A gestão de riscos em compras é uma prática essencial para empresas de todos os setores que buscam minimizar sua exposição a riscos durante todo o processo de aquisição de bens e serviços.
No entanto, a sua aplicação envolve diversos fatores internos e externos que devem ser considerados para a garantia de uma análise mais completa. Por este motivo, profissionais da área de compras sentem dificuldades em aplicar este processo na prática.
Neste artigo, você vai descobrir o que é a gestão de riscos em compras, porque fazer e como ela pode ser implementada na empresa.
Confira.
O que é gestão de riscos em compras?
A gestão de riscos em compras é o processo de identificar, avaliar e mitigar os riscos envolvidos em todo o processo de aquisição de bens e serviços de um fornecedor.
Assim, o seu principal objetivo é minimizar a exposição da empresa a riscos que possam afetar negativamente suas operações, finanças e reputação. De forma mais direta, a função deste processo é garantir que a empresa esteja preparada para cenários pouco favoráveis.
Por que fazer gestão de riscos em compras?
O departamento de compras lida constantemente com uma variedade de relações comerciais, incluindo contratações, negociações e muitas leis e regulamentos que devem ser cumpridos.
A Pesquisa Global sobre Crimes Econômicos, feita pela PWC, indicou que 27% das empresas brasileiras, no mínimo, já sofreram alguma espécie de fraude. Desse número, 44% delas já foram vítimas de golpes durante o processo de compras. Essa é a segunda forma mais comum de fraude econômica no mundo.
Assim, fazer a gestão de riscos em compras é uma estratégia para evitar que a empresa seja prejudicada e tenha as suas atividades impactadas.
Dentre os principais benefícios desta prática, estão:
- Fortalecer relações com fornecedores;
- Redução de custos com aquisição e demais negociações;
- Melhoria da qualidade dos processos;
- Aumento da satisfação dos clientes por meio de atividades mais eficientes;
- Eliminar riscos com possíveis multas e sanções legais;
- Proteção da imagem da marca;
- Tomada de decisão estratégica.
Como aplicar a gestão de riscos em compras?
Dada a importância da gestão de riscos em compras e conformidade nos departamentos de compras e suprimentos, abaixo estão algumas práticas recomendadas para que sua organização possa monitorar e avaliar pontos importantes.
Prevenção de fraudes com o compliance
Dentre todas as medidas, o compliance precisa ganhar um destaque sobre sua importância.
A estratégia de compliance em compras visa estabelecer práticas e critérios que buscam a maior transparência dos processos, alinhados com as normas e diretrizes legais. Assim, ele impacta tanto nas atividades internas quanto no relacionamento com fornecedores.
Dessa forma, é possível estabelecer firmemente o cumprimento das normas e da ética de conduta dos envolvidos no processo, além de possibilitar a identificação de atividades fraudulentas.
Para exemplificar melhor, abaixo estão todos os benefícios do programa:
- Determinação de critérios para a seleção de fornecedores;
- Acompanhamento do cumprimento legal dos contratos;
- Aumento da colaboração com os fornecedores;
- Alinhamento com as normas legais;
- Monitoramento de riscos.
Auditorias internas
As auditorias internas são essenciais para identificar gargalos, discrepâncias e erros de processo para evitar perdas.
O processo de auditoria interna no setor de compras pode ser realizado por um profissional que faz parte do setor, um colaborador capacitado, mas de outro setor, ou mesmo um auditor externo.
Para isso, é preciso que sejam definidos procedimentos, critérios e parâmetros de avaliação para a realização do processo de auditoria. Ao final, as não-conformidades, ocorrências e pontos de atenção devem ser tratados por meio de planos de ação.
Acompanhamento da legislação
A conformidade com a lei é um dos elementos mais fundamentais da gestão de riscos em compras e compliance.
Essa diligência é ainda mais importante no setor de compras, já que a legislação brasileira não é incomum de mudar e pode ter um impacto financeiro significativo.
Portanto, os aspectos legais devem ser monitorados para acompanhar as mudanças nas áreas financeira, contábil e tributária.
É possível perceber que a realização dos processos de gestão de risco em compras vai além do próprio setor.
Dessa forma, todo o processo envolve diversas áreas, conhecimentos e habilidades que visam a construção de práticas sustentáveis e alinhadas com a legislação.
Homologação de fornecedores
O processo de homologação de fornecedores busca avaliar o alinhamento dos fornecedores com os objetivos e necessidades da empresa.
Esses procedimentos e padrões de aprovação de profissionais também são essenciais, garantindo parcerias que atendem às necessidades técnicas, financeiras e qualitativas da empresa.
Como fazer o mapeamento de riscos na gestão de compras?
O mapeamento dos riscos em compras consiste em identificar, analisar e tratar todos os riscos que podem impactar os processos de gestão de compras.
Assim, esta análise permite manter um processo de gestão mais seguro, estabelecendo ações preventivas e corretivas que visam a garantia da segurança dos processos.
Para realizar o mapeamento de riscos em compras, existem algumas etapas que devem ser trabalhadas:
- Listagem de possíveis riscos de maior ou menor impacto no processo de compras;
- Avaliação e priorização dos riscos;
- Definição de planos de ação para eliminar ou mitigar cada risco;
- Estabelecimento de processos de monitoramento.
Ao longo de cada etapa, diversas ferramentas e metodologias podem ser aplicadas. Por exemplo:
- Brainstorming para o levantamento de riscos;
- Matriz GUT para o estabelecimento da prioridade de acordo com fatores como gravidade, urgência e tendência;
- 5W2H para a elaboração dos planos de ação.
Uma dica para tornar o processo mais efetivo é contar com a participação de colaboradores de outros setores. Afinal, pessoas externas ao processo oferecem percepções diferenciadas, que nem sempre são exploradas.
Além disso, o processo de mapeamento e tratamento de riscos é contínuo e deve ser acompanhado de forma periódica. Assim, ciclos de avaliação devem ser definidos para garantir a maior eficiência do processo.
É importante lembrar que o processo de mapeamento de riscos pode variar de acordo com o perfil, porte e necessidades da empresa.
Em algumas organizações, esta é uma atividade de responsabilidade do setor de gestão da qualidade, outras empresas atribuem a responsabilidade ao próprio setor de compras ou mesmo realizam a contratação de consultorias especialistas neste procedimento.
Quais são os principais riscos em compras?
O setor de compras lida diariamente com as variações de mercado e diversos stakeholders. Por isso, existem inúmeros riscos que podem impactar de forma direta ou indireta a empresa.
Veja os mais comuns:
- Descumprimento de contratos;
- Baixa qualidade de produtos ou serviços;
- Vazamento de informações;
- Fraudes como superfaturamento, compras desnecessárias ou relacionamento com fornecedores não homologados;
- Erros da realização de compras, como pedidos maiores ou menores do que o necessário;
- Falta de planejamento da demanda;
- Rupturas de estoque;
- Processos desatualizados com a legislação;
- Interrupções na cadeia de suprimentos;
- Aumento dos preços;
- Falta de fornecedores na região.
Os riscos podem variar de acordo com o ramo da empresa, mercado, tamanho e complexidade dos processos internos. Por isso, eles devem ser levantados analisando cada particularidade.
Como os fornecedores podem participar da gestão de riscos em compras?
Outro ponto a ser observado é que a gestão de risco em compras não deve ser restrita, mas compartilhada ativamente com os fornecedores.
Eles são os parceiros externos da empresa. Por isso, ao compartilhar os processos de gestão de riscos em compras e os principais pontos de atenção, é possível contar com a sua contribuição na elaboração de melhores planos e preparo para possíveis mudanças de mercado.
Uma prática comum é, após a realização de um ciclo de avaliação de riscos, a equipe responsável pelo monitoramento compartilhe o plano de ação com os fornecedores, informando sobre o objetivo, seu papel no processo e resultados esperados.
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Como você percebeu, o processo de gestão de riscos em compras é complexo, colaborativo e envolve diversos conhecimentos. Por isso, é preciso estar capacitado para implementar a estratégia, na prática.
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