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Gestão de Compras: o que é e como funciona na prática

Dentre as atividades de maior criticidade para o bom funcionamento de um negócio, está a realização de um processo eficiente de gestão de compras.

No entanto, ele não é tão simples de ser realizado.

Existem diversas particularidades que envolvem esta atividade, e saber como trabalhar com cada uma delas é fundamental para garantir o alinhamento com a estratégia da empresa e o nível do estoque.

Neste artigo você vai descobrir o que é a gestão de compras, quais as suas atribuições e conhecer os desafios deste processo.

Confira!

O que é a gestão de compras?

A gestão de compras é todo a atividade que envolve a organização, planejamento e aquisição de recursos para uma empresa.

Dessa forma, esta área possui a responsabilidade de fazer o gerenciamento de toda a cadeia de suprimentos, integrando e estabelecendo o relacionamento entre diversos elementos e pessoas.

Assim, quando um bom planejamento de compras é feito, é possível:

  • Otimizar os resultados do negócio;
  • Manter o alinhamento com o planejamento do setor financeiro;
  • Diminuir a necessidade de utilização do capital de giro;
  • Reduzir perdas no estoque;
  • Aumentar a produtividade;
  • Evitar compras em excesso.

Como é possível perceber, esta atividade está diretamente relacionada com diversos setores na empresa, desde o financeiro até a área de atendimento ao cliente.

Isso porque quando o negócio não possui a capacidade de atender às demandas do mercado, irá surgir uma queda na competitividade de mercado e satisfação do consumidor.

A gestão de compras é para todas as empresas?

É comum que os profissionais acreditem que a implantação e gestão do processo de compras é uma necessidade exclusiva de grandes empresas. E isso é um grande engano!

Toda empresa, independentemente de seu porte, segmento ou região de atuação deve estabelecer um processo de gestão de compras, pois um dos seus principais objetivos é evitar que o negócio cometa erros e isso afete a saúde e sobrevivência da organização.

Para deixar mais claro, vamos criar uma situação.

Você é um analista administrativo de uma distribuidora de alimentos para produção de sorvetes, e é responsável pelo processo de compras do negócio.

Durante os períodos de junho e julho, a distribuidora sempre sofre uma queda nas vendas, por serem períodos mais frios e com menos vendas dos produtos.

Assim, um dos fornecedores está oferecendo um desconto de até 70% nas vendas de mercadorias, além de maiores facilidades de pagamento.

Nesta situação, existem diversos fatores a serem analisados para avaliar os benefícios da negociação, como:

  • Qual a capacidade de armazenamento dos produtos?
  • Como funciona o giro de estoque para estes materiais?
  • O financeiro possui capacidade de realizar o pagamento desta compra nas condições propostas?
  • Caso as condições estejam favoráveis, quais as possibilidades de negociação?
  • Outros fornecedores poderiam oferecer uma proposta mais vantajosa?
  • Qual o histórico de consumo?
  • Quais são os custos de manutenção?

Assim, quando você possui os conhecimentos em gestão de compras e um processo bem estruturado, poderá facilmente responder a estas e outras perguntas estratégicas para avaliar a proposta com maior assertividade.

Quais as atividades do setor de administração de compras?

Dentro do setor de compras, existem algumas atividades-chave que representam as principais atribuições a serem desempenhadas pelo comprador.

Abaixo, você irá encontrar a definição de cada uma delas.

Seleção e relacionamento com fornecedores

Dentre as atividades mais básicas, está a elaboração e execução do processo de seleção de fornecedores.

Assim, para que elas funcionem da melhor maneira, alguns passos devem ser seguidos, como a realização da:

  • Qualificação;
  • Homologação;
  • Avaliação.

Dessa forma, é possível manter e nutrir parcerias comerciais com muito mais segurança e assertividade para a empresa.

Aquisição de novas tecnologias

A área de compras é responsável pela garantia de suprimento e recursos para o bom funcionamento do negócio.

Desse modo, esse papel também engloba a aquisição de novos softwares, equipamentos e demais tecnologias que aumentem a competitividade da empresa.

Elaboração de estratégias de compra e venda

Além de realizar o processo de aquisição, o comprador deve manter o relacionamento com as demais áreas da empresa a fim de elaborar as melhores estratégias de compra e venda para o negócio.

Assim, será possível tomastcomo base os objetivos organizacionais e desenvolver um plano eficiente de comercialização.

Networking e benchmarking

Para que as demais atividades possam ser executadas com qualidade, o comprador deve estar sempre fazendo networking e benchmarking com pessoas do ramo a fim de se manter atualizado sobre as principais tendência de mercado e a atuação de seus concorrentes.

Assim, ele poderá obter informações que irão proporcionar uma vantagem competitiva na elaboração de novas estratégias.

Quais os principais desafios de gestão de compras?

Assim como outros setores na empresa, existem diversos desafios que podem impedir o bom desempenho da área de compras.

E dentre os principais, estão:

  • Manter uma gestão de estoque eficaz;
  • Realizar o planejamento assertivo das compras;
  • Simplificar o processo de aquisição de produtos e serviços;
  • Implantar e manter o acompanhamento de indicadores e resultados;
  • Estabelecer a descentralização de fornecedores;
  • Manter um histórico de vendas;
  • Saber como realizar uma pesquisa de cotação;
  • Definir uma boa estratégia de negociação;
  • Reduzir despesas e encontrar o melhor custo-benefício;
  • Firmar parcerias estratégicas com fornecedores.

Como é feita a gestão de compras numa empresa?

Para exemplificar de maneira simples como a administração de compras pode funcionar num negócio, vamos utilizar um exemplo resumido.

Todo o processo de compras inicia a partir de uma demanda, que deve ser passada para o setor através de um planejamento prévio para que o processo seja iniciado.

Assim, após este recebimento, o comprador deverá iniciar as atividades de cotações e pesquisas com os fornecedores cadastrados na empresa para consultar as melhores formas de aquisição e facilidades de pagamento.

Encontrando a melhor proposta, o responsável deverá realizar a emissão do pedido de compra e finalizar o processo.

Apesar de parecer simples, existem inúmeras tarefas envolvidas nesta atividade, que garantem uma maior eficiência e segurança

Além disso, existem diversas alternativas para a implantação e manutenção da gestão de compras em um negócio, como:

  • A implantação de um sistema específico;
  • Utilização de planilhas e relatórios;
  • Mapeamento e padronização de processos;
  • Contratação de um consultor externo.

No entanto, para que cada uma delas funcione da melhor forma, o comprador responsável pelo setor deve possuir os conhecimentos e habilidades necessários para fazer com que a atividade seja mantida, aprimorada e padronizada.

E para te ajudar neste processo, nós desenvolvemos um curso de gestão de compras e negociação com fornecedores, no qual você irá aprender de forma prática como funcionam os principais processos do setor, quais os melhores critérios de avaliação e como você poderá aplicar cada atividade na sua empresa.

Faça nosso curso e consiga ter uma gestão de compras otimizada na sua empresa.

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