O planejamento de compras ajuda a melhorar o desempenho da empresa, mesmo com as mudanças dinâmicas do mercado. Logo, não se trata apenas de uma tarefa administrativa, ele se torna uma atividade estratégica que, quando bem executada, potencializa a eficiência operacional, melhora a competitividade e abre caminho para a inovação.
No entanto, para que essa engrenagem funcione de forma fluida, é essencial evitar erros e transformar cada etapa do processo de planejamento em uma oportunidade de aprimoramento para aquisições futuras, adotando uma mentalidade de otimização constante dos processos.
Neste artigo traremos de todos os aspectos relevantes sobre como é feito o planejamento de compras, suas etapas e erros mais comuns. Acompanhe!
Para que serve o planejamento de compras?
O planejamento de compras serve para direcionar as aquisições de maneira eficiente. Primeiro, é fundamental analisar as necessidades de cada departamento, em seguida, é importante considerar o orçamento disponível, respeitando as cotas estabelecidas para evitar desequilíbrio nas contas. Na escolha dos fornecedores, deve-se procurar aqueles que ofereçam o melhor equilíbrio entre preço e qualidade, e que os produtos ou serviços atendam às necessidades da empresa.
Após isso, é necessário criar um cronograma de compras que coordene os prazos com as necessidades de cada área, evitando problemas de ruptura de estoque. Logo, definir políticas claras é essencial para que todos saibam como agir, padronizando o processo. Por fim, é importante realizar um acompanhamento constante, ajustando o planejamento conforme necessário.
O que são processos de compras?
Os processos de compras são um conjunto organizado de etapas que as empresas seguem para adquirir bens e serviços de maneira eficiente e econômica. Cada uma dessas etapas é regida pela política de compras, que serve como um guia para os profissionais da área, permitindo a tomada de decisões embasadas.
Como estruturar um processo de compras?
Estruturar um processo de compras eficaz envolve a organização de várias etapas que guiarão a aquisição de bens e serviços de maneira eficiente e econômica. Abaixo, estão os passos fundamentais para essa estruturação:
Identificação da necessidade
Comece por identificar claramente a demanda por um produto ou serviço em algum departamento.
Cotações
Após identificar a necessidade, o setor de compras deve solicitar propostas de diversos fornecedores, considerando diversos fatores além do preço, como a qualidade e a reputação dos fornecedores.
Análise das propostas
A próxima etapa consiste em avaliar as cotações recebidas com base nos critérios definidos na política de compras deve ser feita a análise cada proposta para determinar a melhor opção em termos de custo-benefício.
Negociação
Uma vez selecionados os fornecedores mais promissores, inicie as negociações para obter as melhores condições possíveis.
Emissão do pedido
Após finalizar as negociações, formalize a aquisição por meio da emissão de um pedido de compra onde devem constar todos os detalhes acordados com o fornecedor.
Recebimento
Quando os produtos ou serviços forem entregues, realize a conferência para garantir que tudo esteja conforme o solicitado.
Avaliação do fornecedor
Por fim, após o recebimento, é importante avaliar o fornecedor para manter um bom relacionamento e para futuras decisões de compras.
Erros comuns no planejamento de compras
Apesar de ser uma função estratégica, o planejamento de compras muitas vezes é afetado por erros que prejudicam a eficiência e aumentam os custos, ou mesmo geram custos desnecessários ou falta de recursos. A seguir, estão alguns dos erros mais comuns que podem comprometer o sucesso do planejamento de compras:
- Falta de previsão de demanda precisa;
- Controle inadequado de orçamento;
- Dependência excessiva de planilhas;
- Escolha inadequada de fornecedores;
- Falta de planejamento a longo prazo;
- Negociações malconduzidas;
- Falta de acompanhamento pós-compra.
Assim, é muito importante evitar esses erros para obter sucesso no planejamento de compras, tornando o processo mais eficiente, econômico e alinhado com as necessidades da empresa. A adoção de tecnologias e boas práticas de gestão contribui para otimizar as aquisições para que os objetivos financeiros e operacionais sejam atingidos.
Conclusão
O planejamento de compras bem estruturado previne falhas e facilita a adaptação rápida às transformações do mercado. No entanto, é preciso evitar erros recorrentes e adotar a estratégia mais adequada para sua empresa. Desta forma, é possível transformar cada aquisição em uma oportunidade de crescimento, eficiência, redução de custos e fechamento de boas parcerias mais robustas. Lembre-se de que o planejamento de compras bem-feito, reflete diretamente na capacidade de adaptação e no sucesso da organização a longo prazo.
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