • Café do escritório de vendas;
  • Gastos com marketing e publicidade;
  • Gastos com internet para o escritório;
  • Salários do pessoal da administração;
  • Material de escritório.

Na dúvida se um gasto é custo ou despesa, faça a seguinte pergunta:a falta desse gasto afetaria a produção ou a atividade do objetivo social da empresa? Se a resposta for positiva, é custo. Mas se for negativa, é despesa.

Além de saber a diferenciar custos de despesas, é bom ir um pouquinho além, para entender melhor como é gasto o dinheiro da empresa.

Custos fixos e variáveis

Os custos fixos são aqueles que não se alteram com a variação do volume de produto fabricado. Por exemplo, o aluguel de um galpão para a produção ou de uma máquina.

Já os custos variáveis são aqueles que têm relação proporcional ao volume de produção. Por exemplo, a matéria-prima ou embalagens.

Despesas fixas e variáveis

A mesma lógica dos custos se aplica aqui. As fixas são aquelas despesas administrativas que não variam de acordo com vendas e distribuição. Um exemplo é o IPTU do escritório de vendas da empresa.

Quando a venda influencia na despesa, ela é considerada variável. O exemplo mais comum é a comissão do vendedor.

Despesas operacionais

Outro conceito importante que precisa ser conhecido é do despesas operacionais, que nada mais são que do que aquelas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora.

Podem ser comerciais, quando  referem-se a gastos com marketing, propaganda, comissão de vendedores, transporte para visitar clientes, brindes, fretes, etc. E podem também ser administrativas, como por exemplo os salários, impostos, benefícios (como plano de saúde, vale-refeição, etc.), contabilidade, contas de água, luz, seguros, etc.

Como fazer um excelente controle de custos?

Agora que você já conhece os conceitos necessários, confira algumas maneiras de controlar melhor os custos da sua empresa.

O primeiro passo para que você tenha um controle e gestão de custos eficiente separar os gastos variáveis dos fixos.

Definidos os custos da empresa, é essencial que você faça um registro de todas as despesas, bem como uma previsão dos gastos e das receitas esperadas. No próximo  mês terei a mesma receita deste mês? Quais serão os meus gastos para conseguir a receita esperada?

Faça isso todos os meses, só assim será possível analisar como cada gasto se comporta levando em consideração o faturamento do negócio. Para esse trabalho, as planilhas são essenciais, lembrando sempre de lançar as novas novas despesas. Verifique, ainda, o percentual de cada despesa em relação ao total de gastos.

Cortando gastos

De olho na sua planilha é possível visualizar quais os gastos pesam mais no orçamento ao longo dos meses e então decidir quais deles podem ser cortados.

Dessa forma, pode-se concluir, por exemplo, que determinada atividade pode ser terceirizada, como limpeza ou suporte de TI, ou que é possível cortar supérfluos dentro do escritório, como gastos com xerox ou material de papelaria.

Só é preciso tomar cuidado com cortes drásticos, que podem gerar insatisfação nos seus colaboradores ou trazer prejuízos no futuro.

Gestão do estoque

As empresas buscam gerar maior competitividade no seu negócio por meio de ações que permitam diferenciá-la de seus concorrentes e/ou que reduzam seus custos. Dentre as atividades da logística, uma das principais é a gestão de estoques, que contribui para melhoria do nível de serviço e redução de custos empresariais.

Ela é vital para o sucesso do seu negócio. Estoque excessivo compromete o fluxo de caixa da empresa, mas baixo estoque pode gerar paradas de linhas de produção e  o atraso na entrega dos produtos para os clientes.

Por isso, vale a pena procurar aprender mais sobre o assunto no nosso  Curso de Gestão de Estoques como Ferramenta Estratégica na Redução de Custos.

Imprevistos e demandas específicas

Você pode ter que contratar alguns funcionários extras para atender uma determinada encomenda ou precisar fazer uma reforma de urgência no escritório. Por isso, é importante separar uma parte do seu capital de giro para gastos temporários e situações incomuns.

Gerenciamento dos fornecedores

Não basta uma matéria prima de qualidade e com bom preço. É preciso buscar fornecedores que possam oferecer produtos e serviços diversificados e claro, boas condições de negociação.

Conclusão

Fazer um controle de custos eficiente é primordial para a saúde do seu negócio, só assim é possível ter uma visão clara e completa da saúde financeira da empresa.

Porém, é normal que o gestor se sinta perdido e sobrecarregado no dia a dia, então nada melhor do que saber como fazer tudo da maneira correta, não? E para que isso aconteça, oferecemos diversos cursos na área financeira, contábil e de gestão. Confira!

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