Compras Industrial

Gestão de estoque: como eliminar perdas e aumentar a produtividade?

“Manter a casa em ordem” é um dos grandes desafios para as empresas de todos os portes e ramos. Afinal, onde existem diversos produtos e insumos a serem controlados, significa que existe um grande valor financeiro a ser gerenciado.

Mas como definir um modelo de gerenciamento que garanta a qualidade das operações e impacte na satisfação do cliente? É aqui que entra a preocupação com a gestão de estoque.

Aqui nós iremos apresentar o que é a gestão de estoque, como ela impacta nos resultados da empresa, quais são as suas principais atividades e algumas práticas para aumentar a produtividade.

Continue conosco e aproveite o conteúdo!

O que é a gestão de estoque?

Para entender o que é a gestão de estoque, primeiro você deve conhecer o conceito do seu elemento principal: o próprio estoque.

Os estoques numa empresa são todos os elementos que, no momento, não são utilizados, mas que futuramente serão aplicados no desenvolvimento dos seus produtos ou serviços. O estoque pode ser composto de:

  • Produtos acabados;
  • Materiais semiacabados, acabados ou em processamento;
  • Matérias-primas.

A gestão de estoque envolve todas as atividades que buscam gerenciar e controlar esses e outros recursos que fazem parte do processo, como tempo, recursos financeiros e mão-de-obra.

O seu foco está em manter o giro de estoque elevado, utilizando estratégias que evitam a perda, extravio e falta de circulação das mercadorias.

Assim, os seus principais objetivos são:

  • Garantir o estoque ideal para as atividades;
  • Gerar a satisfação do cliente;
  • Reduzir os custos totais com estoque;
  • Promover a segurança qualidade e eficiência das operações;
  • Proporcionar um diferencial competitivo para o negócio.

Mas para que esses objetivos sejam alcançados, você deve conhecer quais atividades fazem parte da gestão de estoque, como elas impactam na empresa e quais práticas adotar para garantir melhores resultados.

Quais os benefícios da gestão de estoque?

Ao não trabalhar com um processo de gestão de estoque estruturado, alguns problemas comuns podem fazer parte do dia a dia:

  • Recebimento de fornecedores sem checagem de itens;
  • Cliente pediu, mas a empresa não tem mercadoria;
  • Produtos com avarias;
  • Compras em excesso ou insuficientes;
  • Perdas durante o armazenamento;
  • Materiais sem identificação;
  • Mercadorias sem reposição.

E apesar de bastante comuns, esses são alguns dos principais problemas que fazem a empresa perder dinheiro e produtividade.

Assim, além do foco em seus objetivos principais, a gestão de estoque permite que a organização desenvolva controles mais seguros, focando não somente nos benefícios para os processos internos, mas também em soluções que impactam no mercado e no cliente final.

Alinhamento com o processo de compras

Um dos principais benefícios em implementar um processo de gestão de estoque eficiente é a construção do alinhamento com as estratégias e processos de compras.

Isso significa que, para que a empresa realize a gestão de compras e aquisições de forma estratégica e buscando a otimização de seus recursos, é preciso identificar quais as saídas e necessidades de estoque.

Assim, é possível realizar um estudo detalhado sobre as tendências, preferências e comportamento dos consumidores a partir das movimentações no estoque.

Elaboração de preços competitivos

Quando bem estruturada, a gestão de estoque pode fornecer relatórios ricos em informações que, posteriormente, poderão ser utilizadas para a criação de estratégias de compra e venda.

Por meio deste processo, é possível estabelecer uma previsão de necessidade de compras. Assim, a sua empresa poderá realizar compras maiores, utilizando um melhor planejamento e garantindo uma negociação mais vantajosa com seus fornecedores.

Consequentemente, os preços dos produtos poderão se tornar mais competitivos, garantindo a satisfação do cliente.

Controles eficientes

Um dos grandes desafios das empresas é saber de forma clara qual o valor exato do seu estoque e quais as quantidades de cada mercadoria.

Com a gestão de estoque, o negócio pode estruturar e alimentar controles eficientes que permitam identificar quantos, quais e onde estão alocados cada produto, facilitando a realização de acompanhamentos e análises da operação.

5 principais atividades no gerenciamento de estoque

Ao contrário do que alguns profissionais acreditam, a gestão de estoque não trabalha apenas com a armazenagem de materiais, mas envolve uma relação complexa entre outras operações, quantidade de produtos e unidades a serem gerenciadas.

Cada empresa trabalha o gerenciamento de estoque de formas diferentes. Afinal, assim como as demais atividades de uma organização, este processo deve ser desenhado para atender às necessidades e expectativas da empresa.

No entanto, quando falamos de forma geral, podemos definir cinco grandes grupos de atividades que fazem parte do processo. E para exemplificar da melhor forma, nós iremos apresentar cada uma utilizando uma sequência para facilitar a sua compreensão.

1.    Recebimento

Quando você busca visualizar a estratégia de gerenciamento de estoque, todo o processo inicia no recebimento.

Esta é a etapa responsável por garantir a segurança dos materiais que foram comprados e que estão sendo entregues pelos fornecedores. Assim, algumas atividades são desempenhadas, como:

  • Recebimento e devolução de materiais;
  • Conferência da mercadoria;
  • Análise da documentação recebida;
  • Verificação de manifestos de transporte;
  • Confronto de listas de compras e produtos descarregados.

Este é o processo inicial para garantir a qualidade e segurança das operações. Assim, aqui os profissionais responsáveis pelo recebimento podem tomar a decisão de receber ou devolver a mercadoria.

Em caso de recebimento, ela será enviada para o estoque.

2.    Identificação

Antes de ser devidamente organizada no ambiente do estoque, todas as mercadorias devem passar pelo processo de identificação.  Isso vai facilitar que futuros processos de verificação sejam realizados com eficiência.

Essa etapa é fundamental. Afinal, já imaginou ter que procurar um determinado modelo de agulha num grande estoque sem ter nenhum código ou método de identificação?

A depender nas necessidades e recursos da empresa, alguns métodos de identificação poderão ser utilizados, como:

  • Etiquetagem tradicional;
  • Código de barras;
  • Etiqueta tipo RFID.

Finalizada a identificação, as mercadorias seguem para a etapa de armazenamento.

3.    Armazenamento

Após identificar e categorizar cada mercadoria, elas devem ser armazenadas de acordo com suas necessidades e cuidados específicos.

Ao garantir um processo de armazenamento seguro, o estoque ficará mantido sob a proteção adequada até que o seu uso seja solicitado.

4.    Utilização

Ao receber o pedido de utilização ou envio da mercadoria, os responsáveis pelo estoque deverão selecionar os materiais de acordo com as especificações do pedido e enviar para o setor seguinte.

Em empresas que trabalham com a elaboração própria de produtos, as mercadorias serão enviadas para a produção. Já no caso de empresas de transporte logístico, os materiais seguirão para a área de carregamento das entregas.

5.    Reposição

O processo não acaba quando ele termina!

Ao longo das etapas e com a consequente redução do estoque, é preciso manter o acompanhamento para garantir a reposição das mercadorias e a disponibilidade dos produtos.

Assim, a reposição de estoque deve ser solicitada no momento ideal para que as mercadorias sejam repostas. Isso significa que os responsáveis devem identificar o período certo para que o estoque não fique com uma quantidade maior ou menor do que o necessário.

Para isso, existem alguns modelos de reposição comuns nas empresas, como:

  • Lote econômico;
  • Reposição periódica;
  • Reposição por ponto de pedido;
  • Gerenciado pelo fornecedor;
  • Just in time

6 boas práticas na gestão de estoque

Para garantir uma gestão de estoque segura e alinhada com os objetivos da empresa, é necessário que seja feita a utilização de algumas práticas que visam o aumento da produtividade e redução dos custos.

1.    Alinhamento com a área de compras e vendas

Podemos visualizar a gestão de estoque entre dois grandes setores da empresa: compras e vendas.

Para manter o diálogo entre as atividades e a eficiência das operações, os três setores devem manter o alinhamento de suas atividades e estratégias. Assim, a satisfação do cliente poderá ser garantida e elevada a produtividade da empresa.

2.    Processo padronizados

Como as demais áreas de uma empresa, o gerenciamento de estoque conta com uma variável de importante impacto: as pessoas.

Desse modo, para que as práticas e atividades do setor não sejam perdidas ou dependam da atuação de um ou mais colaboradores, além de construir processos, é preciso padronizá-los.

Isso vai aumentar a segurança e garantir que tudo poderá correr da melhor forma em todos os momentos. Além disso, com processos padronizados, é possível identificar mais facilmente gaps e possíveis melhorias.

3.    Inventários periódicos

O inventário é a listagem completa de todos os produtos e mercadorias que estão disponíveis no estoque da empresa.

Realizar essa listagem é essencial para garantir a segurança das informações e alinhamento entre estoques físico e disponível no sistema. Assim, ele garante que você saiba:

  • Quais produtos estão disponíveis;
  • A quantidade de cada um;
  • Identificar falhas do armazenamento.

Além de ser uma atividade que assegura maior eficiência das operações, a realização do inventário ainda é uma prática regulamentada e exigida pela contabilidade da empresa.

4.    Registrar entrada e saídas em tempo real

Manter o controle do estoque em tempo real permite que as informações não sejam perdidas com a posterior verificação e problemas sejam identificados e solucionados de imediato.

Assim, o ideal é que todas as entradas e saídas do estoque sejam feitas em sincronia com a sua realização. Isso vai evitar retrabalhos na checagem de estoque e garante a segurança e integridade das atividades do setor.

5.    Implantação da metodologia 5S

Quando falamos em gestão da qualidade, a metodologia 5S é uma das mais conhecidas e aplicadas pelas empresas, especialmente na área de gerenciamento de estoque.

Além de possibilitar a redução de despesas operacionais, o uso do 5S permite um melhor aproveitamento dos espaços e dos materiais, evitando desperdícios e melhorando a disposição dos recursos para uma melhor atuação da equipe.

6.    Capacitação da equipe

Por fim, não adianta implantar as melhores práticas se as pessoas responsáveis por sua execução não estão plenamente capacitadas. Dessa forma, o investimento no treinamento da equipe é essencial para que os melhores resultados sejam alcançados.

Agora que você entendeu os principais pontos da gestão de estoque, chegou a hora de desenvolver as suas habilidades e conhecer ferramentas para diferenciar a sua empresa no mercado!

Com o nosso curso de gestão de estoques você vai estar ainda mais preparado para lidar com os desafios da área e desenvolver estratégias para reduzir os custos na sua empresa.

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