O budget (orçamento) é a demonstração da estratégia corporativa, onde se estabelece quais são os recursos necessários para que a empresa alcance os seus objetivos. Já quando falamos budget de RH, estamos nos referindo ao orçamento dos gastos com pessoal, incluindo aí INSS, FGTS, férias e 13º salário, cálculo de horas extras, comissões, demissões, novas contratações e treinamentos.
Trata-se de algo de grande importância, pois influencia diretamente as políticas de atração e retenção, motivação, formação de equipes e qualificação dos colaboradores.
Assim, o budget de RH, como todo o planejamento orçamentário, não deve ser negligenciado. Um erro ou descuido na sua elaboração pode ter como consequência um rombo no caixa da empresa. Afinal, em algumas organizações, dependendo do ramo de atividade e do modelo de negócio, os gastos do RH podem representar mais de 80% dos custos e despesas totais.
No mais, se o RH da sua empresa tem um bom planejamento do budget de RH, a área se tornará muito mais estratégica e poderosa, com voz mais ativa nas decisões gerenciais. E claro, um RH que traz resultados financeiros para a empresa será contemplado com recursos mais generosos.
Assim, vale a pena acompanhar este nosso novo artigo e entender um pouco mais sobre a importância de um bom planejamento do budget de RH.
Boa leitura!
Os principais gastos que devem estar presentes no budget de RH
São diversos os gastos que devem ser considerados na hora do planejamento e elaboração do seu budget de RH, mas entre os principais podemos citar os seguintes:
- Salários;
- Encargos trabalhistas;
- Impostos;
- Benefícios;
- Horas extras;
- Comissões;
- Premiações e retenção de talentos;
- Processo de seleção de novos colaboradores;
- Contratações;
- Demissões;
- Treinamentos e cursos de capacitação.
Bastante coisa, não? Mas se houver um bom planejamento é perfeitamente possível organizar todas essas despesas. Lembrando que o planejamento do budget de RH não se resume ao simples ato de fazer projeções e guardar determinada quantia para cada uma das despesas acima.
O planejar é antes de tudo estudar e analisar o que pode ser feito em conjunto a outros setores da empresa, quais ferramentas podem ser utilizadas para otimizar esses custos e claro, manter-se informado e atualizado sobre o mercado de recursos humanos.
E claro, é preciso estar ciente da necessidade de se ter sempre uma reserva de caixa, uma provisão para eventos não previstos, tais como:
- Demissões inesperadas;
- Treinamentos devido a mudanças na legislação, como por exemplo a LGPD;
- Reposições: contratação de trabalhadores temporários no caso de um afastamento por motivo de saúde ou licença maternidade.
As 3 principais formas de estruturar o budget de RH
Geralmente, o budget de RH é elaborado para o período de um ano. Porém, algumas empresas como as startups costumam trabalhar com períodos mais curtos de seis meses, já que se trata de um modelo de negócio mais dinâmico. Já empresas mais sólidas e atuantes em áreas menos voláteis costumam criar projeções para três e até mesmo cinco anos.
No entanto, independente do período da projeção, um budget de RH pode ser estruturado das seguintes formas:
Orçamento por pessoas detalhado
Aqui, as projeções de gastos são feitas por colaborador, com base em informações reais e de acordo com as regras da legislação trabalhista.
Assim, todas as informações trabalhistas (salários, férias, benefícios, etc.), de cada um dos funcionários devem ser inseridas de forma exata.
A grande vantagem de usar esse tipo de estrutura é que você terá um nível muito grande de precisão. No entanto, a desvantagem é que se trata de um método extremamente complexo e que exigirá dados de diversas áreas para funcionar, além do risco de expor informações confidenciais dos colaboradores. Por isso acaba sendo adotado por poucas empresas.
Orçamento por pessoas simplificado
Neste caso, a projeção também é realizada por colaborador, de forma individual. Porém, são usadas regras mais simples visando simplificar todo o processo. Por exemplo, se no modelo detalhado até mesmo o dia exato em que o colaborador sairá de férias é levado em consideração, aqui apenas o mês será informado.
Esta estrutura é bastante utilizada, pois ainda que menos complexa, é bastante precisa.
Orçamento por cargos
Já no modelo de orçamento por cargos, as projeções são feitas para cada um dos cargos da empresa.
Por isso, na elaboração do budget de RH deve-se considerar as movimentações de pessoas ao longo do período orçamentário, tais como contratações, demissões, férias, afastamentos, etc. E, a partir desta movimentação, é feita a projeção de quantas pessoas existirão em cada cargo em determinado período.
A grande vantagem deste modelo é a sua menor complexidade em relação aos anteriores. No entanto, a sua precisão é bem menor.
Cada empresa deve escolher a estrutura que melhor se adapte à sua realidade, podendo até mesmo utilizar uma combinação dessas estruturas, se assim entender que funciona melhor.
Por exemplo, uma empresa de varejo tem uma grande rotatividade de vendedores na lojas e por isso o ideal é a elaboração do budget de RH por meio do modelo por cargos. Porém, quando se trata da área administrativa, onde a rotatividade é bem menor, o modelo a ser usado é por pessoa simplificado.
Por fim, cabe destacar que a elaboração do budget de RH no Brasil é uma tarefa um tanto desafiadora e isso acontece por conta das peculiaridades existentes na nossa legislação trabalhista.
Conclusão
Planejar bem o budget de RH da sua empresa é fundamental, não só para evitar que o caixa fique no vermelho. Ele é importante também para que se possa investir na qualificação e satisfação dos seus colaboradores com tranquilidade e segurança e assim posicionar o RH como grande parceiro estratégico, capaz de trazer resultados financeiros muito positivos para a organização.
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