Indicadores de RH: o que são e como defini-los na minha empresa

A área de RH é uma das mais estratégicas para o negócio, pois ela lida diretamente com o principal recurso de uma empresa: as pessoas.

Assim, para que o setor desenvolva ações que promovam a evolução do negócio e o crescimento dos colaboradores, é necessária a utilização de métricas que permitam uma avaliação objetiva dos resultados, como os indicadores de RH.

Porém, nem sempre estas ferramentas são facilmente adaptadas e implantadas na organização. Afinal, é comum que a área de recursos humanos seja cercada por variáveis que tem uma maior dificuldade de se tangibilizar.

Pensando em te ajudar, nós preparamos este artigo com os direcionamentos iniciais para que você entenda o que são os indicadores de RH e quais os principais pontos a serem observados antes de iniciar a sua implantação.

Continue conosco e boa leitura!

O que são os indicadores de RH?

O sucesso da área de gestão de pessoas depende não só de como o sistema e processos do setor foram desenhados, mas também da maneira como cada uma das ações está sendo feita e, principalmente, acompanhada.

Assim, é preciso definir estratégias e ferramentas que viabilizem o processo de monitoramento de resultados.

Para isso, partimos da frase amplamente conhecida no mundo da gestão e empreendedorismo, atribuída aos autores Robert Kaplan e David Norton: “o que não é medido, não é gerenciado”.

Ela resume bem o conceito principal da finalidade de uso dos indicadores, em especial os que fazem parte da área de recursos humanos.

Os indicadores de RH são métricas que servem como base para o processo de mensuração de resultados, avaliando a qualidade e efetividade das estratégias definidas para a área de pessoas numa empresa.

Dessa forma, dentre os benefícios centrais do uso destes indicadores, está:

• A possibilidade de criar um histórico de acompanhamento de metas alcançadas;
• Alinhar as ações do setor com os objetivos estratégicos da organização;
• Quantificar os esforços através do uso de dados e informações;
• Analisar a existência de falhas e erros na execução da estratégia;
• Oferecer, tanto para as lideranças quanto para os colaboradores, um modelo de acompanhamento claro.

Além disso, através do uso de indicadores de RH é possível sair da subjetividade que normalmente é atribuída ao setor e iniciar um processo de posicionamento que oferece maior maturidade para a área.

No entanto, para que isso ocorra da melhor forma, é preciso saber quais os caminhos ideais para implantar e definir os melhores indicadores para a sua empresa.

A importância de mapear os processos para definir os indicadores

Os indicadores, principalmente em algumas empresas multinacionais, são chamados de KPIs. O significado de KPIs é Key Process Indicators, ou numa tradução livre Indicadores Chaves de Processo porque os indicadores são criados para medir o desempenho de um processo.

Portanto, o primeiro passo antes da criação de indicadores de RH na sua empresa é mapear os processos existentes. Simplesmente ao mapear um processo e ao documentá-lo é normal perceber que algumas melhorias podem ser feitas. Ao final dessa fase de mapeamento é importante estar muito claro qual valor que aquele processo entrega ao seu cliente (interno ou externo).

Com os processos mapeados e otimizados são criados os indicadores do processo que ajudarão a controlar se o processo está funcionando conforme esperado. Por exemplo, num processo de recrutamento e seleção um indicador muito utilizado é o tempo de recrutamento de um funcionário. Esse indicador pode ser medido como o tempo entre que a vaga é criada até o dia que o novo colaborador começa a trabalhar. Suponha que após finalizar o mapeamento percebe-se que na sua empresa o maior tempo gasto neste processo é o tempo com as entrevistas que demoram em torno de 60 dias. Portanto, neste caso pode se criar um indicador específico para medir o tempo gasto com entrevistas, pois diminuindo o tempo dessa tarefa existirá uma diminuição no tempo total do processo. Portanto, mais importante que implantar vários indicadores de RH é conhecer seus processos e implantar os indicadores que otimizarão seu processo.

Após a criação dos indicadores é necessário um monitoramento periódico dos indicadores. Com os resultados medidos, quando necessário, é criado um plano de ação 5W2H para propor melhorias no processo e controlar as ações planejadas. Assim o controle dos indicadores cria uma cultura de melhoria contínua na empresa através das melhorias no processo.

Dessa forma, os passos para a implantação de indicadores são as seguintes:

1. Planejar ou mapear o processo;
2. Realizar melhorias no processo;
3. Implantar indicadores de monitoramento;
4. Treinar os responsáveis e fazer com que todos conheçam como as atividades devem ser feitas;
5. Acompanhar os resultados;
6. Propor melhorias no processo.

Desse modo, antes de utilizar qualquer indicador, primeiro você deve compreender minuciosamente como o seu processo funciona, identificar os possíveis gargalos em sua execução e utilizar os indicadores de RH para acompanhar os resultados.

Exemplo prático

Imagine que você está implantando um processo de recrutamento e seleção na empresa. O processo já está mapeado e tem as seguintes etapas:

• Análise dos requisitos da vaga;
• Planejamento do processo seletivo;
• Divulgação das vagas;
• Triagem de currículos;
• Testes técnicos e comportamentais;
• Entrevistas;
• Escolha do candidato.

Com o processo documentado é o momento de verificar se é possível realizar melhorias, tais como: excluir etapas que não são necessárias, realizar tarefas em paralelo, otimizar tarefas, alterar ordem das tarefas, entre outras.

No entanto, com base no histórico da empresa e conhecendo as necessidades do cliente, você entende que, um dos gargalos do processo será o tempo de fechamento das vagas.

Desse modo, já na fase de planejamento (plan), é necessário que você utilize este indicador para analisar de forma quantitativa o quanto esses atrasos impactam na agilidade do processo e, utilizando a etapa de execução (do) para recolher resultados.

Obtendo essas informações, você poderá realizar a verificação (check) e comparar o planejado x realizado, agindo (act) para que as melhorias necessárias sejam implantadas.

Quando todas essas etapas são feitas, você garante que o nível de criticidade seja mantido, aumentando a eficiência do processo e promovendo a melhoria contínua.

Assim, não adianta querer utilizar “indicadores de prateleira”.  O que vai definir quais os melhores para a sua empresa são as necessidades específicas do processo.

Utilizando a metodologia SMART para definir os indicadores de RH

Dentre as estratégias para definir indicadores, a mais comum é o uso dos critérios da metodologia SMART.

Através deste método, você tanto pode construir um indicador quanto avaliar quais os ideais para a sua empresa.

Para isso, existem algumas perguntas e direcionamentos a serem utilizados no processo de análise de cada um dos critérios.

Specific (específico)

Todo indicador existe para satisfazer um determinado objetivo. Para atender a este critério, você pode utilizar algumas perguntas-chave:

• O que pretendemos avaliar?
• Qual a utilidade deste indicador?
• Como ele poderia ser utilizado para desenvolver melhores estratégias?
• Quem estará acompanhado?
• Como ele será avaliado?

Measurable (mensurável)

O foco principal dos indicadores está em oferecer uma análise objetiva de um determinado aspecto da empresa. Por isso, avaliações como “bom”, “regular” ou “ruim” não transmitem o nível de informações necessárias.

Desse modo, deve existir a possibilidade de os indicadores serem mensurados. E para esta avaliação, você pode utilizar estes questionamentos:

• Qual o resultado a ser atingido?
• Em quanto tempo a meta pode ser alcançada?

Attainable (atingível)

Juntamente com a avaliação do nível de mensuração, é preciso ter a consciência de que metas devem ser desafiadoras, mas não devem ser impossíveis.

Isso porque, no momento de construir ou definir os indicadores de RH, algumas pessoas podem “se animar” e propor objetivos que dificilmente podem ser alcançados no cenário atual da organização.

Por isso, é preciso avaliar o histórico da empresa e tomar como base o seu comportamento.

Lembre-se: isso não quer dizer que o indicador deve ser um “amortecedor” de resultados. Para que ele funcione, é necessário o alinhamento com a organização.

Relevant (relevante)

Após definir os pontos iniciais, é preciso analisar qual o nível de importância que este indicador oferece para a empresa.

Um erro comum no processo de implantação de indicadores é acreditar que todas as informações são relevantes para o negócio.

E para evitar este erro, você pode utilizar estas perguntas:

• Esta informação seria uma prioridade para a empresa?
• Numa reunião da gestão, como este indicador pode ajudar outros setores?
• A diretoria precisa/deseja saber desta informação?

Time based (temporal)

Ao final, o ideal é que você defina o prazo para que a meta do indicador seja atingida.

Afinal, não faria sentido trabalhar com um indicador de RH que não possui um prazo para atingir o objetivo específico a que foi definido.

Qual a periodicidade de avaliação dos indicadores de RH?

Após definir o indicador, o próximo passo é determinar qual a periodicidade de avaliação.

Isso porque nem todos os indicadores podem ser avaliados de maneira mensal, e um exemplo seria a avaliação da satisfação dos colaboradores.

Se, mensalmente, você realizasse uma pesquisa de clima para verificar o nível de satisfação, não seria possível implantar as melhorias verificadas e a informação seria controversa.

Por isso, ao definir a periodicidade do indicador, você deve analisar tanto a necessidade da informação quanto a possibilidade de obtenção das informações necessárias para que ele seja acompanhado.

Como avaliar os resultados?

Um outro ponto essencial que você precisa definir é o formato de avaliação de resultados e os próximos passos a serem realizados.

Afinal, de nada adianta perceber que um dos indicadores apresentou um resultado insatisfatório e não realizar nenhuma ação para a mudança do cenário.

Assim, o ideal é que um plano de ação seja elaborado, e você pode utilizar a ferramenta do 5W2H para a sua construção.

Neste artigo você aprendeu que o uso de indicadores de RH é indispensável para o desenvolvimento de um setor mais eficiente e alinhado aos objetivos e estratégias organizacionais.

No entanto, existem inúmeras particularidades que você deve avaliar no processo de implantação e acompanhamento.

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