Cost Breakdown: o que é e como calcular

O Cost Breakdown é uma das ferramentas mais importantes na tomada de decisões em uma empresa que precisa negociar com fornecedores.

Com uma compreensão clara dos custos envolvidos na produção de um produto ou serviço, um departamento de compras pode tomar decisões informadas sobre preços, orçamentos e investimentos de forma mais assertiva.

Neste artigo, vamos detalhar o conceito de cost Breakdown, dar exemplo e como ele pode ser usado para ajudar a entender melhor os custos e planejar aquisição de produtos. Acompanhe!

O que é Cost Breakdown e por que é importante?

O cost breakdown é um método de análise de custos que envolve a divisão dos custos de um projeto, processo ou departamento em grupos menores e mais específicos.

Também conhecido como breakdown de custos, repartição de custos ou análise da divisão de custos, essa é a estratégia usada para estudar todos os valores envolvidos em um produto ou projeto, dividindo em categorias.

Essas categorias são geralmente criadas com base na natureza dos custos, como por exemplo:

• Custos de mão de obra;
• Custos de materiais;
• Custos de equipamentos;
• Custos de transporte, entre outros.

O objetivo do cost breakdown é fornecer uma visão mais detalhada dos custos envolvidos em um projeto ou processo, o que permite uma melhor compreensão dos fatores que impulsionam os custos e uma melhor gestão de fornecedores.

A importância do cost breakdown reside em sua capacidade de fornecer informações precisas e detalhadas sobre os custos, o que é fundamental para o planejamento e a tomada de decisões.

Sem uma compreensão completa dos custos envolvidos em um projeto ou processo, uma empresa pode subestimar os custos e correr o risco de ultrapassar o orçamento, ou superestimar os custos e gastar mais do que o necessário.

Além disso, o cost breakdown também pode ajudar a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos ou otimizados, permitindo que a empresa faça ajustes para tornar-se mais competitiva.

Cost breakdown em projetos

Uma outra forma de aplicar o cost breakdown é na gestão de projetos a partir da análise da EAP (estrutura analítica do projeto).

Para os que ainda não estão familiarizados com o conceito em gestão de projetos, a EAP é a estrutura que reúne todas as etapas do projeto e realiza a sua segmentação em microetapas, tarefas ou atividades a serem entregues.

Veja um exemplo:

Para cada entrega a ser realizada, existem custos envolvidos. Assim, levando o conceito para a gestão de projetos, é possível planejar com antecedência cada uma das etapas, suas entregas e fazer o cost breakdown.

Veja como a estrutura funcionaria.

Qual a diferença entre cost breakdown e ciclo de vida do produto?

O ciclo de vida do produto é uma abordagem que se concentra em entender os diferentes estágios em que um produto passa ao longo da sua vida útil. Assim, esses estágios vão desde o seu planejamento até a saída do mercado, incluindo pontos como:

• Pesquisa e desenvolvimento;
• Produção;
• Marketing;
• Vendas e distribuição;
• Pós-venda;
• Retirada do mercado.

Enquanto o cost breakdown foca em destrinchar os custos de aquisição, o ciclo de vida trata sobre todas as fases que um produto ou serviço percorre no mercado, desde a sua formulação até saída.

Qual a diferença entre cost breakdown e custo total de propriedade (TCO)?

O custo total de propriedade (TCO) avalia todos os custos associados a um produto ao longo da sua vida útil, envolvendo desde os custos de aquisição até custos como manutenções, reparos, operação e descarte.

Essa avaliação tem como objetivo permitir que uma empresa avalie o quanto custo não só comprar um produto ou serviço, mas mantê-lo dentro de sua operação. De forma resumida, o custo total de propriedade oferece uma percepção não só do custo inicial, mas também do custo completo do item em avaliação.

Assim, enquanto o cost breakdown de trata de uma abordagem mais direta sobre os elementos individuais que fazem parte de um produto ou serviço, o custo total de propriedade envolve uma abordagem mais ampla que considera todos os custos ao longo da vida útil.

Qual a relação entre ciclo de vida do produto, cost breakdown e custo total de propriedade?

Depois de entender qual a diferença entre TCO, ciclo de vida e cost breakdown, é preciso entender como cada uma dessas estratégias estão relacionadas.

Veja bem, estes são 3 fatores que devem ser calculados pelo comprador e que interfere na escolha de um fornecedor ou mesmo de um item. Afinal, elas são abordagens complementares.

Com o ciclo de vida do produto, é possível entender toda a sua vida útil e analisar as atividades relacionadas a cada uma das fases. Usando o TCO, o profissional pode calcular todos os custos que essa vida útil demandaria da empresa. Por fim, o cost breakdown detalha com maior precisão o que estará envolvido nos custos desse procuto ou serviço.

Dessa forma, o processo de análise funciona com esta sequência:

1. Analisar o ciclo de vida;
2. Estudar o custo total de propriedade;
3. Calcular o cost breakdown.

Quais os componentes do Cost Breakdown?

Embora as categorias possam variar dependendo do contexto e do objetivo da análise, aqui estão alguns dos componentes mais comuns do Cost Breakdown:

1. Custos de mão de obra

Os custos de mão de obra incluem salários e benefícios dos funcionários que trabalham no projeto ou processo em questão. Isso pode incluir:

• Salários regulares;
• Horas extras;
• Encargos sociais;
• 13º salário;
• Férias.

2. Custos de materiais

Os custos de materiais incluem os custos dos insumos e materiais necessários para uma produção ou execução de serviço, como matérias-primas, componentes, peças e produtos químicos.

3. Custos de equipamentos

Os custos de equipamentos incluem os custos de manutenção, reparo e aquisição de equipamentos necessários para a atividade da empresa. Isso pode incluir:

• Equipamentos de produção;
• Equipamentos de segurança;
• Veículos;
• Ferramentas, entre outros.

4. Custos de transporte:

Os custos de transporte incluem os custos de transporte de materiais, equipamentos ou produtos acabados. Isso pode incluir custos de frete, combustível e manutenção de veículos.

5. Impostos

Essa é a pegadinha que a maioria dos compradores acaba caindo!

O Brasil é um dos países com a maior carga tributária do mundo. Assim, na aplicação da estratégia de repartição de custos, os impostos não poderiam ser deixados de lado.

Desse modo, além de conhecimentos financeiros, o profissional responsável por elaborar o cost breakdown também precisa entender sobre as aplicações fiscais no processo de compras.

6. Custos de energia e serviços públicos:

Os custos de energia e serviços públicos incluem os custos de eletricidade, água, gás, entre outros serviços necessários para o projeto ou processo.

Cada um desses componentes é importante para a análise de custos detalhada, pois permite que os gestores conheçam melhor os custos envolvidos para investimentos, orçamentos, preços e outras questões financeiras importantes.

Como calcular o Cost Breakdown?

O cálculo do Cost Breakdown envolve a divisão dos custos totais em categorias menores e mais específicas. Veja abaixo o passo a passo para calcular o Cost Breakdown:

1. Identifique todos os custos relacionados a um determinado departamento;
2. Separe todos esses custos em categorias;
3. Faça o registro financeiro de cada custo em sua respectiva categoria;
4. Calcule o custo total por categoria;
5. Some todos os custos e tenha o custo geral.

Além disso, também calcule a porcentagem de cada custo em relação aos custos totais, assim você vai saber o peso de cada custo para o orçamento da área.

Para fazer isso, divida o custo total de cada categoria pelo custo total geral e multiplique por 100.

Como utilizar o Cost Breakdown para estabelecer preços mais competitivos?

A análise de Cost Breakdown pode ser útil para estabelecer preços mais competitivos para um produto ou serviço, uma vez que permite identificar os custos associados à produção ou prestação do serviço de forma mais precisa e detalhada.

Confira algumas etapas que podem ajudar a utilizar o Cost Breakdown para estabelecer preços mais competitivos:

• Identifique os custos associados ao produto ou serviço;
• Negocie com os fornecedores;
• Invista na diferenciação do produto ou serviço;
• Otimize a produção ou execução do serviço para aumentar a eficiência e reduzir custos;
• Faça um estudo de mercado e ajuste o preço de acordo com a concorrência e a realidade do seu negócio.

Além disso, invista na qualificação dos colaboradores, esse é um fator primordial para obter uma maior eficiência e assim reduzir custos na sua cadeia de suprimentos.

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