No cenário empresarial atual, a redução de custos é essencial para a competitividade e a sustentabilidade dos negócios. Nesse contexto, a estratégia de compras se destaca como um elemento crucial. Mais do que um simples processo operacional, ela funciona como um plano de longo prazo que orienta todas as aquisições da empresa, buscando equilibrar custos, qualidade e prazos.
Ao adotar uma abordagem estratégica, as empresas podem identificar oportunidades para economizar sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos. Seja por meio de negociações mais vantajosas com fornecedores, centralização de compras ou uso de tecnologia para automatizar processos, uma estratégia bem elaborada contribui significativamente para a redução de custos e a otimização de recursos.
A seguir, você vai conferir como implementar estratégias eficazes que ajudam sua empresa a economizar e alcançar melhores resultados operacionais.
O que é uma estratégia de compras?
Uma estratégia de compras é o plano de longo prazo que a empresa define para adquirir os bens e serviços necessários para suas operações, ele serve como norte de todo o processo de compras para manter o controle sobre custos, qualidade e prazos.
Vale frisar que esse tipo de estratégia também é chamada de Sourcing estratégico, embora os processos não sejam idênticos. Geralmente, a estratégia é elaborada pelos profissionais da área de compras, visando atender tanto as necessidades operacionais quanto o valor que a empresa quer entregar, ajustando as aquisições de maneira alinhada com as prioridades do negócio.
Como reduzir custos no setor de compras?
Reduzir custos no setor de compras exige uma combinação estratégica de planejamento, análise de mercado e otimização dos processos internos. Um primeiro passo é avaliar as despesas atuais e identificar onde o setor pode eliminar gastos excessivos ou desnecessários. Negociar com fornecedores para obter melhores condições também é uma prática eficaz, tanto na negociação de preços quanto na redefinição de prazos e métodos de pagamento.
Outra prática é investir em cost avoidance, que está voltado para a prevenção de custos antes que eles ocorram, como identificar opções mais econômicas de fornecimento e antecipar flutuações de preço. O cost avoidance funciona melhor com ferramentas digitais para automatizar processos de compras e gerar eficiência, facilitando o acompanhamento dos gastos em tempo real e possibilitando ajustes rápidos em caso de aumento de custos.
Além disso, um controle rigoroso do estoque reduz a necessidade de compras emergenciais, que geralmente são mais caras. A análise de dados históricos e a previsão de demanda permitem ajustar o volume de compras de forma a manter o nível ideal de estoque sem excessos.
Quais são as principais estratégia utilizadas na gestão de compras?
Na gestão de compras, algumas estratégias são muito utilizadas para ter eficiência e controlar os custos. A negociação com fornecedores é uma das mais básicas e importantes, pois conseguir melhores condições de pagamento, prazos de entrega e descontos impacta diretamente os gastos da empresa.
Outra estratégia comum é a centralização de compras. Quando as aquisições de diferentes áreas da empresa são feitas por um único setor, fica mais fácil consolidar pedidos, conseguir melhores preços e reduzir a duplicação de compras.
O uso da tecnologia também tem ganhado destaque, com sistemas que ajudam a monitorar o consumo, gerenciar contratos e prever demandas. As ferramentas de automação, por exemplo, aceleram o processo de compras e ajudam a evitar erros e retrabalhos.
A gestão de estoques baseada em previsão de demanda é outra prática altamente recomendada para entender o ritmo de consumo dos itens, evitar excessos e compras emergenciais, o que reduz os custos de armazenamento e o risco de produtos obsoletos.
Confira agora 10 estratégias para redução de custos em compras:
A negociação de contratos com fornecedores é uma das práticas mais utilizadas para reduzir custos. Negociar com contratos bem estruturados aumenta a chance de conseguir melhores preços, prazos mais favoráveis e condições vantajosas, como descontos por volume ou fidelidade. Por exemplo, uma empresa de construção civil negocia um contrato de fornecimento de materiais com cláusulas que garantam preços fixos por um período mais longo, protegendo-se contra flutuações de mercado e assegurando condições de pagamento melhores.
A centralização das compras também é uma estratégia fortemente recomendada para reduzir custos. Isso porque consolidar todas as compras em uma única área ou equipe, faz com que a empresa consiga negociar com mais força e planejar as compras de forma coordenada. Um exemplo disso é uma grande rede varejista que centraliza as compras de todos os seus departamentos em um único setor de compras, conseguindo melhores preços e evitando duplicidade de pedidos.
A implementação de tecnologia e automação no processo de compras também é uma excelente maneira de aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais. Ferramentas como ERPs e plataformas de e-procurement centralizam a gestão de compras, permitem a comparação de preços em tempo real e agilizam o processo de compras. Por exemplo, uma empresa de manufatura utiliza um sistema ERP para automatizar pedidos de reposição de estoque para que as compras sejam feitas com base no nível de estoque real, evitando compras excessivas e custos com armazenamento.
A redução do número de fornecedores também é uma estratégia eficaz para reduzir custos. Isso porque manter uma base menor de fornecedores confiáveis permite uma negociação com descontos por volume e melhores condições de pagamento. Por exemplo, uma empresa de tecnologia consolida suas compras de componentes eletrônicos em um número menor de fornecedores, obtendo preços mais baixos em razão do volume de compras e melhorando a previsibilidade de entregas.
O planejamento de compras antecipadas é fundamental para evitar aquisições de emergência, que geralmente são mais caras. Por isso, monitorar as demandas de seus produtos permite comprar com antecedência e aproveitar períodos de preços mais baixos. Um exemplo: uma empresa de cosméticos que, ao planejar suas compras com antecedência, consegue aproveitar promoções de fornecedores e garantir preços mais competitivos para itens sazonais.
A implementação de programas de Cost Avoidance, que são ações para evitar o surgimento de custos extras, também é essencial. As ações recomendadas são: negociar preços congelados, contratos de longo prazo ou substituir materiais por alternativas mais baratas, mantendo a qualidade. Por exemplo, uma empresa do setor de alimentos negocia com seus fornecedores a manutenção de preços por um período mais longo, evitando aumentos inesperados e mantendo estabilidade nos custos.
A implementação de indicadores de desempenho em compras (kpis) ajuda a monitorar e ajustar as estratégias de compras. KPIs como Saving de compras, Lead time e índice de cumprimento de prazos dos fornecedores permitem uma avaliação precisa das estratégias adotadas. Por exemplo, uma indústria de alimentos utiliza o KPI de lead time para analisar o tempo entre o pedido e a entrega, ajudando a otimizar o processo de compras e reduzir custos com estoques.
A revisão de especificações e padrões de materiais é uma estratégia que envolve a análise de materiais e componentes adquiridos para identificar alternativas de menor custo, sem afetar a qualidade. Por exemplo, uma empresa de móveis substitui alguns materiais de acabamento por alternativas mais baratas, sem comprometer a resistência e a estética do produto final, reduzindo assim os custos de produção.
Por fim, a implementação de programas de compras sustentáveis (ESG) gera muita economia a longo prazo. Comprar produtos que consomem menos energia ou que duram mais também diminui os custos operacionais. Um exemplo disso é uma empresa que adota práticas de compras sustentáveis para adquirir equipamentos de baixo consumo energético, resultando em economia na conta de energia ao longo do tempo.
Investir em treinamento da equipe de compras é uma estratégia que traz retornos relevantes a longo prazo. Com uma equipe bem treinada, as negociações se tornam mais eficazes, e os profissionais estarão aptos a identificar oportunidades de economia de forma mais rápida. Por exemplo, uma empresa de vestuário capacita sua equipe de compras para analisar o comportamento do mercado e identificar os melhores momentos para negociar descontos em matérias-primas.
Conclusão
Adotar estratégias para reduzir custos em compras é parte do dia a dia de qualquer profissional que atua neste setor, por isso, se você atua ou pretende atuar no mundo corporativo e busca capacitação na área de compras, conheça o programa do curso de Gestão de Compras e Negociação com Fornecedores, e saiba mais sobre os cursos oferecidos pela BCN Treinamentos. Entre em contato com a nossa equipe e confira a nossa agenda de treinamentos!
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