Para que se tenha um boa gestão financeira, é essencial conhecer muito bem cada um dos conceitos e elementos relacionados às finanças da empresa. E, entre esses elementos, estão as contas a pagar e a receber. Mas você saberia dizer qual a diferença entre elas e qual a sua importância para o negócio?
Em um primeiro momento pode parecer muito claro e simples, mas sempre vale se aprofundar um pouco no tema. Por isso não deixe de acompanhar este nosso novo artigo.
Boa leitura!
As contas a pagar e as contas a receber são contas que indicam como anda a saúde financeira de uma empresa. São peças fundamentais para planejamento financeiro e por isso é muito importante saber com precisão o que é cada uma delas.
De forma simples, podemos dizer que as contas a pagar são as obrigações financeiras que uma empresa assume com seus funcionários e fornecedores.
Essas obrigações podem ser: tributos, compra de mercadoria ou matéria-prima, salários e benefícios, despesas de manutenção da empresa, etc.
Já as contas a receber são aquelas quantias já previstas para entrar no caixa, como as parcelas das vendas à prazo e os juros de investimentos.
Elas são tudo aquilo que a empresa planeja receber em um determinado período.
Como você já pôde perceber, ambas as contas são previsões operacionais do que vai acontecer com o dinheiro da empresa em um determinado período de tempo. E elas são tanto mais previsíveis quanto maior for o controle e o planejamento financeiro do negócio.
No mais, quando essas duas contas são colocadas lado a lado, é possível enxergar com clareza se o negócio é sustentável ou não, se ele terá dinheiro suficiente para quitar todas as suas obrigações em dia ou se precisará de um empréstimo para continuar funcionando.
Mas agora que você já sabe os conceitos, é hora de avançarmos para algo mais prático, ou seja, como fazer o controle das contas a pagar e das contas a receber. Afinal, é essencial ficar atento a essas contas. Qualquer erro ou descuido pode ser muito prejudicial para o fluxo de caixa da sua empresa.
O controle das contas a pagar e das contas a receber não pode ser negligenciado em hipótese nenhuma, pois é através dele que o gestor acompanha todas as entradas e saídas do caixa da empresa.
Esse controle nada mais é do que estar ciente de todos os tipos de contas do seu negócio. Dessa forma, você pode manter bem organizados os pagamentos recebidos e os que precisam ser realizados, evitando que o seu caixa fique desfalcado por um dia ou mais.
Veja também: 4 erros de Gestão de Custos que a sua empresa não pode cometer
Então, vejamos agora como fazer esse controle no dia a dia da empresa.
Registre todas a contas que precisam ser pagas, seja em uma planilha simples ou em um sistema de gestão online. Insira todos os vencimentos corretamente, sempre no início de cada mês e vá atualizando de acordo com o aparecimento de novas contas.
Mesmo que existam valores variáveis, como a conta de energia elétrica ou compra de mercadorias, coloque-os no sistema. Dessa forma, você conseguirá, ao longo dos meses, ter uma média mensal dessas despesas.
Fique sempre atento ao vencimentos das contas, evitando assim o pagamentos de juros que, por menor que sejam, é sempre um dinheiro que poderia ser gasto em outro lugar ou mesmo investido.
Se por acaso não conseguir pagar alguma conta em dia, não tenha receio de procurar o credor e negociar um parcelamento ou nova data de pagamento.
No mais, uma dica para não atrasar é separar as contas em grupos de acordo com seus vencimentos. Por exemplo, as do dia 01 até o dia 15, as do dia 16 até o dia 30. Assim, fica mais fácil organizar os pagamentos, já que a entrada de dinheiro também não acontece todo dia.
Já falamos muitas vezes isso aqui no blog, mas não custa repetir: não se deve misturar, em nenhuma hipótese os gastos da pessoa física com os gastos da pessoa jurídica. Quando isso ocorre, é comum perder completamente o controle e a noção de como está a saúde financeira da empresa.
É importante que cada sócio tenha seu pró-labore e que a empresa não pague despesas dos sócios como uma forma de compensação.
É importante manter todas as contas a receber da sua empresa bem organizadas. Faça planilhas e as classifique por data, cliente ou qualquer outro tipo de categoria que seja mais conveniente.
Com o tempo, tente identificar o índice médio de inadimplência, pois, infelizmente, ela é uma realidade que não se pode negar. E quanto mais preparada sua empresa estiver para ela, menores serão seus impactos no caixa.
Já que você precisa de dinheiro para pagar suas contas, uma boa ideia é oferecer vantagens ou descontos para quem paga adiantado.
Ofereça algum tipo de recompensa para o seu cliente que paga a conta em dia, ou melhor, adiantado.
É preciso não ter receio de cobrar os devedores. Essa é uma tarefa que mais cedo ou mais tarde você terá que fazer.
Organize um setor de cobrança na sua empresa, mesmo que ela seja pequena, ou escolha um funcionário para, pelo menos uma vez por semana, fazer as cobranças e negociar com os inadimplentes.
Com um bom trabalho de cobrança você pode recuperar parte do dinheiro que considerava perdido.
Veja também: 5 ações para o seu negócio evitar a inadimplência dos clientes
Planejamento nunca é demais. Por isso, além de manter o controle sobre as contas a pagar e a receber, faça um planejamento financeiro de pelo menos um ano.
Com um planejamento bem feito e acima de tudo realista, fica mais fácil trabalhar as metas do negócio, bem como garantir a sua sustentabilidade.
Veja também: Conheça 6 técnicas para o planejamento financeiro da empresa
Bem, agora você já sabe a diferença entre contas a pagar e contas a receber, sabe o quanto é importante mantê-las sob controle e mais, sabe também como começar a fazer isso na prática.
Mas claro, conhecimento é sempre bem-vindo, então que tal se aprofundar e conferir nosso Curso de Gestão Estratégica de Tesouraria, destinado aos Gerentes, Supervisores e demais profissionais de área financeira? Entre em contato e saiba mais!
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