Principais ferramentas do Compliance Trabalhista 
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Principais ferramentas do Compliance Trabalhista 

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Escrito por BCN Treinamentos

Como já falamos  aqui no blog, o termo compliance vem da expressão inglesa “to comply” que significa cumprimento, conformidade. Assim, Compliance Trabalhista nada mais é do que agir conforme um conjunto de regras estabelecidas na legislação e nos regulamentos internos da empresa.

O Compliance Trabalhista tem como objetivo evitar os desvios de conduta, bem como garantir a obediência aos princípios ligados à boa-fé, ética e honestidade, preservando assim a imagem e a reputação da empresa. Por isso, auditorias devem ser realizadas não só no momento da contratação ou da rescisão, mas durante todo o período de vigência do contrato de trabalho, para que nenhum direito trabalhista seja violado. 

A importância do Compliance Trabalhista para a sua empresa

Um eficiente programa de Compliance Trabalhista é uma prática urgente e necessária em todas as empresas. Afinal, essa é a melhor forma de se evitar ações e condenações trabalhistas e previdenciárias que podem resultar em uma grande perda financeira. 

Porém, a empresa e seus colaboradores não devem apenas se adequarem à legislação trabalhista, Constituição Federal, normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho e aos princípios que norteiam o Direito do Trabalho, eles devem também obedecer às regras internas, tais como os regulamentos e códigos de ética e conduta. 

Assim, quando se estabelece um programa de Compliance Trabalhista, observa-se uma diminuição considerável do número de ações trabalhistas e também uma melhora de sua imagem perante os seus empregados, fornecedores, parceiros e consumidores, já que ela passa a ser vista de uma forma positiva por toda a sociedade.

Principais ferramentas de compliance trabalhista

O Compliance Trabalhista é um dos principais instrumentos de governança corporativa e, para que funcione de forma efetiva ele deve se valer de ferramentas que assegurem o cumprimento da norma e possam detectar de forma preventiva atos ilícitos e desvios de conduta de seus colaboradores. 

Não existe uma fórmula exata a ser seguida, uma vez que cada empresa é única e apresenta características próprias. No entanto, algumas ferramentas devem ser utilizadas neste processo, como por exemplo:  

1) Gerenciamento de riscos

Todo programa de compliance deve começar com a análise e gerenciamento de riscos do negócio. É o gerenciamento de riscos que vai definir quais as ações que devem ser tomadas de acordo com a sua a realidade da empresa, bem como posição de mercado.

Os gestores devem entender qual o perfil de riscos da organização, como reduzi-los e quais ela está disposta a aceitar. Só assim, é possível estabelecer estratégias e compromissos de curto e longo prazo, a fim de garantir uma operação segura por meio da obediência de normas e procedimentos que valorizem e promovam uma conduta adequada, de acordo com a legislação e com padrões éticos. 

2) Código de Ética e de Conduta 

O setor de Compliance Trabalhista da empresa deverá desenvolver regras, controles e procedimentos com o objetivo de reduzir a possibilidade de ocorrência de práticas de condutas ilícitas ou inadequadas pelos seus colaboradores. 

Esse Código deve apresentar as seguintes características:

  • conter todos os valores, princípios e procedimentos da empresa; 
  • ter uma linguagem simples, clara e objetiva; 
  • ser de fácil acesso e compreensão por todos os níveis de empregados; 
  • ser elaborado internamente e com a participação de todas as pessoas envolvidas no processo;
  • expressar a cultura e clima organizacional da empresa;
  • ser constantemente atualizado e aprimorado; 
  • apresentar caminhos para eventuais denúncias. 

Para a sua efetividade, o Código deve ser amplamente divulgado a todos os colaboradores e empresas parceiras, seja por meio de intranet, no site da empresa, ou mesmo disponibilizada em áreas de acesso comum dentro da empresa.

A adoção de um Código de Ética e de Conduta traz harmonia ao ambiente de trabalho, uma vez que faz com que todos trabalhem de acordo com as normas vigentes e respeitem os princípios e valores assumidos pela empresa. 

3) Regulamentos empresariais

Além do Código de Ética e de Conduta, deve também ser elaborado um Regulamento Interno que será como um manual de comportamento do colaborador e tem como objetivo evitar transtornos administrativos e judiciais. Tal documento deve ser seguido à risca ou, do contrário, o empregado ficará sujeito à advertências.

No Regulamento Interno devem ser tratadas situações do dia a dia, como por exemplo:

  • uso de e-mail da empresa;
  • monitoramento dos e-mails pela empresa;
  • uso das redes sociais;
  • usufruir da função ou posição na instituição para obter vantagens ou benefícios pessoais;
  • atuar em desacordo com padrões e normas sanitárias e de Segurança do Trabalho.

4) Política de advertências 

Se existem um Código de Ética e de Conduta e um Regulamento Interno, deverá haver punições pelo descumprimento desses documentos com o objetivo de evitar acidentes de trabalho, descumprimento da legislação trabalhista e de princípios, além de práticas de assédio moral e sexual, discriminação e outros atos ilícitos que tragam prejuízos não só financeiros, mas também à imagem da empresa.

Assim, caso as regras não sejam observadas por um colaborador, o mesmo deverá ser punido pela empresa de acordo com a gradação de penas a serem aplicadas pelo empregador, podendo ir desde advertência verbal, por escrito, suspensão e podendo chegar até a uma demissão por justa causa. 

5) Treinamentos e palestras

Para que o programa de Compliance Trabalhista alcance os resultados esperados, os empregados devem ser constantemente treinados para que possam compreender e incorporar os princípios e regras da empresa.

Dessa forma, oferecer treinamento adequado aos colaboradores deve ser um dos principais objetivos das empresas que desejam implementar um programa de Compliance Trabalhista.  

É claro que ele, por si só, não irá impedir a existência de irregularidades, mas certamente irá reduzir as práticas ilícitas, e também poderá mitigar a responsabilidade da organização perante autoridades competentes caso essas práticas venham a acontecer. 

Mas atenção: esses treinamentos devem ser realizados periodicamente durante a duração do contrato de trabalho, reiterando os objetivos, valores e princípios da empresa, bem como detalhando as condutas que são permitidas ou não no ambiente de trabalho, bem como suas possíveis consequências.

6) Canais de denúncia 

É por meio dos canais de denúncia que serão detectadas, tratadas e eliminadas práticas abusivas dentro das empresas, tais como assédio moral, assédio sexual agressões e discriminações. Essas são práticas que, infelizmente, ainda ocorrem com muita frequência dentro das empresas tanto no nível vertical, como no horizontal, entre colegas de trabalho.

De forma simplificada, podemos dizer que os canais de denúncia:

  • trazem mais proteção à empresa contra comportamentos antiéticos;  
  • fornecem transparência aos processos e às relações entre os diversos agentes da organização;  
  • inibem os desvios de conduta;
  • melhoram o ambiente de trabalho; 
  • dão suporte a atuação dos auditores internos, uma vez que fornecem informações relevantes e atualizadas.

E para que um canal de denúncia funcione de forma efetiva, é essencial que exista proteção para o denunciante, que sejam acessíveis e confiáveis e que preservem o sigilo e o anonimato, proporcionando ao empregado segurança no momento de fazer a denúncia. 

Por fim, deve sempre ser dado um feedback ao denunciante para que ele sinta que realmente foi ouvido e que seu relato teve importância para a empresa. 

Conclusão

Com um bom programa de Compliance Trabalhista, aliado ao trabalho de gestão do setor de RH, a empresa conseguirá excelentes resultados e demonstrará a sua adequação às normas, evitando ser penalizada administrativamente ou judicialmente.

No mais, a empresa deixará claro para toda a sociedade que está em conformidade com os padrões de integridade, ética e idoneidade, evitando passivos que possam prejudicá-la de alguma forma. Hoje, mais do que nunca, o Compliance Trabalhista é uma necessidade para as empresas que desejam se manter no mercado e crescerem de forma saudável. 

E para saber mais sobre o assunto, que tal conhecer nosso Curso de Compliance Trabalhista? Ele tem como objetivos te ensinar a:

  • se adequar às normas, ser e estar em Compliance Trabalhista;
  • ferramentas do Compliance Trabalhista;
  • importância dos registros dos atos dos empregados pelos gestores como ferramenta de Compliance Trabalhista;
  • eliminar riscos de passivos trabalhistas.

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