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Gestão de fornecedores: o que é, como funciona e principais erros

A gestão de fornecedores é um processo amplamente discutido entre os profissionais de compras. No entanto, nem sempre esta é uma atividade simples de ser implementada na empresa.

Existem diversos aspectos que devem ser observados para assegurar um modelo de gerenciamento eficiente e que ofereça benefícios para a empresa.

E para te ajudar a entender melhor o que é e como funciona a gestão de fornecedores, nós preparamos um conteúdo completo com dicas, etapas, critérios a serem verificados e erros mais cometidos pelos profissionais.

Aproveite o conteúdo!

O que é a gestão de fornecedores?

Para explicar o que é a gestão de fornecedores, primeiro é preciso relembrar que este é um processo que está inserido nas atividades de gestão de compras de uma empresa.

Este setor tem como objetivo garantir as melhores condições de aquisições com foco em critérios como:

  • Qualidade;
  • Preço;
  • Prazo de entrega;
  • Quantidade.

Somente após a definição do que deve ser adquirido e definindo cada um desses critérios é possível seguir para o processo de gestão de fornecedores. Afinal, primeiro a sua empresa deve saber o que e como deseja comprar para depois escolher de quem adquirir.

A partir desse conceito, podemos definir a gestão de fornecedores como um conjunto de atividades que buscam agregar valor no processo de compras, sendo responsável pela realização de atividades que buscam gerenciar e integrar os participantes necessários para manter a cadeia produtiva.

De uma forma mais simples, este é o processo que busca:

  • Escolher a melhor opção;
  • Com fornecedores que atendem aos critérios da empresa;
  • Oferecendo condições competitivas;
  • Mantendo e garantindo a qualidade dos fornecimentos para a cadeia produtiva.

Assim, todos os esforços são direcionados para otimizar o processo de compras e garantir a satisfação do cliente.

Por que investir na gestão de fornecedores?

O objetivo central do investimento em uma estratégia de gestão de fornecedores é o aumento da competitividade da empresa.

E para mostrar como isso funciona na prática, nós iremos apresentar algumas das principais vantagens em investir num processo de gestão de fornecedores eficaz.

Produção mais eficiente

Ao investir numa gestão de fornecedores estruturada, é possível manter a produção da empresa de forma previsível, além de possibilitar a realização de processos otimizados e com custos reduzidos.

Isso porque o gerenciamento de fornecedores não envolve somente a escolha de quem irá manter o relacionamento com a empresa e fornecer produtos e serviços, mas também as expectativas e melhorias com essa escolha.

Assim, esta é uma atividade que trabalha também a elaboração de uma estratégia alinhada aos objetivos organizacionais.

Produto com maior qualidade

A qualidade do produto final e, consequentemente, a satisfação do cliente, dependem das escolhas feitas desde a seleção da matéria-prima.

Por isso, quando você investe na elaboração de um gerenciamento de fornecedores mais eficiente, os resultados da cadeia produtiva tornam-se melhores.

Conquista de certificações

A comprovação de um processo eficaz na gestão de fornecedores é um dos requisitos para garantir algumas das principais certificações em gestão, como a ISSO 9001. 

Dessa forma, além de assegurar a qualidade dos processos, a sua empresa ainda será reconhecida pelas boas práticas.

Quais são os tipos gerenciamento de fornecedores?

Existem diversas formas de trabalhar o gerenciamento de fornecedores, como:

  • Single sourcing: um único fornecedor para um determinado produto;
  • Multiple sourcing: vários fornecedores para um produto;
  • Global sourcing: trabalho com fornecedores internacionais;
  • Rede de fornecedores: parcerias entre a empresa, seus fornecedores principais e fornecedores secundários.

Porém, para que cada um desses formatos possa funcionar da melhor forma, algumas etapas fundamentais não podem ser deixadas de lado, e devem ser feitas com o objetivo de manter a segurança e qualidade das relações desde a etapa de busca por fornecedores.

Como funciona o processo de gestão de fornecedores?

Assim como os demais processos numa empresa, o gerenciamento de fornecedores segue a estrutura do ciclo PDCA, que trabalha 4 fases principais no processo de gestão:

  • Planejamento (plan): definição dos critérios de seleção de fornecedores para a empresa;
  • Execução (do): aplicação dos critérios no processo de homologação e classificação, bem como a integração com a empresa;
  • Verificação (check): monitoramento e avaliação da qualidade das entregas;
  • Ação (action): registro de falhas e correção de ocorrências que impactam na qualidade das atividades da cadeia produtiva.

E para cada uma delas, existem etapas que servem para assegurar a qualidade das relações.

Veja a seguir como elas funcionam.

1.     Qualificação

A etapa de qualificação, que também é conhecida como seleção de fornecedores, envolve todas as atividades que servem para definir os critérios a serem observados e avaliar se os candidatos estão aptos para fazer parte da carteira de fornecedores da organização.

Para isso, existem alguns aspectos a serem observados:

  • Custo;
  • Qualidade;
  • Inovação;
  • Pontualidade;
  • Instalações;
  • Flexibilidade;
  • Capacidade produtiva, gerencial e financeira;
  • Localização;
  • Pós-venda;
  • Reputação.

O peso e a presença de cada critério variam de acordo com as necessidades e maturidade da empresa. Por isso, em alguns casos, alguns desses aspectos podem ser mais ou menos relevantes durante a seleção.

2.    Homologação

Após a etapa de seleção, é preciso realizar a homologação dos fornecedores. Esse processo consiste em confirmar se o candidato atende aos critérios definidos na etapa de qualificação.

Assim, para ser homologado, o fornecedor precisa:

  • Comprovar que pode atender às demandas da empresa;
  • Não apresentar problemas fiscais, financeiros ou produtivos que possam afetar a contratante;
  • Estar de acordo e alinhado com as condutas da empresa.

Para que a homologação seja feita, a empresa contratante poderá utilizar processos documentais ou pesquisas de campo, realizando auditorias presenciais na empresa a ser contratada.

3.    Classificação

Firmado o contrato, é preciso classificar o nível de criticidade e impacto que o contratado apresenta para as atividades da empresa.

Algumas empresas realizam a etapa de classificação em momentos distintos, sendo antes, durante ou mesmo após o processo de homologação. E para que esta etapa seja feita, a empresa precisará categorizar os seus fornecedores seguindo os níveis abaixo:

  • Estratégico: contratos de parceria e que apresentam alto impacto e risco para a empresa;
  • Tático: fornecedores que interagem de forma significativa com o negócio;
  • Operacional: fornecem produtos de nível operacional e apresentam baixo impacto para a empresa;
  • Fornecedor de base: fornecedores de produtos e serviços de risco e impacto baixos para a empresa.

4.    Integração com a empresa

Esta é uma etapa pouco comentada, mas é de extrema importância para a manutenção da qualidade das relações entre contratada e contratante.

Assim como os novos colaboradores precisam passar pelo processo de onboarding, os fornecedores também devem ser integrados e apresentados ao código de conduta ética para manter o alinhamento com os critérios de compliance da empresa.

Desse modo, para que um relacionamento transparente e de confiança seja estabelecido, os fornecedores devem estar alinhados com a cultura e práticas da empresa.

5.    Monitoramento

Por fim, o monitoramento e avaliação de fornecedores é um dos processos fundamentais a serem feitos.

Para isso, alguns indicadores podem ser usados, como:

  • Entregas no prazo;
  • Capacidade produtiva e logística;
  • Conformidade com as normas legais e de compliance;
  • Qualidade do produto ou serviço.

É importante lembrar que a avaliação de fornecedores deve ser feita com frequência, verificando os níveis de melhoria e aplicando planos de ação para resolver problemas ou desenvolver oportunidades.

3 erros no processo de gestão de fornecedores

Mesmo seguindo as etapas citadas acima, existem alguns erros comuns que são cometidos no processo de gerenciamento de fornecedores e que devem ser evitados.

Confira abaixo.

1.     Falta de transparência

Para que a gestão de fornecedores funcione, é preciso estabelecer um relacionamento de confiança e transparência.

Quando o seu fornecedor não sabe quais as expectativas da empresa e como a sua atuação impacta no alcance dos objetivos estratégicos, as necessidades da empresa podem não ser atendidas.

Por isso, busque organizações e profissionais em que a sua empresa possa confiar e firmar um relacionamento e comunicação aberta.

2.    Prender-se a checklists padrões

Manter a melhoria e inovação das atividades é tão importante quanto elaborar um processo eficiente de gerenciamento de fornecedores. E um dos grandes erros dos profissionais de compras é não buscar mudanças e prender-se a checklists básicos.

Assim, o melhor é sempre buscar analisar as situações indo além dos aspectos pré-definidos e buscar oportunidades de melhoria e novos negócios.

3.    Elaboração de contratos tendenciosos

Quando uma das partes decide tomar vantagem da negociação, as chances de quebra de contrato e problemas no processo de trabalho são grandes.

Portanto, a gestão e relacionamento com fornecedores deve ser baseada no “ganha-ganha”.

A gestão de fornecedores é cercada de aspectos e critérios que devem ser bem avaliados para que todas as partes sejam beneficiadas. E para evitar o surgimento de possíveis problemas, o profissional de compras deve buscar a capacitação e atualização constante no tema.

Com o nosso curso de Qualificação, Homologação e Avaliação de Fornecedores você poderá estar ainda mais preparado para implantar um processo seguro e eficiente na sua empresa, conhecendo as principais técnicas aplicadas pelas empresas.

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