PDCA: o que é e como funciona cada etapa

Manter o controle e a qualidade dos processos numa empresa nem sempre é uma atividade simples. Mais difícil ainda é promover a melhoria contínua para que melhores resultados sejam atingidos.

E dentre as metodologias que as empresas podem utilizar para solucionar problemas e buscar novos meios de otimização da produção, está o ciclo PDCA.

Para te ajudar a entender o que é este ciclo, como ele funciona e onde ele pode ser aplicado, nós preparamos este artigo com os principais conceitos do modelo, apresentando alguns exemplos práticos e ferramentas essenciais.

Continue conosco e aproveite o conteúdo!

O que é o ciclo PDCA?

Para que você entenda o que é o ciclo PDCA, primeiro é preciso estabelecer a diferença entre processo e projeto.

Nem sempre esta diferença está clara, principalmente para os profissionais com pouca familiaridade nas áreas de gestão da qualidade, controles e desenvolvimento de projetos nas empresas.

Quando falamos em projeto, estamos falando em início, meio e fim. Já o processo é algo contínuo, sendo uma atividade que faz parte da rotina da empresa.

Para deixar mais prático, vamos usar um exemplo.

Quando a sua empresa está pensando em lançar um novo produto, estamos nos referindo a um novo projeto, pois ele terá um início, meio e fim pré-definidos.

Porém, após a aprovação do projeto, envio para a produção e comercialização no mercado, ele se torna um processo, pois estará sendo realizado de forma constante.

Então você pode pensar da seguinte forma: o processo é um projeto que deu certo. Afinal, ele passou pela aprovação, padronização e estabelecimento na cadeia produtiva da empresa.

E onde entra o ciclo PDCA?

Para que as entregas sejam feitas com os níveis de qualidade necessários para atingir a satisfação do cliente, é preciso estabelecer um método de controle com o objetivo de manter os padrões e caminhos ideais, gerando menores custos e maior otimização.

Dessa forma, o ciclo PDCA é uma metodologia de controle criada por Walter A. Shewart e aperfeiçoada por Deming, sendo uma das ferramentas da gestão da qualidade mais aplicadas nas empresas.

Assim, a metodologia possui o objetivo de manter e melhorar as diretrizes de controle, através do:

Controle de processos;
Estabelecimento da melhoria contínua;
Solução de problemas.

Para isso, ela é dividida em 4 etapas, que fazem parte da sua sigla:

Plan (planejar);
Do (executar);
Check (verificar);
Act (corrigir ou atuar corretivamente).

Como funcionam as etapas do ciclo PDCA?

Após entender o que é e quais os objetivos do ciclo PDCA, é preciso saber como funcionam cada uma das etapas da metodologia e como elas podem ser feitas na prática.

Plan

A etapa de planejamento pode ser resumida em dois pontos principais: o que se pretende alcançar e como alcançar.

Assim, aqui será feita a definição das metas e caminhos para que o objetivo final seja atingido, seja com o foco em manter ou melhorar um processo. Para isso, são trabalhados pontos como:

Identificação do objetivo ou problema a ser resolvido;
Análise do processo;
Definição de critérios;
Estabelecimento de procedimentos;
Identificação da causa raiz dos problemas;
Elaboração do plano de ação utilizando a metodologia do 5W2H

Além disso, existem algumas ferramentas e técnicas que podem ser usadas para a elaboração da etapa de planejamento, como:

Brainstorming;
Diagrama de Pareto, Gantt e Ishikawa;
Fluxograma.

Do

No ciclo PDCA, após a etapa de planejamento, é preciso colocar as ações e estratégias definidas em prática. Desse modo, é iniciada a etapa de execução.

Um ponto essencial a ser feito nesta etapa é o treinamento dos colaboradores responsáveis pela execução do processo. Somente dessa forma é possível fazer com que as pessoas saibam:

O que devem fazer;
Como deve ser feito;
Qual o resultado esperado.

Assim, além de capacitar a equipe, é neste momento que serão feitas as coletas de resultados para a próxima etapa.

Check

A terceira etapa do ciclo PDCA é a de verificação, onde são avaliados os resultados da etapa de execução e feita a comparação entre o planejado e o realizado.

Como você pode perceber, não é possível realizar a verificação sem que os critérios e metas de controle tenham sido estabelecidos na fase de planejamento.

Assim, cada etapa possui uma conexão, e todos os pontos devem ser realizados e seguidos para que o ciclo funcione da melhor forma.

Dessa forma, existem algumas perguntas que devem ser respondidas nesta etapa, por exemplo:

O que foi planejado?
O que foi executado?
Quais os resultados obtidos?
Foram encontrados problemas durante a execução? Quais?
Como isso impacta no planejamento?
Os padrões definidos estão de acordo com a realidade encontrada?

Em algumas situações, é possível que nenhuma mudança ou problema seja identificado. Assim, a etapa de verificação segue como uma fase de validação do planejamento.

Act

Por fim, a última etapa do ciclo PDCA é dedicada ao processo de correção das falhas e padronização do processo com as mudanças.

É neste momento que o processo será aperfeiçoado com os cuidados de prevenção contra os erros identificados na fase anterior.

Veja bem, isso não significa que falhas não devem ou não podem acontecer. Mas que todo o ciclo do PDCA deve garantir que os mesmos problemas não surjam novamente. Afinal, o objetivo da melhoria contínua é promover a evolução das atividades.

E para que isso seja feito, existem algumas ferramentas que auxiliam a realização da padronização, como o 5S e a elaboração dos Procedimentos Operacionais Padrão, conhecidos como POP’s.

Onde o ciclo PDCA pode ser aplicado?

Por mais que seja um conceito relacionado a área de processos e gestão da qualidade, o ciclo PDCA pode ser aplicado em todas as áreas de uma empresa. Podemos citar alguns exemplos:

Avaliação do planejamento estratégico;
Gerenciamento do crescimento e aprendizado dos colaboradores;
Verificação da eficácia dos planos de vendas nas áreas de marketing e comercial;
Análise da eficácia de planos financeiros.

Assim, este é um método versátil e abrangente, podendo ser adaptado para todas as necessidades de uma empresa.

Veja um exemplo de aplicação do PDCA na área de Treinamento & Desenvolvimento de uma empresa.

	Aplicação do PDCA
Plan	Definição do objetivo a ser alcançado; Elaboração de metas e indicadores a serem atingidos; Prazo para o cumprimento do plano; Criação do plano de ação com os pontos a serem abordados, responsáveis e colaboradores participantes.
Do	Aplicação do planejamento; Alimentação dos indicadores de RH; Acompanhamento de resultados.
Check	Verificação dos resultados; Comparação entre o planejado x realizado; Avaliação de problemas;
Act	Aplicação do plano de ação;Padronização do processo.

Problema: durante o ciclo de avaliação de competências, foi identificado que alguns colaboradores não estavam plenamente capacitados para o exercício de sua função.

Como você percebeu, o ciclo PDCA é um método essencial para as empresas e profissionais que buscam o desenvolvimento de estratégias e soluções para aumentar a produtividade e solucionar problemas.

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