Os controles internos de uma empresa são uma das tarefas mais importantes dentro do universo corporativo, uma vez que esse controle atua como uma espécie de “armadura protetora” para a organização, protegendo-a de riscos que possam comprometer seu funcionamento administrativo.
Não é difícil associar esse tipo de controle a ações como controle de segurança, instalação de câmeras e outras ações preventivas, especialmente quando pensamos no aspecto físico de uma empresa.
Entretanto, em geral, esse conjunto de estratégias contribui para muito além dos âmbitos apenas físicos.
A criação de regras para a minimização de riscos é uma medida muito importante. As regras ajudam desde a manutenção do fluxo de operações da empresa (através de medidas que vão da proteção dos dados financeiros ao gerenciamento da organização) até o estabelecimento de processo para a empresa lidar com o recebimento e a geração de relatórios financeiros e tarefas administrativas.
Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre os objetivos de realizar o controle interno em uma empresa, como isso contribui para manter as finanças saudáveis dentro de um negócio e quais tipos de controle podem ser realizados para obter bons resultados.
Continue a leitura e confira!
O que são os controles internos e quais são seus objetivos?
De forma geral, controles internos são mecanismos, regras e procedimentos implementados por uma empresa para garantir a integridade das informações financeiras e contábeis da mesma.
Além de cumprir as leis e regulamentos, o controle interno ajuda na melhoria da eficiência operacional do empreendimento como um todo.
Os procedimentos ou políticas implementadas pela administração para o controle interno contemplam, entre outros objetivos:
- Proteger ativos;
- Estabelecer responsabilidades;
- Aumentar a eficiência;
- Estabelecer procedimentos;
- Impedir comportamentos fraudulentos;
- Otimizar operações.
A importância atribuída aos controles internos aparece em todos os níveis de uma organização. A execução de medidas sistemáticas garante, por exemplo, que as transações comerciais ocorram de acordo com a autorização geral e específica da administração.
O sistema de controle interno ideal em uma organização é aquele que garante a melhor utilização possível dos recursos da empresa, ajudando, assim, a mitigar o risco envolvido com mau uso dos ativos e outros recursos da organização.
Mesmo que uma empresa tenha um alto nível de confiança em seus funcionários, ainda assim é necessário ter um sistema de controle interno (até quando tratamos de empresas pequenas e familiares).
No caso da fraude financeira, as repercussões podem afetar toda a reputação da empresa, mesmo que apenas uma pessoa tenha sido autora.
Quais são os tipos de controles internos?
Embora cada empresa possa estabelecer os seus próprios sistemas de controle interno, alguns modelos são tidos como essenciais para organizações de qualquer tamanho. Eles englobam setores específicos da empresa, sendo:
Controles administrativos
Os controles administrativos englobam setores como análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos, controle de qualidade, análise das variações entre valores orçados e efetivados, dentre outros.
Esse tipo de controle interno pode ajudar uma empresa a manter suas informações organizadas, assim como o seu gerenciamento.
Os dados organizados podem aumentar a produtividade e preparar melhor o empreendimento para negociações e transações, assim como facilitar processos de revisões ou auditorias de conformidade que sejam obrigatórias de tempos em tempos.
Controles Contábeis
Como parte dos controles internos contábeis, temos: domínio de sistemas de conferências, orçamento, aprovações e autorizações financeiras, controles sobre ativos, auditoria interna etc.
Estabelecer controles contábeis pode ajudar a empresa a prevenir ou reduzir fraudes e roubos.
Os controles internos podem incluir atividades como reconciliar extratos bancários e revisões de auditoria interna, que podem descobrir se o dinheiro da empresa está sendo utilizado para os seus devidos fins.
Controles de gestão dos Recursos Humanos
Dentre as áreas contempladas pelos controles de gestão dos Recursos Humanos, estão os processos de seleção e recrutamento de novos funcionários, treinamento de equipes, supervisão, entre outros.
Aqui é possível estabelecer controles internos que podem ajudar a empresa a reduzir erros, o que gera economia para o empreendimento.
O treinamento de funcionários é um exemplo claro de controle interno que pode reduzir erros. Um treinamento pode ir desde atividades simples, como ensinar uma equipe a utilizar programas de computador, até o ensino de um novo processo de trabalho.
Controle das instalações e equipamentos
Quando falamos de controles internos, talvez esse seja o exemplo mais facilmente imaginado pelos empreendedores. Aqui falamos sobre a instalação e verificação de câmeras, sistemas de segurança e outros equipamentos que possam auxiliar justamente na proteção de dados e informações da empresa, além de todos seus ativos físicos.
Esses sistemas podem prevenir fraudes e roubos nas organizações, além de serem de grande importância caso seja preciso verificar imagens e outras informações, a fim de confirmar situações ocorridas dentro do empreendimento.
Conclusão
Os sistemas de controles internos quando aplicados em diferentes setores da empresa ajudam evitar, além de fraudes, uma série de exposições que podem colocar em risco o negócio da empresa.
Como vimos, o controle interno aprimora a confiabilidade dos relatórios financeiros e ajuda a garantir que as demonstrações financeiras estejam corretas. Isso é necessário, pois todas as partes interessadas, como empresários, investidores e credores dependem de relatórios financeiros confiáveis para tomar decisões.
É importante que os proprietários de empresas de qualquer tamanho tomem medidas para proteger os dados financeiros e de gerenciamento da sua empresa, de acordo com as leis e regulamentos vigentes.
Afinal, esses sistemas são fundamentais para o estabelecimento de responsabilidades, supervisionamento e otimização de atividades, segregação de funções, dentre tantas outras vantagens.
Para finalizar, é importante ressaltar que, para a criação e implementação correta dos controles internos em qualquer empresa, é fundamental ter um bom conhecimento sobre gestão financeira em geral. Afinal, pela saúde do seu negócio, conhecimentos sobre gestão financeira nunca é demais! Sempre procure aprender mais, se atualizar e aprimorar todos os seus conhecimentos.
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