O termo lead time de compras está relacionado ao tempo total necessário para que um insumo chega à empresa, ou seja, é computado o tempo desde o momento em que o pedido é feito até a finalização da entrega. Logo, o ciclo do lead time envolve vários aspectos, como logística de produção, gestão de compras, gestão de fornecedores e a coordenação de toda a cadeia de suprimentos. Por isso, é imprescindível que seja calculado corretamente, para não gerar ruídos na comunicação e problemas com os consumidores finais.
Os principais objetivos do lead time de forma geral são a eficiência operacional, e a pontualidade e a qualidade da entrega, ou seja, o processo começa na empresa, mas somente termina com a chegada do produto ao cliente de forma satisfatória. Neste artigo, trataremos do conceito de lead time aplicado a compras e a sua importância para a organização. Acompanhe!
O que é o lead time de compras?
Conforme mencionamos inicialmente, o lead time de compras é o tempo total para concluir a compra de insumo pela empresa, desde a solicitação até a entrega. O período de tempo que chamamos de lead time genericamente, possui diversas etapas, como a identificação da necessidade, a cotação de fornecedores, a negociação, o processamento do pedido, o tempo de produção (caso aplicável) e o transporte até o destino final.
Desta forma, quando o lead time é otimizado, a cadeia de suprimentos funciona de maneira eficiente, sem atrasos que possam prejudicar a operação da empresa. Por esse motivo, controlar esse tempo de forma eficaz é a chave para aumentar a produtividade e reduzir custos na empresa.
Quais os tipos de lead time?
Os tipos de lead time estão relacionados a diferentes aspectos do ciclo produtivo e logístico, cada um com sua influência sobre a eficiência e a satisfação do cliente.
O lead time de entrega, por exemplo, é o intervalo entre a confirmação do pedido e a chegada do produto ao cliente, refletindo diretamente a experiência de compra do consumidor.
Por outro lado, o lead time de produção mede o tempo necessário para transformar a matéria-prima em um produto finalizado, abrangendo todas as etapas de fabricação.
O lead time de compras, por sua vez, é o tempo entre a solicitação de matérias-primas ou produtos aos fornecedores e a sua entrega na empresa, impactando diretamente o tempo de entrega ao cliente final e a gestão do estoque.
Note que cada tipo de lead time oferece uma perspectiva única sobre a eficiência e a eficácia dos processos internos e externos da organização.
Como calcular o lead time de compras?
Calcular o lead time em compras envolve medir o tempo entre o momento em que a empresa solicita a matéria-prima ou produto ao fornecedor e a chegada desses itens à organização. O cálculo serve para saber se os insumos estarão disponíveis no momento certo, evitando atrasos na produção e, consequentemente, nas entregas ao cliente final.
Confira agora o passo a passo para calcular o lead time de compras:
1. Solicitação
Determine a data exata em que o pedido foi feito ao fornecedor. Este é o ponto de partida do lead time em compras.
2. Confirmação do pedido
Verifique a data em que o fornecedor confirma a aceitação do pedido. Embora esse passo seja opcional para o cálculo direto, ele pode ser usado para monitorar a eficiência do fornecedor.
3. Prazo de produção
Se o fornecedor precisar fabricar os produtos, calcule o tempo que ele leva para preparar e despachar os itens. Esse período muda dependendo da complexidade do produto e da capacidade de produção do fornecedor.
4. Transporte
Calcule o tempo necessário para que o fornecedor envie a mercadoria até a sua empresa. Isso envolve o tempo de transporte, que varia com base na localização geográfica e nos métodos de entrega utilizados.
5. Recebimento
Marque a data em que os itens chegam à sua empresa. O lead time de compras termina quando os produtos são recebidos e conferidos no estoque ou no setor correspondente.
Logo, esse cálculo reflete o tempo total gasto desde o pedido até o recebimento dos insumos. Caso queira detalhar, é possível dividir o lead time de compras em etapas, como o tempo de processamento do pedido, o tempo de fabricação e o tempo de transporte.
Exemplos de cálculo do lead time de compras
Se você fez um pedido de matéria-prima no dia 1º de setembro e recebeu o produto no dia 10 de setembro, o lead time de compras será de 9 dias. Se o fornecedor tiver uma produção de 3 dias e o transporte demorar 6 dias, esse tempo total de 9 dias será o lead time de compras completo. A análise regular desse cálculo permite otimizar a gestão de compras, reduzir gargalos e melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos.
Quais fatores podem influenciar o lead time?
O lead time pode ser influenciado por diversos fatores, que impactam diretamente o tempo necessário para concluir uma compra. Um desses fatores é a disponibilidade de estoque por parte do fornecedor. Se o fornecedor não possui o item em estoque, o prazo para entrega pode se estender. Além disso, a distância geográfica entre o fornecedor e o comprador também pode alterar o tempo de transporte e entrega, especialmente quando se trata de importações, onde questões como logística e alfândega entram em jogo.
Outro aspecto relevante é a eficiência dos processos internos da empresa, ou seja, fatores como burocracia, o tempo para aprovação de pedidos e o fluxo de comunicação entre os departamentos podem interferir na agilidade do processo. Por fim, fatores externos, como crises econômicas ou problemas logísticos globais, também podem comprometer os prazos acordados, resultando em um lead time mais longo do que o esperado.
Como otimizar o lead time?
Para otimizar o lead time em compras, é essencial entender profundamente as etapas do processo, buscando eliminar gargalos que possam atrasar o fluxo. Isso pode ser feito revisando procedimentos internos, ajustando as interações com fornecedores e identificando pontos que possam estar comprometendo a agilidade das operações. Muitas vezes, a comunicação com fornecedores pode ser aprimorada para evitar atrasos desnecessários. Além disso, é importante que as equipes responsáveis estejam devidamente treinadas e alinhadas com as metas estabelecidas. Dessa forma, torna-se possível melhorar a eficiência sem comprometer a qualidade ou a pontualidade.
Quais as vantagens de medir o lead time?
Medir o lead time oferece uma série de vantagens estratégicas para o processo de compras, permitindo uma gestão mais eficiente. Uma das principais vantagens é a capacidade de prever com maior precisão os prazos de entrega, o que facilita o planejamento e evita atrasos que poderiam comprometer a produção ou a prestação de serviços. Com isso, as empresas entendem melhor sobre a necessidade de reposição de estoque e demandas futuras, reduzindo o risco de escassez de materiais.
Outra vantagem é a melhoria no relacionamento com fornecedores. Quando uma empresa acompanha e avalia consistentemente o lead time, ela identifica gargalos e trabalha em conjunto com os fornecedores para otimizar o processo. Além disso, medir o lead time, facilita a detecção de eventuais ineficiências internas, como aprovações demoradas ou falhas na comunicação entre os departamentos, permitindo ajustes para tornar o fluxo mais ágil.
Por fim, essa medição contribui para o controle de custos, pois quando os processos são mais rápidos e previsíveis, os gastos com soluções de última hora ou transporte urgente são evitados, melhorando o fluxo de caixa e aumentando a competitividade.
Conclusão
O conceito de lead time em compras está diretamente relacionado com o sucesso do negócio, pois acompanhar e otimizar o lead time, permite antecipar e mitigar problemas, melhorar o relacionamento com fornecedores e reduzir custos operacionais. Logo, para quem quer atuar no setor de compras, é muito importante conhecer a respeito.
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