O Cronograma Físico Financeiro é uma ferramenta usada para o controle de projetos. Por meio dele, é possível evitar surpresas desagradáveis, como o estouro do orçamento e problemas com prazos.
Não por acaso a ferramenta é muito utilizada no planejamento de obras na construção civil, mas é importante destacar que ela pode ser útil em outros setores. Se bem elaborado, o cronograma pode ter um papel fundamental para que o trabalho seja desenvolvido respeitando prazos e valores planejados.
A seguir, entenda passo a passo como é fazer um Cronograma Físico Financeiro!
O Cronograma Físico detalha as etapas do projeto, o avanço esperado para que o objetivo final seja alcançado. Todas as atividades são listadas, organizadas, descritas e o tempo (início, fim e duração) de cada uma delas é definido.
O desenvolvimento do cronograma é realizado com base no escopo e também em experiências anteriores, ou seja, com dados históricos de trabalhos parecidos. O cronograma pode sofrer ajustes à medida que o trabalho vai sendo realizado, e é assim que surge um novo documento: o Cronograma Físico realizado.
A comparação do que foi planejado, com o que foi realmente feito, pode mostrar se cronograma inicial foi falho ou se o desenvolvimento do projeto está mais lento do que deveria. Dessa forma, se a diferença entre eles estiver muito grande, ações corretivas devem ser tomadas.
Essa visão de tudo o que precisa (e já foi feito) ajuda o gestor a se organizar melhor, o que gera economia, melhora a produtividade e a qualidade da entrega final.
Como o nome indica, o Cronograma Financeiro é utilizado para estimar os valores que se espera gastar durante a execução do projeto. Da mesma forma que o Cronograma Físico, ele é feito na fase de planejamento.
Para elaborá-lo, é interessante observar o orçamento de custos do empreendimento, no caso de obras, e a lista de atividades que já foi definida. Dessa forma, com base nos recursos necessários e o valor deles, é possível mensurar o quanto será gasto em cada uma das etapas.
Essa informação é imprescindível para evitar que a execução pare por conta da falta de planejamento financeiro — o que compromete o trabalho dos profissionais e torna o projeto mais caro.
Ao longo do andamento das atividades, o desembolso planejado é comparado com o valor real que está sendo investido. Se a diferença for muito alta, o gestor precisa tomar medidas rápidas para otimizar a execução e evitar prejuízos financeiros.
Como você já deve ter notado, o Cronograma Físico e o Financeiro estão relacionados e é por isso que existe o Cronograma Físico Financeiro. Ele demonstra como vão ser os gastos no decorrer do tempo, ou seja, o desembolso que vai precisar ser feito em casa uma das etapas do projeto. Ele inclui:
Se você chegou até aqui, já deve ter notado a grande relevância do cronograma no planejamento de projetos, sejam eles da Construção Civil ou de outras áreas. Afinal, o instrumento é aproveitado principalmente para evitar dois problemas gigantescos nesses trabalhos: o atraso nos prazos e os gastos em excesso.
Ele também ajuda o controle do andamento das tarefas, melhora a produtividade da equipe, a qualidade da entrega do produto final, e contribui para tranquilizar o contratante ou investidor do projeto.
Existem vários modelos de Cronograma Físico Financeiro prontos na internet, mas você também pode optar por desenvolver um próprio, ou ainda tirar/adicionar colunas nos layouts que já existem. Usar caneta e papel também é uma alternativa válida, o mais importante é conseguir organizar as informações corretamente.
Agora, entenda qual é o passo a passo para o desenvolvimento adequado de Cronograma Físico Financeiro.
O primeiro passo é listar todas as atividades que precisam ser executadas. Elas devem ser detalhadas de forma sequencial. Cada empresa pode definir a melhor maneira de realizar essa definição, mas é interessante que o processo pode ser mais fácil se tarefas que necessitam dos mesmos materiais e serviços profissionais sejam agrupadas. Além disso, existem tarefas que dependem de uma anterior, ou seja, que só podem começar após o término de outras ações. Essa relação entre as atividades também deve influenciar o cronograma.
Após organizar sequencialmente cada atividade, é fundamental estimar o tempo que será gasto para executá-las. Como já falamos, o cálculo pode ser feito com base em projetos anteriores e na experiência dos profissionais envolvidos.
A sobra ou a falta de materiais, a contratação de mão de obra em demasia, entre outros problemas podem ser evitados com o planejamento adequado. Para facilitar essa organização, é interessante listar todos os recursos que vão ser necessários em cada uma das atividades do projeto.
Depois de levantar todos os dados, está na hora de inseri-los em uma planilha, num software específico de projeto como o MS-Project ou no lugar escolhido por você.
Confira informações que não podem faltar:
O importante é que as informações fiquem organizadas e possam ser visualizadas com facilidade. Nesse momento, verifique se é possível fazer ajustes para tornar o cronograma e o projeto mais otimizado.
Perder o controle com os prazos, valores ou a ordem em que as tarefas precisam ser realizadas é um pesadelo para qualquer gestor. Por conta disso, o Cronograma Físico Financeiro é um instrumento importante para evitar problemas ou planejar ações corretivas. Se existe uma estimativa de gastar uma grande quantia de dinheiro em determinada etapa da obra, por exemplo, é possível iniciar a captação com antecedência para reduzir riscos.
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