Geralmente, entre setembro e outubro, as empresa desenvolvem o orçamento para o ano seguinte, fazendo uma primeira revisão para ajustes depois de três meses. Pois bem, o orçamento contínuo (rolling forecast), propõe uma solução diferente que foge um pouco deste esquema rígido que grande parte das empresas adotam.
Neste nosso novo artigo, iremos te explicar como essa metodologia de planejamento e gestão orçamentária funciona e quais as vantagens de usar esse recurso na sua empresa.
Acompanhe e boa leitura!
O Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast) é uma metodologia geralmente utilizada para cobrir orçamentos por um período de 12 meses. Nele, quando um mês se encerra, acontece uma revisão e é adicionado um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Assim, a empresa terá sempre um orçamento de 12 meses pela frente.
Como já se pode imaginar, o orçamento contínuo exige um acompanhamento recorrente do planejado e do realizado, estabelecendo uma periodicidade maior nas revisões orçamentárias (forecast).
Por sua vez, o acompanhamento e atualização periódica do orçamento leva a um maior engajamento e comprometimento dos gestores e colaboradores envolvidos no processo.
E por falar em gestores, quando uma empresa adota o rolling forecast esses precisam ser flexíveis e ágeis para responder aos imprevistos e também criarem o hábito de estar constantemente a par do que está acontecendo no orçamento.
Com o orçamento contínuo é possível detectar falhas com mais antecedência, agilizar a tomada de decisão e tornar o processo mais dinâmico.
De uma maneira bem simples, podemos dizer que o orçamento contínuo funciona da seguinte forma:
Vejamos agora quais são as principais vantagens e desvantagens do uso da metodologia do rolling forecast pelas empresas.
Entre as vantagens do uso da metodologia do rolling forecast está o fato de que, como sempre se tem uma projeção para os próximos 12 meses, tem-se a oportunidade de realizar revisões continuamente, eliminando a necessidade de parar toda a empresa para uma grande e completa revisão orçamentária e isso, por si só, já torna o processo muito mais eficaz.
No mais, na hora da elaboração do orçamento anual, o trabalho será menos complexo, pois já foi feito durante os períodos anteriores, sendo necessária apenas uma revisão final dos dados estimados.
O orçamento contínuo é bastante indicado para empresas que trabalham com produtos que possuem ciclos de vida curtos ou em mercados muito voláteis, como moda ou tecnologia. Afinal, estas empresas trabalham de forma bastante dinâmica e ágil, necessitando manter as projeções sempre alinhadas com as oscilações do cenário econômico e as revisões orçamentárias trimestrais ou semestrais nem sempre são suficientes.
Outra vantagem é proporcionar um nível alto de precisão do orçamento, uma vez que os dados estão sendo sempre atualizados, conforme a empresa vai evoluindo e as condições do mercado se modificando.
Uma das principais desvantagens do rolling forecast apontadas pelos especialistas é o alto custo gerado pela constante atualização dos orçamentos. O método necessita também de um grande engajamento dos colaboradores envolvidos, o que pode ser visto como uma desvantagem quando se pensa no tempo de trabalho gasto.
Esta é uma metodologia de gestão orçamentária não recomendada para empresas que trabalham com produtos de ciclos de vida longos ou em um mercado mais consolidado, como comodities ou concessões. Esses tipos de negócios não sofrem tantas variações em curtos espaços de tempo e o trabalho gerado pelo orçamento contínuo não vai compensar os benefícios obtidos.
No mais, é preciso ter em mente que a adoção do orçamento contínuo exige uma cultura organizacional flexível, que se adapte rapidamente a novos cenários, bem como uma equipe de controladoria atuante na elaboração e manutenção do orçamento e pronta para dar suporte aos gestores de departamento e outras pessoas envolvidas no processo.
Por fim, para que não reste nenhuma dúvida, é preciso destacar que muitas pessoas fazem confusão entre estes dois conceitos: budget e forecast. Porém, isso não é nada complicado, como veremos a seguir, são coisas diferentes, mas complementares.
Budget significa um orçamento estático, ou seja, o planejamento de metas, despesas, custos e gastos em um período de exercício específico.
Já forecast é a o ajuste deste orçamento sempre que necessário.
Na prática, funciona da seguinte maneira: a empresa define o orçamento para um determinado período e, com o passar do tempo, vai comparando ele com o que foi executado. Caso seja necessário, são feitos ajustes para que o número inicial seja cumprido, sem que o valor total do orçamento seja alterado.
Por exemplo, imagine uma empresa que tem um orçamento para despesas no valor de R$ 1.200.000 ao ano. Ou seja, ela tem algo em torno de R$ 100.000 para serem gastos mensalmente. No entanto, no sexto mês, ela já gastou R$ 800.000 e para os próximos seis meses restam apenas R$ 400.000. Para resolver isso ajustamos a quantia mensal disponível para R$ 67.000, R$ 33.000 a menos garantindo que o valor total do Budget pré-definido seja alcançado.
No entanto, caso fosse aplicado no exemplo acima o rolling forecast ou orçamento contínuo, após a revisão teríamos um novo orçamento para os próximos 12 meses, baseado nos números do último período.
Ou seja, o orçamento revisado em junho que entra em vigor em julho deverá fazer previsões até junho do mês seguinte.
Você já sabe que orçamento é coisa séria e que é um assunto que não se esgota nunca. Por isso, é importante se manter sempre atualizado, seja através de leituras ou seja por meio de cursos.
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