Reduzir gastos nem sempre é uma tarefa fácil. Mesmo que uma instituição seja bastante responsável e busque fazer planejamentos, traçar estratégias e definir metas, eventualmente ocorrerá de as previsões não estarem adequadas à realidade do negócio.
Nesse contexto, otimizar custos se faz extremamente necessário: e as vantagens do Orçamento Base Zero (OBZ) evidenciam a precisão e eficiência dessa metodologia.
Obviamente, nenhum gestor financeiro age pensando em falhar, entretanto, eventuais erros e limitações podem acontecer. Isso para não mencionar os casos em que tudo aquilo que foi cuidadosamente planejado não é, de fato, aplicado, vindo a complicar ainda mais a situação.
Então, que tal entender um pouco mais sobre o Orçamento Base Zero e as vantagens dessa metodologia para o seu negócio? Basta continuar a leitura!
O OBZ — sigla para “Orçamento Base Zero” — se mostra como uma alternativa viável e muito benéfica para o equilíbrio e saúde financeira da organização.
Grosso modo, ele se constitui em um instrumento estratégico usado por organizações de alta performance para elaborar um planejamento orçamentário partindo de uma “base zerada” sem considerar o que ocorreu no passado, e dentro de um determinado espaço de tempo.
Aqui, entendemos por “base zerada” uma base de cálculo em que não se leva em consideração os lucros, as despesas, os custos, nem os investimentos realizados em periodos anteriores. Assim, todos os gastos são orçados de acordo com cada atividade ou projeto usado para alcançar os objetivos determinados pela organização.
Para determinar, então, quais serão todos os gastos a serem empreendidos no ano posterior, os gestores deverão, necessariamente, elaborar justificativas para os seus projetos, as quais serão devidamente analisados e votados dentro de uma metodologia específica.
O OBZ, enfim, é uma forma de traduzir em números todo o planejamento estratégico efetuado por uma instituição. Ele é capaz de propiciar uma análise bastante detalhada de todas as metas e objetivos, por meio da definição de limites a respeito de quais áreas precisarão sofrer cortes orçamentários.
Em outras palavras, no OBZ as despesas da empresa serão planejadas conforme a definição de um custo máximo necessário para que o negócio siga funcionando dentro de expectativas econômicas definidas pelos sócios.
Para isso, os custos de cada atividade realizada dentro da empresa devem estar corretamente registrados. E, após o registro dos recursos envolvidos em cada processo, será necessário, conforme mencionado, defender a relevância dessas ações para os objetivos estratégicos da organização.
Somente a partir desse ponto, com um aumento nas garantias relativas e um conhecimento mais aprofundado dos elementos pertinentes, é que serão determinadas as áreas que deverão passar por cortes precisos de gastos.
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Como pode ser observado até aqui, o OBZ é uma metodologia diferenciada para o planejamento financeiro de uma empresa. Devido às suas características e configurações únicas, essa solução se mostra altamente benéfica para empresas de qualquer tamanho ou segmento de atuação.
Confira, a seguir, 5 vantagens do Orçamento Base Zero para o planejamento financeiro e estratégico da sua empresa:
Os recursos financeiros devem, sempre, ser utilizados com o máximo de inteligência, eficiência e proveito possível. Não pode haver espaço para desperdícios, despesas supérfluas e gastos excessivos.
Todavia, em muitas organizações impera, infelizmente, certo entendimento errôneo acerca do que é, efetivamente, necessário ou dispensável do ponto de vista da sua orçamentação. Por conta disso, gastos supérfluos e/ou excessivos continuam sendo realizados, impactando negativamente a rentabilidade do negócio.
Com a ajuda do OBZ, contudo, os gestores adquirirem novas possibilidades de identificar acuradamente e listar minuciosamente cada custo e despesa, eliminando tudo aquilo que for desnecessário.
Dessa forma, tais recursos, antes mal utilizados, agora poderão ser aplicados em demandas prioritárias, que sejam verdadeiramente relevantes para alavancar os resultados.
É muito comum, na hora de fazer planejamentos e orçamentos, que uma empresa utilize informações anteriores, isso é, dados relativos a exercícios antigos. Mas, apesar de ter mesmo a sua utilidade, essa forma de trabalho se mostra imprecisa, sobretudo para adequar uma organização às boas práticas do mercado atual.
Por outro lado, o OBZ utiliza, exclusivamente, dados coletados a partir do cenário atual, da situação presente e expectativas futuras da empresa. Assim, a precisão das informações é muito maior.
Isso gera impactos positivos, na medida que garante a eficiência das ações de alocação e realocação de recursos. Afinal, quando os recursos são utilizados de forma mais inteligente, é possível obter o máximo de eficiência e, consequentemente, mais qualidade nas operações realizadas.
Toda empresa apresenta muitas e diferentes demandas e necessidades. Cada um desses elementos exige esforços, atenções e orçamentos diversos, de acordo com as suas particularidades.
Se um orçamento for mais reduzido, será preciso soluções alternativas e criativas, além de melhorias constantes em sua formatação. Já se for mais amplo, haverá maiores possibilidades e oportunidades de ação.
Bom, independentemente dos montantes envolvidos, há um orçamento mínimo necessário para que tudo funcione corretamente. Para que esse orçamento seja capaz de suprir as necessidades das atividades empresariais, decisões melhores precisam ser tomadas.
Pois, no OBZ, todas as decisões tomam como base os benefícios e necessidades apresentados, e não os orçamentos anteriores.
É bem simples: quando um setor é defrontado com a necessidade de sofrer com cortes orçamentários, ou seja, quando precisa realizar uma expressiva redução das despesas e custos, os gestores devem usar de todo o seu talento e inteligência para encontrar soluções alternativas e criativas, a fim de executarem o orçamento de forma mais eficaz.
Em outras palavras, a partir do OBZ, quando a realidade exige a efetivação de maiores restrições, podem surgir inovações que, antes, sequer eram imaginadas.
A metodologia usada pelo OBZ deve servir, também, como um estímulo para que os diferentes setores dentro da empresa tenham uma comunicação mais eficiente e maior integração entre as suas respectivas áreas, instigando todos — gestores e colaboradores —, a serem mais assertivos e participativos.
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Com certeza, você já deve ter presenciado ou, ao menos, ouvido relatos sobre o que acontece quando um gestor atua de modo irresponsável, em se tratando do orçamento financeiro. Então, se o seu desejo é de que sempre existam os recursos necessários para suportar o crescimento da empresa, tudo deve ser devidamente planejado.
Nesse sentido, entre as vantagens do OBZ apresentadas, a mais relevante reside na possibilidade de que gestores e colaboradores realizem planejamentos mais completos e eficientes.
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