Gerenciamento matricial de despesas (GMD): como funciona na empresa?
Gestão Financeira

Gerenciamento matricial de despesas (GMD): como funciona na empresa?

O Gerenciamento Matricial de Despesas, também chamado de GMD, é uma metodologia para controle orçamentário. Basicamente, trata-se de uma ferramenta que ajuda o empreendedor e profissional da área de finanças a elaborar e gerenciar os orçamentos.

A ideia trazida pelo GMD é de começar a usar um lado mais técnico no processo e não somente uma base histórica, como ocorre no orçamento tradicional.  Desse modo, é possível acompanhar possíveis erros ao longo da aplicação do seu orçamento. O GMD e o orçamento base zero podem ser muitas vezes complementares.

Para se ter uma ideia, o Gerenciamento Matricial de Despesas já é utilizado com sucesso por diversas empresas, como a BRF, a ABinBev, a Braskem e  a Vale.

Se você tem interesse nessa ferramenta, continue lendo o texto para compreender melhor como o GMD funciona, quais são seus princípios, como elaborar um orçamento com ele, as suas vantagens, entre outras informações. Entendê-lo pode mudar a dinâmica do seu trabalho e gerar um enorme diferencial!

Como o Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) funciona?

O GMD, também conhecido como orçamento matricial, tem como objetivo implantar um novo processo de controle de despesas. A ideia dele é que as informações se cruzem em colunas e linhas para formar uma matriz de despesas, o que facilita muito a visualização de qualquer alteração.

Sendo assim, despesas iguais ou parecidas serão agrupadas em uma mesma matriz, a qual, por sua vez, terá dois eixos: as entidades e os pacotes.

Com relação às entidades, elas representam os setores da organização, como financeiro, vendas, marketing, etc. Cada entidade terá um profissional responsável por realizar a gestão do setor, o qual será chamado de gestor de entidade.

Por outro lado, os pacotes representam os grupos de despesas parecidas (com a mesma natureza) e que na maior parte das vezes são comuns a diversos centros de custos. O chamado gestor de pacote será o responsável pela gestão desse grupo.

Exemplos de pacotes no Gerenciamento Matricial de Despesas

Como exemplos de pacotes dentro da empresa, podemos mencionar:

  • Despesas comerciais: compreendem publicidade e propaganda, royalties, comissões, etc.;
  • Despesas de pessoal: englobam vale transporte, folha de pagamento, encargos, seguro de vida, assistência médica, etc.;
  • Despesas de terceiros: incluem segurança patrimonial, consultorias, auditores externos, advogados, etc.

Princípios Fundamentais do GMD

Além disso, o Gerenciamento Matricial de Despesas deve ser implementado com base em três princípios fundamentais. Confira quais são:

  • Controle cruzado: este princípio quer dizer que todas as despesas orçadas precisam ser acompanhadas por dois profissionais: o gestor do pacote de despesas e o gestor do centro de custos;
  • Desdobramento dos gastos: este significa que para definir as metas é preciso que todas as despesas sejam detalhadas desde a unidade orçamentária até o nível de suas atividades;
  • Acompanhamento sistemático: quer dizer que é necessário implantar um tipo de dinâmica para o acompanhamento dos resultados, fazendo com que eles sejam comparados com as metas, bem como definindo as ações que possam corrigir os possíveis desvios.

Para finalizar este tópico, é importante também mencionar as três premissas do Gerenciamento Matricial de Despesas que são: metas de redução específicas para cada uma das áreas, exame detalhado das despesas e custos e desafios conciliáveis com o potencial de ganho.

Como fazer a elaboração do orçamento com o GMD?

A ideia do GMD não é somente realizar a gestão diferenciada de um orçamento que já existe e sim fazer um do zero. Dessa forma, é preciso seguir três etapas para elaborar um planejamento orçamentário eficaz: o proposto, a negociação e a aprovação.

Na etapa chamada de proposto, o gestor daquela entidade precisará propor o orçamento para o seu próprio departamento. Ele deve ter como base as necessidades levantadas até o momento.

Na negociação, o gestor de pacote pode entrar em ação e discordar de alguns dos aspectos propostos pelo gestor da entidade. Normalmente isso ocorre porque ele deseja que o valor da proposta seja reduzido, no entanto pode haver outras divergências ou não.

De qualquer forma, o outro gestor pode justificar as suas escolhas mostrando o porquê de ter escolhido tais valores apresentando os motivos que o levaram até os números questionados pelo gestor de pacote.

Por fim, na etapa da aprovação, o gestor de pacote irá decidir sobre o orçamento final. Caso se chegue a um impasse, será preciso voltar à fase da negociação para rever os valores que geram discordância.

De modo geral, o orçamento tem que ser algo acordado entre os dois gestores, pois, uma vez aprovado, não deverá mais ser editado.

Com relação ao acompanhamento do Gerenciamento Matricial de Despesas, os gestores responsáveis irão precisar comparar o que foi determinado no orçamento com o que está sendo realizado durante o período estabelecido.

Existem diversas ferramentas disponíveis na área para que o processo do cruzamento de informações seja automatizado, o que descomplica muito o trabalho.

Caso seja observado que a execução do orçamento está divergindo do planejado, os gestores poderão realizar planos de ação com o objetivo de chegar aos valores determinados no orçamento matricial.

Como você pôde notar, o GMD pode deixar todo o processo de implantação e de acompanhamento das despesas bem mais prático e eficiente. Dessa forma, ele funciona como um recurso eficaz que pode otimizar o gerenciamento de negócios e  evitar que prejuízos ocorram, além de melhorar a produção.

No entanto, para que ele funcione de maneira eficaz, é necessário que toda a empresa esteja alinhada e que os gestores de entidades e de pacotes estejam trabalhando em conjunto.

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Sobre o autor

Carolina Ferreira Aleixo

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