Plano de ação 5W2H: conceito, criação e exemplos

Para que a sua empresa cresça de forma sustentável é preciso um bom planejamento, definir metas e claro, criar um plano de ação para que todos os projetos e ideias saiam do papel. E quando o assunto é fazer acontecer, uma boa solução é criar um plano de ação com base na ferramenta 5W2H.

A ferramenta 5W2H é muito simples, prática e pode ser útil em diversos momentos e áreas da empresa. Por isso, para te ajudar a entender o que é 5W2H e como fazer um plano de ação com essa ferramenta, elaboramos este artigo. Acompanhe!

Índice do artigo

O que é 5W2H?

A ferramenta 5W2H é na verdade um checklist administrativo das atividades, prazos e responsabilidades. Uma lista de ações planejadas que precisarão ser realizadas pelos envolvidos em um determinado projeto ou para alcançar uma meta.

Seu objetivo é definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas são capazes de eliminar qualquer dúvida que surja ao longo de uma atividade e servem como um mapa das ações. São elas:

Os 5W

What (o que será feito?): o que será realizado, ou seja, qual o objetivo, meta ou tarefa a cumprir.
Why (por que será feito?): a justificativa do projeto. Quais as razões para a proposição da meta.
Where (onde será feito?): o local ou departamento onde a ação será realizada.
When (quando será feito?): os prazos para que a ação seja executada.
Who (por quem será feito?): quem fará o quê, ou seja, quem deverá cumprir cada cada etapa para alcançar o objetivo.

Os 2H

How (como será feito?): as ações que serão desenvolvidas para o alcance das metas.
How much (quanto vai custar?): qual será o custo da concretização da meta.

Como usar o 5W2H

A ferramenta 5W2H é muito fácil de ser utilizada por qualquer tipo de empresa, já que é bem prática e intuitiva. Porém, mesmo assim, para que realmente funcione, você deve tomar alguns cuidados e fazer tudo com muita atenção.

Pra começar, crie uma planilha no Excel, a chamada matriz 5W2H, definindo uma coluna para cada uma das sete perguntas e preenchendo as informações de acordo com as metas que precisam ser desenvolvidas.

Mas claro, outros campos podem ser agregados à planilha, além desses sete. Um determinado objetivo poderá demandar, por exemplo, uma escala com o percentual de conclusão para acompanhamento.

Caso haja necessidade de fazer comentários adicionais sobre uma determinada ação, é válido também contar com uma coluna de observações, monitorando o status atual do projeto.

Arquive a planilha em um drive compartilhado para que todos os membros da equipe tenham acesso e a comunicação seja mais ágil e eficiente.

Por fim, defina prazos para reuniões periódicas de acompanhamento. E, durante essas reuniões, colha o máximo possível de feedbacks, verifique o andamento do projeto e, eventualmente, redefina as respostas de alguns pontos da planilha.

Plano de ação 5W2H passo-a-passo

Normalmente, os acionistas ou donos das empresas propõe algumas metas a serem alcançadas anualmente. Por exemplo, uma meta pode ser aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior. Para alcançar essa meta a área de vendas terá que se reunir e criar um plano de ação 5W2H com diferentes ações que devem ser cumpridas durante todo o ano. Na teoria, se todas as ações forem cumpridas a meta será alcançada.

Neste exemplo específico de aumento de vendas, o primeiro passo para se ter êxito em cumprir a meta proposta é levantar o máximo de informações sobre as vendas da empresa. Informações que podem ser interessantes são: market share por produto, número de vendedores por região e por produto, faturamento por vendedor, tendência de vendas por produto, novos produtos que serão lançados e toda a informação que ajude a criação do plano de ação.

Num dia pré-agendado o time de vendas se reúne e inicialmente é feito uma demonstração de todos os dados de vendas levantados. É demonstrado o que ocorreu no ano anterior e quais as áreas/empresas que existe uma maior possibilidade do aumento de vendas.

Com essas informações e com todo o conhecimento dos vendedores é feito um brainstorming para levantar as ideias que serão colocadas no plano de ação. Num primeiro momento podem ser propostas 15 ideias, porém a sugestão é de que sejam colocadas de 5 a 8 ações no plano.

Para chegar nas ações escolhidas é feita uma votação entre os participantes de quais ideias que mais impactarão positivamente o atingimento da meta. Nada impede que um plano de ação tenha 15 ações, mas percebeu-se que quando o número de ações é muito grande, muitas vezes as ações com pouco impacto são priorizadas em detrimento das ações que realmente farão a diferença.

Agora vamos ver um exemplo na prática com apenas 3 ações:

Meta: Aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior

Depois da criação e aprovação do plano de ação, todo o mês deve ser feito um acompanhamento para ver se a meta está sendo atingida e se as ações propostas estão sendo realizadas. Se a meta mensal não for alcançada é necessário descobrir o que aconteceu, e se for o caso propor novas ações. Por isso é sempre importante documentar todas as ações propostas na reunião inicial, e se for o caso usá-las nesse momento.

As vantagens de usar o 5W2H

Existem diversas vantagens relacionadas à utilização da ferramenta 5W2H, e entre elas podemos citar:

Clareza e compreensão das atividades a serem realizadas.
Economia de tempo e aumento de produtividade.
Pode ser utilizada em diversas situações, podendo ser aplicada tanto em empresas quanto no âmbito pessoal.
Aprimoramento do planejamento de qualquer tipo de atividade.
Pode ser utilizada sozinha, quando há a necessidade de colocar em prática ações pontuais ou pode ser usada em conjunto com outras ferramentas de planejamentos estratégicos ou planos que necessitam de ação.

Conclusão

O 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser amplamente utilizada no dia a dia da sua empresa para o planejamento do plano de ação das mais diversas atividades. Isso acontece por se tratar de algo simples, lógico e intuitivo.

No mais, se você está cansado de reuniões para pôr um projeto em ação e nada ir adiante, essa ferramenta pode ser a solução dos seus problemas. Pode apostar!

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