Contas a pagar: como mantê-las sob controle

Para que se tenha um boa gestão financeira, é essencial conhecer muito bem cada um dos conceitos e elementos relacionados às finanças da empresa. Pensando nisso, já falamos aqui no blog da diferença entre contas a pagar e a receber. 

Mas hoje, neste nosso novo artigo, vamos nos aprofundar no tema contas a pagar. Confira! 

O que são contas a pagar

De maneira simplificada, podemos dizer que as contas a pagar são as obrigações financeiras de uma empresa para com seus funcionários e fornecedores.

Essas obrigações podem ser: tributos, compra de mercadoria ou matéria-prima, salários, benefícios, despesas de manutenção da empresa, aluguel, etc. É a partir da análise das contas a pagar que a empresa consegue:

• Definir quais as contas são mais urgentes e devem ter prioridade na hora do pagamento, principalmente no que diz respeito aos juros e multas por atraso;
• Entender quais são as despesas que podem ser cortadas, já que talvez sua empresa esteja pagando por serviços ou produtos desnecessários;
• Evitar o pagamento de contas em atraso por consequências de esquecimento ou desorganização.

Uma boa gestão de contas a pagar traz diversos benefícios, entre eles: 

• Otimiza o trabalho do seu departamento financeiro;
• Possibilita que sua empresa tenha as finanças equilibradas, com mais capital de giro;
• Evita que sua empresa tenha má reputação no mercado por não pagar suas contas em dia.

Por sua vez, o descontrole das contas a pagar, bem como a falta de planejamento podem ameaçar o crescimento e até mesmo comprometer a sobrevivência do negócio. O ideal é que todas as contas sejam pagas em dia, sem que o caixa da empresa fique comprometido.

Como fazer o controle das contas a pagar

É por meio do controle das contas a pagar que os gestores financeiros conseguem ter entendimento dos compromissos financeiros assumidos pela empresa. Porém, é comum encontrarmos gestores com muitas dúvidas sobre como fazer esse controle de forma eficiente.

A boa notícia é que isso não é um grande problema. Com algumas iniciativas simples é possível fazer uma ótima gestão das contas a pagar. Entre essas medidas podemos citar:

1. Faça o registro de todas as contas que precisam ser pagas

Não importa onde ou como você faça o registro, se em uma simples planilha do Excel ou utilizando um sistema de gestão online. É fundamental que você anote todas as contas a pagar, com seus respectivos valores e vencimentos, no início de cada mês. E claro, não deixe de atualizar os dados à medida que forem surgindo novas contas.  

Nesse registro devem constar todas as saídas da empresa. Somente dessa forma será possível fazer um controle rigoroso de todo o dinheiro que sai do caixa da empresa. 

Quando esses valores são fixos não existem dúvidas, porém no caso deles variarem, tais como energia elétrica, encargos trabalhistas ou compra de matéria-prima, registre um valor estimado, com base no que foi gasto nos últimos meses. 

Um bom exemplo de relatório de contas a pagar é o seguinte:

2. Pague sempre as contas da empresa em dia

Preste muita atenção nas datas de vencimento das contas a pagar. Qualquer atraso, por menor que seja, traz como consequência o pagamento de juros e isso pode acabar virando uma bola de neve.

E para não se confundir, o ideal é separar as contas a pagar por semana ou por quinzena. Assim fica mais fácil manter o controle dos próximos pagamentos. 

3. Tente negociar as contas atrasadas

Se por algum motivo, for impossível pagar uma conta na data do vencimento, entre em contato com o credor e negocie uma nova data de pagamento ou mesmo um parcelamento.

É muito importante que o credor tenha conhecimento da sua situação e da vontade da empresa de se reorganizar e cumprir com as suas obrigações financeiras dentro dos prazos estipulados. 

4. Otimize os seus pagamentos

Por outro lado, se sua empresa estiver com dinheiro em caixa, vale a pena antecipar alguns pagamentos. 

Sabe aquela conta que se você pagar até determinada data você ganha desconto? Então, registre quais são elas e tente se organizar para pagá-las nas datas limites.

Esses descontos, mesmo que pareçam insignificantes, são importantes e podem te dar um fôlego para negociar um outro débito ou mesmo ajudar a cobrir uma despesa não prevista. 

5. Mantenha os gastos pessoais separados dos gastos da empresa

Já falamos muitas vezes isso aqui no blog, mas é sempre bom repetir: em hipótese alguma, misture os gastos da pessoa física com os gastos da pessoa jurídica. Ou seja, nada de pagar contas pessoais com os recursos da empresa. 

Isso traz um descontrole que impacta de forma negativa as finanças da empresa, algo que nenhum gestor financeiro deseja. 

Conclusão

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o controle das contas a pagar, que tal conferir nosso artigo Contas a pagar e a receber: qual é a diferença? Afinal, as contas a pagar e as contas a receber indicam como anda a saúde financeira de uma empresa e são peças fundamentais para o planejamento financeiro de qualquer empresa. 

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