A realização da avaliação de fornecedores nem sempre é uma tarefa simples de ser aplicada na empresa. Isso porque este processo é cercado de conceitos e critérios específicos que devem ser abordados para garantir uma avaliação segura e eficiente.
Por que fazer a avaliação? Qual a periodicidade? Qual a diferença entre qualificação e reavaliação? Quais os pontos importantes a serem considerados na avaliação? Como tratar os resultados?
E para te ajudar a responder esses e outros questionamentos, nesse artigo nós iremos apresentar os principais pontos sobre o tema.
Continue conosco e aproveite o conteúdo!
Por que fazer a avaliação de fornecedores?
A cadeia de suprimentos é um sistema complexo que conta com a atuação de diversos participantes. Assim, para que tudo funcione da maneira ideal, todos devem desempenhar o seu papel com excelência.
E para garantir que todos estão envolvidos e entregando as suas atividades, é preciso manter o controle e avaliar a qualidade e desempenho.
A avaliação de fornecedores serve para verificar o nível de alinhamento do fornecedor com as estratégias da empresa, permitindo verificar como o fornecedor está ou não está contribuindo com os resultados da empresa.
Além disso, esta é uma etapa do processo de gestão de compras essencial para as empresas que realizam um alto volume de compras ou trabalham com o atendimento de alguns requisitos específicos, normalmente exigidos por instituições certificadoras.
Dessa forma, com um processo estruturado de avaliação de fornecedores, é possível:
- Aumentar a produtividade;
- Identificar falhas e gerenciar riscos com maior segurança;
- Estabelecer um relacionamento estreito com os fornecedores;
- Garantir a qualidade das entregas;
- Proteger a imagem da empresa;
- Fortalecer a autoridade da marca e compromisso com a satisfação do cliente.
Pontos importantes numa avaliação de fornecedores
Quando falamos em gestão de fornecedores, existem alguns pontos essenciais a serem considerados:
- Qualidade;
- Prazo;
- Preço;
- Capacidade.
No entanto, ao avaliar um fornecedor, é preciso destrinchar estes itens de forma detalhada e desenvolver uma ferramenta que permita realizar uma análise completa de cada critério. E dentre os meios mais utilizados, está a metodologia dos 10 C’s da avaliação de fornecedores, desenvolvida por Ray Carter.
Veja a seguir como cada critério é avaliado.
Competência (competency)
A competência do fornecedor está relacionada tanto a sua capacidade de atender o que a sua empresa precisa quanto à percepção que o mercado tem sobre as suas atividades.
Assim, este ponto se refere à credibilidade do fornecedor. Por isso, é importante que você pesquise quem são os principais clientes dessa empresa, qual a satisfação com o trabalho e recolha feedbacks para auxiliar na sua avaliação.
Capacidade (capacity)
Além da competência, o fornecedor precisa comprovar que tem plena capacidade de atender à sua demanda, especialmente em períodos de oscilação de mercado.
Este ponto é um dos mais difíceis em avaliar. No entanto, você pode solicitar a apresentação de planos de gerenciamento de riscos e casos em que o fornecedor conseguiu administrar as dificuldades e continuar atendendo aos clientes em situações de crise.
Comprometimento (commitment)
Assim como a sua empresa se preocupa em estabelecer e seguir padrões de qualidade, os seus fornecedores também devem comprovar a mesma preocupação com a segurança e qualidade do serviço prestado.
Dessa forma, aqui você irá avaliar o compromisso da empresa com a entrega de resultados de excelência, buscando a comprovação através de inciativas de qualidade, certificações como a ISO 9001:2015 e demais processos que atestem esse compromisso.
Controle (control)
Neste ponto, o fornecedor deverá comprovar como mantém a gestão e controle sobre seus processos, procedimentos e políticas, bem como da sua cadeia de suprimentos.
Dinheiro (cash)
Aqui o seu fornecedor precisa mostrar quão sólida é a sua empresa com relação às finanças.
Afinal, é importante que a empresa demonstre condições financeiras para enfrentar possíveis problemas no futuro sem afetar a sua capacidade de fornecimento.
Custo (cost)
O custo do produto também deve ser avaliado.
Porém, é preciso lembrar que, por mais que este seja um dos pontos de maior foco para a maioria das empresas, ele não deve ser visto como o mais importante no processo de avaliação de fornecedores, especialmente se você está em busca de um relacionamento de longo prazo.
Consistência (consistency)
Como estão desenhados os processos do fornecedor? Os quão seguros, eficientes e consistentes são? Como eles garantem a entrega dentro dos padrões acordados?
Neste ponto da avaliação, devem ser buscadas as respostas para todas essas perguntas.
Cultura (culture)
Os melhores relacionamentos são construídos com base no alinhamento de valores e princípios entre as partes. Assim, também é preciso verificar como a cultura do fornecedor está alinhada com a da sua empresa.
Limpeza (clean)
Aqui não estamos falando da limpeza e higienização das instalações, mas do seu comprometimento com o cumprimento das leis ambientais e sustentabilidade das atividades.
Assim, neste ponto serão avaliadas as ações desenvolvidas para contribuir com o bem-estar da sociedade e meio ambiente.
Comunicação (communication)
Por fim, você deverá avaliar quais os canais de comunicação disponíveis para manter o contato com o fornecedor e a eficiência de cada canal, especialmente em situações de urgência e possíveis imprevistos.
Qual a diferença entre a qualificação e a reavaliação?
O processo de avaliação de fornecedores abrange dois aspectos distintos: a qualificação e a reavaliação. E para entender onde cada um é aplicado, nós vamos utilizar um exemplo simples.
Imagine que você está buscando um novo fornecedor de matéria-prima para a sua empresa. Dentre as etapas que devem ser realizadas, está o processo de qualificação, que verifica a possibilidade que uma empresa candidata apresenta para atender à sua demanda.
Finalizada a seleção, é preciso manter um controle de que a mesma empresa de fornecedores entregará os resultados acordados com qualidade e segurança. Assim, novos ciclos de avaliação deverão ser realizados, chamados “reavaliações”.
Dessa forma, a qualificação pode ser vista como a avaliação inicial, que comprova a capacidade de um fornecedor iniciar um relacionamento com a sua empresa. Já as reavaliações são os ciclos que irão assegurar se este relacionamento poderá ser mantido.
Qual a periodicidade para a avaliação de fornecedores?
Entendendo a diferença entre os processos de qualificação e reavaliação, os profissionais de compras se deparam com uma dúvida comum durante a construção do procedimento de avaliação de fornecedores: qual a periodicidade ideal para fazer as reavaliações?
A definição da periodicidade vai depender, principalmente, dos impactos e risco que este fornecedor apresenta para a cadeia produtiva. E para mensurar esse fator, algumas ferramentas podem ser utilizadas, como a Matriz de Kraljic.
Ela pode ser aplicada para avaliar o fornecedor a partir do tipo de compra que a empresa faz para abastecer a cadeia. Dessa forma, ela utiliza dois indicadores para a avaliação:
- Impacto Financeiro (Importância da compra): impacto que a compra gera nos resultados financeiros e andamento das operações;
- Risco de Abastecimento (Complexidade do mercado): disponibilidade do item no mercado e número de fornecedores disponíveis para oferecer a mercadoria.
Quanto mais estratégico é o fornecedor para a empresa, menor a periodicidade em aplicar a reavaliação. Dessa forma, algumas empresas podem trabalhar com ciclos de reavaliação anuais, semestrais, trimestrais ou até mesmo a cada entrega realizada pelo fornecedor.
O que fazer com o resultado da avaliação?
O processo de avaliação de fornecedores não é finalizado com a obtenção dos resultados. É preciso realizar o tratamento dos pontos identificados e desenvolver estratégias para que problemas sejam evitados.
Aqui é importante lembrar que este planejamento não é de responsabilidade restrita à empresa, mas deve ser compartilhado com os fornecedores avaliados para que as melhores soluções sejam encontradas.
Após a finalização da avaliação, os fornecedores devem ser comunicados sobre os resultados — sejam positivos ou negativos — e solicitada a participação para que mudanças e melhorias sejam feitas.
Ao longo deste artigo você pôde entender como uma avaliação de fornecedores bem estruturada impacta na entrega de melhores resultados para seus clientes. E para desenvolver um modelo eficiente para a sua empresa, é preciso entender como este processo está relacionado aos demais e como ele pode ser adaptado a sua realidade.
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