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Ruptura de estoque: o que é e como evitar?

Em algum momento, você deve ter procurado por um determinado produto em um supermercado e não encontrou, certo? Esse foi um caso de ruptura de estoque, e isso é mais comum do que imaginamos.

As empresas enfrentam diferentes desafios na sua rotina, e a ruptura de estoque é um deles. Ele ocorre sempre que alguma mercadoria falta em estoque ou nas gôndolas, e os problemas gerados vão desde a insatisfação dos clientes até o impacto na saúde financeira da empresa.

Quer entender melhor e saber como evitar esse problema na sua empresa? Continue a leitura.

O que é ruptura de estoque?

A ruptura de estoque é quando há a falta de uma mercadoria em estabelecimentos comerciais. Sendo assim, o cliente chega ao local e não encontra o produto desejado.

Certamente, essa falta da mercadoria irá causar um prejuízo para a empresa, já que deixa de realizar essa venda.

No entanto, o prejuízo pode ser ainda maior, pois, muitas vezes, o cliente iria comprar outros produtos além daquele e acaba optando por adquirir tudo na concorrência para efetuar uma única compra.

No varejo, é essencial ter um bom controle para evitar a ruptura de estoque e as suas consequências.

Como acontecem as rupturas de estoque?

Existem diferentes situações nas quais acontecem rupturas de estoque, e a maioria está relacionada à má gestão dos recursos, compras e controle. Veja a seguir as principais causas e entenda quais podem estar afetando o seu negócio.

1.     Erro na distribuição interna

No caso de varejistas com várias unidades, é possível que a matriz envie quantidades fora da realidade de cada loja. Sendo assim, algumas lojas sofrem ruptura de estoque e outras ficam com estoque em excesso.

2.    Falha na previsão de demanda

Ter previsibilidade depende de uma série de fatores, como experiência no cargo, conhecimento de mercado ou, simplesmente, ter um bom modelo de gestão.

Quando o responsável por esta função tem algum desses pontos desalinhados, é possível que a previsão de demanda seja incorreta e resulte em problemas no estoque.

3.    Datas sazonais

Os varejistas estão sempre atentos às datas sazonais, onde ocorre um pico nas vendas de alguns produtos, como ocorre na Páscoa, com chocolates, e no Natal, com panetones.

Porém, boa parte das vezes, esses produtos mais procurados podem acabar antes do esperado. Por isso, é importante ter um histórico de vendas dos últimos anos e analisar fatores do ano corrente que podem afetar as vendas.

4.    Problemas com fornecedores

Nem sempre o problema está diretamente no varejo. Podem haver alguns contratempos com os fornecedores, por exemplo:

  • Falta de matéria-prima na indústria;
  • Problemas logísticos que atrasam a entrega;
  • Falha na emissão do pedido.

Então, mesmo com a realização do pedido do varejista em tempo hábil, ele acaba não recebendo a sua mercadoria para venda.

Neste sentido, é importante proteger-se para não prejudicar a sua relação com o cliente e, assim, evitar que um problema com o fornecedor impacte nas vendas.

5.    Falta de dados

Apesar dos varejistas estarem cada vez mais atualizados com sistemas inteligentes para controle de entradas e saídas, ainda é possível encontrar muitos casos em que o pedido de mercadorias para estoque é feito “no olho”, ou seja, sem base em dados concretos.

Assim, é possível que alguns produtos deixem de ser notados pelo responsável e não seja solicitada a reposição, prejudicando compradores que precisam do produto e, até mesmo, a reputação do próprio negócio.

Como você pode perceber, nem sempre as rupturas surgem apenas por uma única causa, mas podem ser geradas através da soma de diversos problemas.

Quais são os problemas da ruptura de estoque?

Perda de vendas

Imagine que o seu cliente vá até à sua loja com o objetivo de comprar alguns produtos. Ao chegar lá e não encontrar um deles, ele pode ir até outro local da concorrência em que possa fazer suas compras.

Para compras online, por exemplo, o problema pode ser ainda maior: além do atraso que a falta pode ocasionar para enviar a mercadoria, você ainda corre o risco de ter a compra cancelada.

Por isso, é essencial evitar que o estoque chegue a zero e impacte no relacionamento dos seus clientes e cause prejuízos para a empresa.

Diminuição da reputação

O relacionamento é o pilar das vendas e, em situações de ruptura de estoque, isso afeta não só a forma como o cliente nos percebe, como o mercado como um todo.

Neste sentido, você pode ver a imagem do seu negócio, construída com esforço e dedicação, ser prejudicada pela ausência de produtos.

Além disso, pode prejudicar relações duradouras. Isso porque o cliente confia na entrega do seu produto e, ao não ter a disponibilidade, pode pensar duas vezes antes de voltar a procurar o seu negócio.

Como evitar a ruptura de estoque?

Após identificar o que causa a ruptura no estoque, é importante adotar algumas medidas para evitá-la e ter maior controle sobre as mercadorias. Confira, a seguir, as melhores práticas:

Investir no controle de estoque

O controle de estoque é o monitoramento das mercadorias da sua empresa. Isso evita a ruptura de estoque, pois, sempre que precisar, o varejista saberá em tempo real quais são os itens que necessitam de reposição.

Esse controle pode ser feito tanto pela implantação de métodos simples de gerenciamento quanto por meio de sistemas ERP que automatizam processos e eliminam possíveis erros operacionais.

Através da implementação de um modelo de controle de estoque, é possível acompanhar as movimentações e as necessidades com maior agilidade. Assim, eles facilitam a gestão e tornam o monitoramento mais rápido e com mais segurança nas informações.

Fazer a gestão de fornecedores

A gestão de fornecedores tem como objetivo conhecer todos os possíveis fornecedores, para escolher a melhor opção, com base em comparações competitivas, considerando critérios para atender às necessidades do negócio e aspectos como:

  • Custo;
  • Reputação;
  • Qualidade;
  • Flexibilidade.

Assim, é possível selecionar os melhores fornecedores e evitar sofrer com atrasos ou falta de mercadoria na unidade distribuidora.

Com as melhores opções para atender à demanda que a empresa possui, você consegue otimizar o processo de compras, ao mesmo tempo em que garante a satisfação do cliente.

Medir o índice de ruptura

É importante acompanhar os números para, assim, conseguir identificar se existe a chance de ruptura a partir de um indicador de desempenho. Um indicador muito utilizado é o índice de ruptura de estoque. Para calculá-lo basta dividir o número total de itens sem estoque pelo total de produtos em estoque. O valor obtido deve ser multiplicado por 100% para chegar ao percentual do índice.

Por exemplo, imagine que a sua empresa possui 12 itens sem estoque e 150 itens à venda: (12/150) x 100 = 8% é o seu índice de ruptura de estoque. Quanto maior o índice, maior a chance do cliente buscar um produto e não encontrar.

Por isso, é fundamental monitorar os números para evitar que a sua gestão seja surpreendida com a ausência de produtos ou recursos para o negócio.

Alguns recursos tecnológicos também já trazem essa informação e mais agilidade para o acompanhamento, facilitando no dia a dia das atividades.

Ter uma boa gestão de compras

A gestão de compras é uma atividade que gerencia toda a cadeia de suprimentos de uma organização. Desde o planejamento até a aquisição de insumos para exercer as atividades da empresa.

A prática proporciona diversos benefícios que impactam na produtividade de diferentes áreas e evitam a ruptura de estoque, como:

  • Evita comprar mais do que o negócio precisa;
  • Mantém-se alinhado com o planejamento financeiro da empresa;
  • Otimiza os resultados do negócio;
  • Diminui as chances de perda no estoque;
  • Otimiza os resultados da empresa.

Garanta um estoque de segurança

É importante contar com um estoque de segurança para evitar que a falta de recursos afete a oferta dos produtos. É uma quantidade mínima de itens que devem ter em estoque para não comprometer as vendas até o abastecimento.

Em grandes indústrias, por exemplo, a gestão adota a prática para evitar que a sua produção seja comprometida pela falta de algum recurso.

Além disso, é importante para evitar que situações adversas da economia, por exemplo, impactem diretamente nos seus resultados, ocasionando a ruptura de estoque.

Entenda a sua demanda

Um dos aspectos importantes para evitar a ruptura de estoque é entender, dentro da sua área de atuação, quais são os momentos em que a demanda aumenta e, consequentemente, mais recursos são exigidos.

Também é importante observar outras tendências e considerar sazonalidades, para que o negócio seja capaz de atender a demanda e consiga se antecipar neste sentido.

Algumas áreas são conhecidas por terem mais demanda em determinadas épocas do ano, como o nicho de chocolates durante a páscoa, por exemplo.

Saber esses pontos é importante para preparar o estoque e garantir que a sua empresa aproveite ao máximo momentos de alta nas compras.

Planeje o seu abastecimento

A área de suprimentos é responsável por garantir que a empresa tenha os insumos necessários para exercer as suas atividades. Por isso, o planejamento é uma das peças-chave para evitar o estoque vazio.

Além disso, é uma forma de aproximar-se dos fornecedores a partir de uma demanda recorrente, entendendo quais são os itens que exigem maior rapidez no abastecimento.

Alguns sistemas já possuem essa funcionalidade e ajudam a gestão a abastecer no momento certo, sem comprometer o andamento das suas atividades ou produção.

O desabastecimento é um problema que assombra qualquer gestão, e não é por acaso. Afinal, os seus impactos podem ser profundos para os resultados da empresa, comprometendo todo esforço direcionado para alcançar os objetivos do negócio.

Para evitar que a ruptura de estoque prejudique a saúde e funcionamento do negócio, é importante que a gestão de compras seja feita de maneira eficiente, otimizando os recursos e acompanhando de perto as movimentações e comportamento de compra.

E para isso, você pode conhecer o curso de Gestão de Compras e Negociação com Fornecedores para profissionais da Indústria, Varejo e Serviços, que já atuam na área e buscam reciclar conceitos.

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