Plano de ação 5W2H: conceito, criação e exemplos

Para que a sua empresa cresça de forma sustentável é preciso um bom planejamento, definir metas e claro, criar um plano de ação para que todos os projetos e ideias saiam do papel. E quando o assunto é fazer acontecer, uma boa solução é criar um plano de ação com base na ferramenta 5W2H.

A ferramenta 5W2H é muito simples, prática e pode ser útil em diversos momentos e áreas da empresa. Por isso, para te ajudar a entender o que é 5W2H e como fazer um plano de ação com essa ferramenta, elaboramos este artigo. Acompanhe!

O que é 5W2H?

A ferramenta 5W2H é na verdade um checklist administrativo das atividades, prazos e responsabilidades. Uma lista de ações planejadas que precisarão ser realizadas pelos envolvidos em um determinado projeto ou para alcançar uma meta.

Seu objetivo é definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas são capazes de eliminar qualquer dúvida que surja ao longo de uma atividade e servem como um mapa das ações. São elas:

Os 5W

1. What (o que será feito?): o que será realizado, ou seja, qual o objetivo, meta ou tarefa a cumprir.
2. Why (por que será feito?): a justificativa do projeto. Quais as razões para a proposição da meta.
3. Where (onde será feito?): o local ou departamento onde a ação será realizada.
4. When (quando será feito?): os prazos para que a ação seja executada.
5. Who (por quem será feito?): quem fará o quê, ou seja, quem deverá cumprir cada cada etapa para alcançar o objetivo.

Os 2H

1. How (como será feito?): as ações que serão desenvolvidas para o alcance das metas.
2. How much (quanto vai custar?): qual será o custo da concretização da meta.

Como usar o 5W2H

A ferramenta 5W2H é muito fácil de ser utilizada por qualquer tipo de empresa, já que é bem prática e intuitiva. Porém, mesmo assim, para que realmente funcione, você deve tomar alguns cuidados e fazer tudo com muita atenção.

Pra começar, crie uma planilha no Excel, a chamada matriz 5W2H, definindo uma coluna para cada uma das sete perguntas e preenchendo as informações de acordo com as metas que precisam ser desenvolvidas.

Mas claro, outros campos podem ser agregados à planilha, além desses sete. Um determinado objetivo poderá demandar, por exemplo, uma escala com o percentual de conclusão para acompanhamento.

Caso haja necessidade de fazer comentários adicionais sobre uma determinada ação, é válido também contar com uma coluna de observações, monitorando o status atual do projeto.

Arquive a planilha em um drive compartilhado para que todos os membros da equipe tenham acesso e a comunicação seja mais ágil e eficiente.

Por fim, defina prazos para reuniões periódicas de acompanhamento. E, durante essas reuniões, colha o máximo possível de feedbacks, verifique o andamento do projeto e, eventualmente, redefina as respostas de alguns pontos da planilha.

Plano de ação 5W2H passo-a-passo

Normalmente, os acionistas ou donos das empresas propõe algumas metas a serem alcançadas anualmente. Por exemplo, uma meta pode ser aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior. Para alcançar essa meta a área de vendas terá que se reunir e criar um plano de ação 5W2H com diferentes ações que devem ser cumpridas durante todo o ano. Na teoria, se todas as ações forem cumpridas a meta será alcançada.

Neste exemplo específico de aumento de vendas, o primeiro passo para se ter êxito em cumprir a meta proposta é levantar o máximo de informações sobre as vendas da empresa. Informações que podem ser interessantes são: market share por produto, número de vendedores por região e por produto, faturamento por vendedor, tendência de vendas por produto, novos produtos que serão lançados e toda a informação que ajude a criação do plano de ação.

Num dia pré-agendado o time de vendas se reúne e inicialmente é feito uma demonstração de todos os dados de vendas levantados. É demonstrado o que ocorreu no ano anterior e quais as áreas/empresas que existe uma maior possibilidade do aumento de vendas.

Com essas informações e com todo o conhecimento dos vendedores é feito um brainstorming para levantar as ideias que serão colocadas no plano de ação. Num primeiro momento podem ser propostas 15 ideias, porém a sugestão é de que sejam colocadas de 5 a 8 ações no plano.

Para chegar nas ações escolhidas é feita uma votação entre os participantes de quais ideias que mais impactarão positivamente o atingimento da meta. Nada impede que um plano de ação tenha 15 ações, mas percebeu-se que quando o número de ações é muito grande, muitas vezes as ações com pouco impacto são priorizadas em detrimento das ações que realmente farão a diferença.

Agora vamos ver um exemplo na prática com apenas 3 ações:

Meta: Aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior

Depois da criação e aprovação do plano de ação, todo o mês deve ser feito um acompanhamento para ver se a meta está sendo atingida e se as ações propostas estão sendo realizadas. Se a meta mensal não for alcançada é necessário descobrir o que aconteceu, e se for o caso propor novas ações. Por isso é sempre importante documentar todas as ações propostas na reunião inicial, e se for o caso usá-las nesse momento.

As vantagens de usar o 5W2H

Existem diversas vantagens relacionadas à utilização da ferramenta 5W2H, e entre elas podemos citar:

• Clareza e compreensão das atividades a serem realizadas.
• Economia de tempo e aumento de produtividade.
• Pode ser utilizada em diversas situações, podendo ser aplicada tanto em empresas quanto no âmbito pessoal.
• Aprimoramento do planejamento de qualquer tipo de atividade.
• Pode ser utilizada sozinha, quando há a necessidade de colocar em prática ações pontuais ou pode ser usada em conjunto com outras ferramentas de planejamentos estratégicos ou planos que necessitam de ação.

Conclusão

O 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser amplamente utilizada no dia a dia da sua empresa para o planejamento do plano de ação das mais diversas atividades. Isso acontece por se tratar de algo simples, lógico e intuitivo.

No mais, se você está cansado de reuniões para pôr um projeto em ação e nada ir adiante, essa ferramenta pode ser a solução dos seus problemas. Pode apostar!

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