Na compra um equipamento novo para sua empresa nas propostas dos fornecedores é enviado basicamente o valor do custo de aquisição. Com o tempo as empresas perceberam que numa compra é necessário levar em conta não só o custo de aquisição, mas também todos os custos relevantes ao longo de sua vida útil, tais como frete, manutenção, custo de operação, custo de descarte, entre outros. E com esse conceito foi criado o Custo Total de Propriedade.
Por exigir a análise e mensuração de diversas variáveis em sua fórmula, é comum que as pessoas não saibam o que avaliar e qual o ponto de partida para realizar esse cálculo da maneira ideal.
Pensando nisso, nós preparamos este conteúdo para explicar o que é o custo total de propriedade, qual a sua importância e como você pode fazer este cálculo.
Continue a sua leitura!
O que é o Custo Total de Propriedade?
Todo produto possui um ciclo de vida, que deve ser avaliado antes da realização de qualquer aquisição.
Assim, isso vai permitir que seja feito um planejamento mais detalhado sobre a compra, avaliando a realização de possíveis reparos e até mesmo a efetuação de uma nova compra com a finalidade de substituir o equipamento.
E, para viabilizar essa mensuração, surge o cálculo do Custo Total de Propriedade, em inglês Total Cost of Ownership.
Também conhecido como TCO ou Custo do Ciclo de Vida do Produto, essa metodologia tem o objetivo de avaliar e mensurar o nível de rentabilidade de um determinado produto no seu longo prazo.
Dessa maneira, é possível verificar com muito mais assertividade se um determinado investimento irá oferecer benefícios que justifiquem a sua aquisição. Afinal, a etiqueta de um produto demonstra apenas um pequeno pedaço do seu valor.
Isso ocorre porque existem custos implícitos e explícitos que nem sempre são identificados com facilidade pelo comprador, e que, quando não são avaliados, podem afetar negativamente a credibilidade do setor de compras.
Além disso, ainda é possível utilizar este cálculo para analisar a viabilidade da criação de um novo produto ou serviço.
O TCO e o ROI oferecem a mesma informação?
Essa é uma dúvida bastante comum para quem nunca utilizou o TOC, e, antes de respondê-la, vamos relembrar o que significa o ROI.
O indicador de Retorno Sobre o Investimento (ROI) permite identificar se a empresa pode estar ganhando ou perdendo dinheiro em um determinado investimento, oferecendo informações sobre o resultado financeiro da aquisição, que pode ser positivo ou negativo.
Enquanto o TCO avalia todos os custos envolvidos no processo de aquisição, manutenção e uso do produto ou serviço a ser adquirido, o ROI calcula o prazo para que este investimento gere resultados para o negócio.
Assim, estes são dois elementos fundamentais para a análise do investimento, mas que devem ser aplicados de forma específica e diferenciada.
Por que você deve analisar o Custo Total de Propriedade?
Quando falamos em gestão de compras, estamos tratando de uma atividade que vai sempre buscar:
- A melhor alternativa;
- Com as melhores condições de pagamento;
- Oferecendo o custo-benefício ideal para o negócio.
Por isso, saber como mensurar os benefícios de uma possível aquisição antes da compra é fundamental para realizar uma tomada de decisão mais assertiva.
Desse modo, a utilização do custo total de propriedade (TCO) permite que você obtenha uma visão mais ampla e completa, descrevendo todos os custos que estarão envolvidos na posse do produto ou serviço, oferecendo benefícios como:
- Maior economia para a empresa;
- Alinhamento entre as aquisições realizadas e o orçamento do negócio;
- Possibilidade de um planejamento de compras de longo prazo;
- Assertividade na escolha de produtos e serviços.
Mas para isso, é preciso saber como fazer o cálculo da melhor forma.
Como calcular o Custo de Propriedade Total?
Existem algumas estratégias que facilitam a realização do cálculo do custo total de propriedade.
Veja a seguir!
Defina as variáveis da fórmula
Você vai perceber que, para o cálculo de cada produto ou serviço, existem diversas variáveis que precisam ser levadas em consideração.
Por isso, o ideal é que você pesquise quais os principais grupos de custos que estão envolvidos na aquisição a ser realizada e efetue a soma dos valores.
Determine o período para o cálculo
Além disso, você precisa determinar o período em que o cálculo será realizado.
Afinal, nenhum produto dura para sempre. Dessa maneira, fica mais simples determinar o quanto a empresa pretende se manter com o equipamento e até quando ele estará apresentando benefícios e vantagens em sua manutenção.
Isso porque, em um determinado momento, a recorrência das manutenções já não estará sendo viáveis, sendo mais interessante a aquisição de um novo produto.
Comunique-se com a sua rede de contatos
Para que o cálculo seja feito da melhor forma, o ideal é que você tenha o suporte de pessoas experientes e que já passaram pelo mesmo processo.
Assim, busque informações e relatos para analisar o que deve ser avaliado e quais os benefícios ou dificuldades foram enfrentadas com a aquisição do produto.
Exemplo de como calcular o custo total de propriedade
Vamos supor que você trabalha em uma indústria de materiais de construção, e a empresa está com a necessidade de realizar a compra de uma nova máquina para o setor de produção.
Após realizar algumas pesquisas com os fornecedores, você recebeu 3 propostas que apresentam 3 produtos diferentes com seus respectivos custos de aquisição:
- Produto A – R$100.000
- Produto B – R$ 120.000
- Produto C – R$ 110.000
Para realizar o cálculo do custo total de propriedade, você precisará avaliar não só o preço e as formas de pagamento da máquina, mas também os custos visíveis e ocultos que o equipamento oferece para a empresa.
Dentre os mais comuns, estão:
- Custo com manutenções preventivas e corretivas;
- Custos com utilização;
- Frete;
- Montagem com equipe especializada;
- Treinamento dos colaboradores;
- Descarte do produto após o fim de sua vida útil;
- Impostos envolvidos na compra;
- Depreciação.
Com a ajuda dos fornecedores e de colegas de outras empresas você consegue levantar os custos básicos para cada produto:
Com os custos não mão é necessário definir o período de vida útil do equipamento. Normalmente para equipamentos são utilizados 10 anos. Para finalizar o cálculo do TCO é preciso agrupar todos os custos que estarão envolvidos na compra e utilização do equipamento para um período de 10 anos.
Neste exemplo simplificado após 10 anos de uso o Produto C terá o menor custo, apesar de seu custo de aquisição inicial não ser o menor. Esse cálculo precisa ser feito com muito cuidado, pois muitas vezes o resultado é contra intuitivo.
Como você percebeu, o uso do custo total de propriedade é fundamental para oferecer maior segurança e assertividade no processo de aquisição de novos produtos e serviços, pois ele impacta não somente no setor de compras, mas nos demais setores da empresa, especialmente o financeiro.
Se você quer entender melhor esse conceito, conheça nosso curso de gestão de compras e negociação com fornecedores. Nele, além do entendimento do TCO, você irá aprender de forma prática como funcionam os principais processos de gestão de compras, quais os melhores critérios de avaliação e como você poderá aplicar cada atividade na sua empresa.
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