A gestão de fornecedores é um processo amplamente discutido entre os profissionais de compras. No entanto, nem sempre esta é uma atividade simples de ser implementada na empresa.
Existem diversos aspectos que devem ser observados para assegurar um modelo de gerenciamento eficiente e que ofereça benefícios para a empresa.
E para te ajudar a entender melhor o que é e como funciona a gestão de fornecedores, nós preparamos um conteúdo completo com dicas, etapas, critérios a serem verificados e erros mais cometidos pelos profissionais.
Aproveite o conteúdo!
Para explicar o que é a gestão de fornecedores, primeiro é preciso relembrar que este é um processo que está inserido nas atividades de gestão de compras de uma empresa.
Este setor tem como objetivo garantir as melhores condições de aquisições com foco em critérios como:
Somente após a definição do que deve ser adquirido e definindo cada um desses critérios é possível seguir para o processo de gestão de fornecedores. Afinal, primeiro a sua empresa deve saber o que e como deseja comprar para depois escolher de quem adquirir.
A partir desse conceito, podemos definir a gestão de fornecedores como um conjunto de atividades que buscam agregar valor no processo de compras, sendo responsável pela realização de atividades que buscam gerenciar e integrar os participantes necessários para manter a cadeia produtiva.
De uma forma mais simples, este é o processo que busca:
Assim, todos os esforços são direcionados para otimizar o processo de compras e garantir a satisfação do cliente.
O objetivo central do investimento em uma estratégia de gestão de fornecedores é o aumento da competitividade da empresa.
E para mostrar como isso funciona na prática, nós iremos apresentar algumas das principais vantagens em investir num processo de gestão de fornecedores eficaz.
Ao investir numa gestão de fornecedores estruturada, é possível manter a produção da empresa de forma previsível, além de possibilitar a realização de processos otimizados e com custos reduzidos.
Isso porque o gerenciamento de fornecedores não envolve somente a escolha de quem irá manter o relacionamento com a empresa e fornecer produtos e serviços, mas também as expectativas e melhorias com essa escolha.
Assim, esta é uma atividade que trabalha também a elaboração de uma estratégia alinhada aos objetivos organizacionais.
A qualidade do produto final e, consequentemente, a satisfação do cliente, dependem das escolhas feitas desde a seleção da matéria-prima.
Por isso, quando você investe na elaboração de um gerenciamento de fornecedores mais eficiente, os resultados da cadeia produtiva tornam-se melhores.
A comprovação de um processo eficaz na gestão de fornecedores é um dos requisitos para garantir algumas das principais certificações em gestão, como a ISSO 9001.
Dessa forma, além de assegurar a qualidade dos processos, a sua empresa ainda será reconhecida pelas boas práticas.
Existem diversas formas de trabalhar o gerenciamento de fornecedores, como:
Porém, para que cada um desses formatos possa funcionar da melhor forma, algumas etapas fundamentais não podem ser deixadas de lado, e devem ser feitas com o objetivo de manter a segurança e qualidade das relações desde a etapa de busca por fornecedores.
Assim como os demais processos numa empresa, o gerenciamento de fornecedores segue a estrutura do ciclo PDCA, que trabalha 4 fases principais no processo de gestão:
E para cada uma delas, existem etapas que servem para assegurar a qualidade das relações.
Veja a seguir como elas funcionam.
A etapa de qualificação, que também é conhecida como seleção de fornecedores, envolve todas as atividades que servem para definir os critérios a serem observados e avaliar se os candidatos estão aptos para fazer parte da carteira de fornecedores da organização.
Para isso, existem alguns aspectos a serem observados:
O peso e a presença de cada critério variam de acordo com as necessidades e maturidade da empresa. Por isso, em alguns casos, alguns desses aspectos podem ser mais ou menos relevantes durante a seleção.
Após a etapa de seleção, é preciso realizar a homologação dos fornecedores. Esse processo consiste em confirmar se o candidato atende aos critérios definidos na etapa de qualificação.
Assim, para ser homologado, o fornecedor precisa:
Para que a homologação seja feita, a empresa contratante poderá utilizar processos documentais ou pesquisas de campo, realizando auditorias presenciais na empresa a ser contratada.
Firmado o contrato, é preciso classificar o nível de criticidade e impacto que o contratado apresenta para as atividades da empresa.
Algumas empresas realizam a etapa de classificação em momentos distintos, sendo antes, durante ou mesmo após o processo de homologação. E para que esta etapa seja feita, a empresa precisará categorizar os seus fornecedores seguindo os níveis abaixo:
Esta é uma etapa pouco comentada, mas é de extrema importância para a manutenção da qualidade das relações entre contratada e contratante.
Assim como os novos colaboradores precisam passar pelo processo de onboarding, os fornecedores também devem ser integrados e apresentados ao código de conduta ética para manter o alinhamento com os critérios de compliance da empresa.
Desse modo, para que um relacionamento transparente e de confiança seja estabelecido, os fornecedores devem estar alinhados com a cultura e práticas da empresa.
Por fim, o monitoramento e avaliação de fornecedores é um dos processos fundamentais a serem feitos.
Para isso, alguns indicadores podem ser usados, como:
É importante lembrar que a avaliação de fornecedores deve ser feita com frequência, verificando os níveis de melhoria e aplicando planos de ação para resolver problemas ou desenvolver oportunidades.
Mesmo seguindo as etapas citadas acima, existem alguns erros comuns que são cometidos no processo de gerenciamento de fornecedores e que devem ser evitados.
Confira abaixo.
Para que a gestão de fornecedores funcione, é preciso estabelecer um relacionamento de confiança e transparência.
Quando o seu fornecedor não sabe quais as expectativas da empresa e como a sua atuação impacta no alcance dos objetivos estratégicos, as necessidades da empresa podem não ser atendidas.
Por isso, busque organizações e profissionais em que a sua empresa possa confiar e firmar um relacionamento e comunicação aberta.
Manter a melhoria e inovação das atividades é tão importante quanto elaborar um processo eficiente de gerenciamento de fornecedores. E um dos grandes erros dos profissionais de compras é não buscar mudanças e prender-se a checklists básicos.
Assim, o melhor é sempre buscar analisar as situações indo além dos aspectos pré-definidos e buscar oportunidades de melhoria e novos negócios.
Quando uma das partes decide tomar vantagem da negociação, as chances de quebra de contrato e problemas no processo de trabalho são grandes.
Portanto, a gestão e relacionamento com fornecedores deve ser baseada no “ganha-ganha”.
A gestão de fornecedores é cercada de aspectos e critérios que devem ser bem avaliados para que todas as partes sejam beneficiadas. E para evitar o surgimento de possíveis problemas, o profissional de compras deve buscar a capacitação e atualização constante no tema.
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