As compras são uma das áreas mais importantes em qualquer empresa, por isso é necessário garantir, por meio de KPI para compras, que sejam gerenciadas de maneira eficiente.
Isso porque, os KPIs de compras fornecem uma visão clara do desempenho da equipe responsável por essa área e ajudam a identificar oportunidades de melhoria e redução de custos.
Neste artigo, vamos detalhar o que de fato é KPI para compras, porque são importantes e quais são os principais utilizados na gestão de compras. Acompanhe!
Quando falamos sobre indicadores de compras ou KPI para compras, estamos nos referindo a métricas quantitativas usadas para avaliar a eficácia da área de compras em uma empresa. No geral, esses indicadores são utilizados para:
Além disso, os indicadores de compras também são projetados para serem mensuráveis, objetivos e fáceis de entender.
Assim, permitem que os gerentes e líderes de compras acompanhem o desempenho de sua equipe, avaliem o impacto de suas decisões e estabeleçam metas para melhorar a eficiência das aquisições.
O setor de compras enfrenta, diariamente, inúmeros desafios:
Medir a eficiência do setor de compras é crucial para o sucesso de qualquer empresa, uma vez que compras bem gerenciadas podem ter um impacto significativo na rentabilidade e competitividade do negócio.
É aqui que entram os indicadores-chave de performance para compras, ou simplesmente, KPI para compras, que fornecem dados quantificáveis e mensuráveis para avaliar a eficácia da gestão desse setor.
Existem diversas razões pelas quais é importante medir a eficiência da área de compras por meio de KPIs, entre as quais:
Além disso, os indicadores-chave de performance de compras fornecem dados objetivos e mensuráveis que podem ser usados para tomar decisões baseadas em dados.
Isso é importante porque as decisões de compras podem afetar significativamente a rentabilidade e a competitividade da empresa.
A seguir, confira alguns dos principais KPIs que podem ser utilizados para o acompanhamento da eficiência nas estratégias do setor de compras.
Existem diversos KPIs que podem ser acompanhados pela área de compras. Confira abaixo os 6 principais!
O KPI de evolução de preços é um dos indicadores que mais auxiliam a equipe de compras na hora de decidir ou não por uma aquisição. Isso porque ele fornece um histórico das oscilações de valores de um determinado produto ou serviço, considerando um período.
Assim, é possível avaliar qual o comportamento do mercado, planejar o melhor momento para a aquisição e estabelecer uma faixa de negociação com os fornecedores, baseada dos valores históricos.
Para realizar o acompanhamento, a equipe de compras pode tanto utilizar os valores das últimas compras quanto contar com o apoio dos representantes de vendas, que comunicarão sobre possíveis elevações e baixas de preços.
O KPI de compras relacionado ao acompanhamento de custo dos suprimentos ajuda a mensurar o total dos produtos ou serviços adquiridos pela empresa em relação ao total do faturamento.
Essa métrica é importante porque ajuda a avaliar se a empresa está controlando bem seus gastos e se está obtendo um bom retorno sobre o investimento.
A fórmula para calcular o custo dos suprimentos é:
Custo dos suprimentos = Custo Total dos Suprimentos / Receita Total da Empresa
Utilizado para medir a eficiência do departamento de compras em relação ao tempo e recursos investidos, o KPI de produtividade do setor de compras é importante para avaliar se o setor tem uma gestão eficiente.
O cálculo para acompanhar a produtividade do setor de compras é:
Produtividade do Setor de Compras = Valor total dos produtos ou serviços adquiridos / Tempo e recursos investidos no setor de compras
Apesar de pouco avaliado, o KPI de tempo de ciclo de pedidos é um dos mais relevantes em situações emergenciais e que exigem tomadas de decisão rápidas.
Isso porque ele avalia o prazo médio de entrega de cada um dos fornecedores da empresa, ajudando a identificar quais os fornecedores mais ágeis e a quem recorrer em casos de pedidos urgentes.
Não existe uma fórmula para o KPI. Aqui, o profissional da área de compras deverá calcular o tempo médio do ciclo de pedidos — que vai desde a criação, aprovação até a entrega final — para avaliar quais fornecedores oferecem soluções com maior agilidade.
Assim, caso um fornecedor apresente um ciclo de pedido de 5 dias, e ou um ciclo de 10 dias, o primeiro poderá receber prioridade em casos de urgência.
Lembrando que, neste caso, apenas o tempo de resposta é considerado, sem avaliar fatores como condições de pagamento ou valor dos produtos.
Assim como outras áreas, o setor de compras precisa manter o acompanhamento do custo-benefício das escolhas realizadas. Assim, para avaliar a lucratividade das aquisições, o indicador de ROI total de aquisição pode ser utilizado.
ROI total de aquisição = economia de custos anual/custo anual de aquisição
Já o KPI de nível das entregas dos fornecedores ajuda a medir a eficiência dos fornecedores em relação ao prazo de entrega.
Essa métrica é importante porque ajuda a avaliar se os fornecedores estão atendendo às expectativas da empresa e se estão contribuindo para a eficiência geral da cadeia de suprimentos.
Para mensurar o nível das entregas dos fornecedores, é necessário aplicar o seguinte cálculo:
% de entregas no prazo = Número de entregas no prazo / Total de entregas
O primeiro passo para implantar um KPI de compras é identificar os objetivos do departamento, melhoria da qualidade dos produtos comprados, aumento da eficiência do processo de compras, entre outros.
Em seguida, é preciso entender quais são os processos de compras que contribuem para o alcance dos objetivos definidos.
Isso pode incluir desde a seleção de fornecedores até a gestão de contratos e a avaliação do desempenho dos fornecedores.
Com base nos objetivos e nos processos identificados, é preciso escolher os indicadores que serão medidos. Por exemplo, se o objetivo é reduzir os custos de compras, um indicador relevante pode ser o custo médio por produto comprado.
Mas é sempre importante ressaltar que cada indicador deve ter uma meta associada, que deve ser desafiadora, mas alcançável.
A meta deve ser definida com base em dados históricos e em benchmarks do setor.
Além disso, uma vez definidos os indicadores e as metas, é preciso monitorar regularmente os resultados e tomar ações corretivas caso os resultados não estejam de acordo com as metas.
Agora que você já conferiu as principais dicas sobre KPI de compras, que tal aprofundar seu conhecimento sobre métricas e indicadores?
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