RFP, RFI e RFQ: o que são e para que servem esses documentos?

O processo de gestão do relacionamento com fornecedores exige que a empresa implante estratégias que evitem o surgimento de falhas que venham a afetar a qualidade das entregas. Assim, dentre os documentos utilizados com essa finalidade, estão o RFP, RFI e RFQ.

Se você trabalha com a área de gestão de compras e suprimentos, é fundamental entender o que são esses documentos, qual a finalidade e como utilizar cada um.

E você vai aprender tudo isso através deste artigo. Continue a sua leitura!

O que é RFP, RFI e RFQ?

Antes de entender o que é a RFP, RFI e RFQ você precisa saber que nenhum destes documentos atua de maneira isolada.

Assim, para que todo o processo funcione da melhor forma, existe uma sequência a ser seguida pelo responsável do setor de compras.

Desse modo, de nada adianta utilizar apenas 1 ou 2 destes documentos, pois cada um atende a uma necessidade específica da empresa, garantindo que as melhores soluções sejam encontradas para o negócio.

Por isso, cada um destes documentos representa uma fase da atividade que precisa ser seguida.

RFI (Request for Information)

O RFI (Request for Information) é o primeiro documento da ponta do processo, pois ele funciona como uma requisição de informações da sua lista de potenciais fornecedores.

Assim, ele é utilizado especialmente para mercados que possuem uma grande quantidade de fornecedores de um mesmo produto, e serve para direcionar e captar informações sobre cada uma das possibilidades de negociação.

Por isso, neste documento constam algumas informações, como:

CNPJ;
Razão social e nome fantasia;
Capacidade produtiva;
Porte do negócio;
Ramo de atividade;
Quantidade de colaboradores;
Custos com as matérias-primas;
Possíveis filiais no país e regiões específicas;
Principais contratos em vigência nos últimos anos;
Tempo de atuação;
Principais clientes da empresa;
Regime tributário;
Informações se a empresa é fabricante, distribuidora e/ou importadora;
Linhas de produtos e serviços que são comercializados;
Informações sobre credenciais e certificados de qualidade.

Como é possível perceber, neste documento constam diversas informações específicas e sigilosas sobre o fornecedor. Por isso, é necessário que seja registrado entre as partes um acordo de confidencialidade garantindo a segurança das informações.

Desse modo, dentre os documentos de RFP, RFI e RFQ, este documento possui a finalidade de dar o “start” no processo de pesquisa e aquisição.

RFP (Request for Proposal)

Após a elaboração e envio da RFI, o próximo passo é realizar a pesquisa de condições através da RFP.

Do inglês Request for Proposal (Requisição de Proposta), a RFP consiste em um documento que descreve as principais necessidades sobre a empresa e que serão enviadas para um determinado fornecedor.

Assim, principal objetivo da RFP é fazer com que o seu fornecedor possa entender de maneira clara o que a organização está buscando. Dessa forma, ele poderá enviar uma proposta (RFQ) que atenda às necessidades descritas no documento.

Este documento oferece diversos benefícios para a empresa, como:

Maior transparência no processo de seleção de fornecedores;
Delimitação de um orçamento de compras;
Estímulo para o recebimento de propostas com condições mais competitivas;
Mais controle para a organização;
Recebimento de informações completas e eliminação de perdas com checagem de dados;
Definição de um padrão de contratações;
Promover uma melhor comparação entre as propostas que são recebidas;
Aumentar a carteira de fornecedores do negócio.

Além disso, é através da RFP que a empresa estará comunicando sobre o processo de avaliação de cada proposta a ser recebida.

Antes de mais nada, é preciso esclarecer que este não é um simples documento que serve para consultar preços entre fornecedores. Além disso, este também não deve ser considerado um contrato com o fornecedor.

Para deixar isso ainda mais claro, vamos utilizar um exemplo.

Imagine que você trabalha em uma empresa que está aderindo ao modelo home office, e está em busca de fornecedores que possam atender a sua demanda.

Através da RFP você estará comunicando e solicitando informações requisitos como:

Formatos de entrega;
Possibilidades de pagamento;
Qualidade solicitada;
Datas e prazos que devem ser atendidos.

Por isso, este é um documento indispensável para garantir maior segurança, agilidade e assertividade no processo inicial de aquisição.

RFQ (Request for Quotation)

Por fim, para finalizar o processo, a RFQ (Request for Quotation) é a requisição de proposta com os fornecedores que apresentaram melhores respostas aos critérios estabelecidos na RFP.

Dessa forma, é neste documento que a empresa deve detalhar de maneira ainda mais específica o que deseja para que os fornecedores possam elaborar e enviar o orçamento detalhado com as suas propostas.

Uma dúvida bastante comum é saber qual a quantidade ideal de fornecedores que devem enviar uma proposta.

No entanto, não existe uma regra obrigatória de delimite uma quantidade específica. Assim, na prática de mercado, esse número pode girar em torno de 3 a 5 fornecedores, tendo em vista que uma quantidade maior poderia dificultar o processo de avaliação.

Como você pode perceber, cada uma das requisições RFP, RFI e RFQ podem ser visualizadas como fazendo parte de um funil, que vai reduzindo e filtrando o número de possíveis negociações até chegar às melhores propostas.

Existem diversas particularidades que cercam a elaboração, análise e tratamento destas requisições, e é fundamental que você saiba como realizar todo o processo de forma segura e utilizando as melhores técnicas de mercado.

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