Você já viu aqui no nosso blog a importância da controladoria para o seu negócio. Já sabe também qual o papel do controller, também chamado de gerente de controladoria. E agora, neste novo post, vamos nos aprofundar no assunto relatórios gerenciais ou, mais precisamente em como eles devem ser elaborados.
Afinal, não basta ao gerente de controladoria desenvolver o planejamento estratégico e o orçamento empresarial anual. Ele também precisa fazer o acompanhamento dos resultados mensais que devem ser apresentados em relatórios gerenciais.
Elaborar esses relatórios não é uma tarefa das mais simples e, por isso mesmo, é preciso que se tome alguns cuidados que mostramos aqui neste artigo. Confira e fique por dentro.
Boa leitura!
Qual é o papel do gerente de controladoria?
Podemos definir controladoria como um conjunto de atividades nas áreas de contabilidade, administração e outras, que otimiza a gestão financeira das empresas, passando pelas etapas de planejamento, execução e controle. Seu principal objetivo é reunir informações que ajudem os gestores na tomada de decisões, daí sua enorme importância da controladoria.
A controladoria trabalha com diversos profissionais, coordenando e analisando ações em curto, médio e longo prazo, reparando erros e potencializando os acertos. E, a frente da controladoria encontramos o controller ou gerente de controladoria. O papel do controller é organizar, planejar e desenvolver ações a partir da análise de dados relevantes.
O gerente de controladoria deve manter um bom relacionamento e interagir com todos os departamentos da empresa, do alto escalão ao mais baixo. Só assim é possível melhorar a eficiência de todas as áreas, reduzindo custos e maximizando os lucros.
Por sua vez, para que atinja os seus objetivos e realize sua funções com eficiência, o controller deve contar com as ferramentas adequadas. Veja a seguir, alguns desses instrumentos:
Balanced Scorecard (BSC)
Essa metodologia é estratégica e ajuda na utilização de informações que vão além dos dados financeiros e econômicos.
Entre os dados analisados podemos destacar:
- Performance de mercado junto aos clientes;
- Desempenho de pessoas;
- Desempenho de processos internos;
- Tecnologia;
- Inovações.
Como resultado, o gerente de controladoria consegue ter uma visão integrada da organização e de seus objetivos estratégicos a partir de diferentes perspectivas (financeira, mercadológica, aprendizado, inovação e processos internos), e com isso ele consegue alinhar os objetivos estratégicos aos indicadores de desempenho, planos de ação e metas.
Business Intelligence (BI)
O BI é uma ferramenta que facilita a coleta de dados, que posteriormente possam ser analisados e interpretados para que os gestores da empresa tomem decisões acertadas. De maneira simplificada, podemos dizer que o BI serve como uma solução para criar um ambiente de análises, sejam elas atuais ou projeções para o futuro.
A ferramenta pode ser usada das seguintes formas:
- Mineração e coleta de dados;
- Armazenamento de informações;
- Análise e modelagem de dados.
Gestão estratégica
A gestão estratégica tem como objetivo a colaboração para que o negócio atinja os objetivos e metas desejadas. Ela atua especialmente em relação ao uso dos recursos, realidade ambiental e maximização das relações interpessoais.
Ela se conecta ao planejamento estratégico, que auxilia na melhora da comunicação, na motivação, nas prioridades do negócio, etc.
Quando se trabalha com a gestão estratégica, é fundamental realizar uma avaliação ambiental, com o objetivo de identificar pontos positivos e negativos nos cenários externo e interno.
Como o gerente de controladoria deve fazer os relatórios gerenciais?
O gerente de controladoria tem a responsabilidade de elaborar o planejamento estratégico e o orçamento anual. Porém, deve ainda acompanhar todos os resultados mensais e, com base neles, fazer relatórios que informem de maneira clara e objetiva o que acontece na empresa.
Para que os gestores tenham acesso aos resultados reais da empresa e possam tomar decisões acertadas, esses documentos devem ser completos e:
- Conter os indicadores empresariais com suas respectivas análises;
- Apresentar sugestões de melhoria;
- Apresentar as atividades que devem ser priorizadas.
E, por sua vez, devem ser feitos observando os passos a seguir:
Definir o que planejar e acompanhar
Defina o que será planejado e quais os dados serão acompanhados.
Esses dados precisam deixar evidentes as novas oportunidades de vendas, custos e despesas do negócio, fatores que influenciam esses custos e despesas, investimentos projetados e efetivados, o retorno dos investimentos (ROI) feitos, margem de contribuição por cliente, produtos e canais de vendas, e tudo mais que for relevante para a empresa no momento e contexto atuais.
Por fim, lembre-se de que os dados devem estar acessíveis para utilização pelos gestores sempre que necessário.
Analisar o macro e seguir para análises detalhadas
O relatório gerencial perfeito começa pela análise geral das informações relevantes e, só depois deve analisar o desempenho mensal da empresa. Dessa forma, é possível verificar e compreender o que foi planejado e o que realmente atingido.
Em seguida, deve-se ainda fazer o detalhamento dessas informações em diversos níveis (drill down), para que assim seja possível compreender os fatores que impactaram os resultados obtidos.
Destacar os resultados positivos e negativos
O objetivo aqui é identificar os fatores e estratégias que contribuem mais para o crescimento do negócio e também aqueles que podem ser melhorados ou simplesmente abandonados.
Priorizar os pontos de alavancagem
É preciso mostrar no relatório gerencial o que gera mais resultado com o menor esforço.
Considere que os itens com o pior desempenho têm mais chances de melhorarem de modo significativo. E, por outro lado, os itens com desempenho positivo podem receber mais investimentos para alavancar ainda mais retorno.
Conclusão
Com a leitura deste texto, você pode perceber que o funcionamento da controladoria, o trabalho do gerente de controladoria e a elaboração dos relatórios gerenciais são atividades imprescindíveis para que o negócio cresça. Afinal, esses itens trazem um grande impacto positivo para os resultados.
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