Política de Compras: O que é e como implementar?

A política de compras são as diretrizes que regem todo o processo de aquisição de produtos e serviços. A criação dessas políticas serve para que os gestores de compras possam aplicar sua estratégia de forma eficaz, estabelecendo uma estrutura que atenda às necessidades específicas da organização. Assim, com a criação de uma política de compras clara e bem estruturada, é possível otimizar as aquisições, estar alinhado aos objetivos estratégicos, além de melhorar a eficiência em todo o ciclo de compras.

Desse modo, a forma como as organizações gerenciam suas aquisições impacta diretamente os resultados financeiros. Por esse motivo, a criação de políticas de compras é um passo essencial para orientar as equipes em direção a decisões mais inteligentes e alinhadas com os objetivos da empresa.

Neste contexto, explorar como estruturar e implementar essas políticas é a chave para otimizar processos, melhorar a qualidade dos insumos e fortalecer a gestão dos fornecedores. Vamos nos aprofundar nesse tema e descobrir como tornar esse processo mais estratégico.

O que é uma política de compras?

Uma política de compras é um documento estratégico que estabelece diretrizes e procedimentos para a aquisição de bens e serviços em uma organização, o qual deve estar alinhado com suas políticas internas. O seu objetivo é padronizar o processo de compras, de maneira que os colaboradores sigam os mesmos procedimentos nos processos de aquisições. A política de compras é essencial para que haja eficiência e transparência nas transações, pois desta forma é possível minimizar riscos de fraude, refugo e desperdícios. Além disso, a política de compras é a responsável por proporcionar uma estrutura que alinha as compras aos objetivos estratégicos da empresa, orientando as decisões sobre quando e como realizar as aquisições.

Principais elementos de uma política de compras

Uma política de compras bem estruturada deve conter vários elementos fundamentais, tais como:

1. Objetivo: Define o propósito da política e suas funções, como a centralização e padronização do processo de compras;
2. Visão geral do processo de compras: Apresenta um passo a passo das atividades necessárias para garantir a aquisição eficiente de bens e serviços;
3. Limites do processo: Estabelece limites de valores e volumes de compras que requerem aprovações formais;
4. Relacionamento com fornecedores: Normas a serem seguidas no contato com fornecedores, visando maximizar o valor na cadeia logística;
5. Gestão de contratos: Diretrizes para gerenciar prazos, renovações e relacionamentos, evitando atrasos e penalidades;
6. Sustentabilidade e diversidade: Objetivos específicos que a empresa deseja atingir em relação à sustentabilidade e diversidade na seleção de fornecedores;
7. Ética e políticas antissuborno: Normas que orientam a escolha de fornecedores e a criação de contratos de forma ética;

Vale frisar que dependendo das necessidades da empresa, podem incluir requisitos de contratação, responsáveis por aprovações e indicadores de compras.

Benefícios de Implementar uma Política de Compras

A adoção de uma política de compras traz uma série de benefícios, pois ela permite controlar custos, de forma que as aquisições estejam sempre de acordo com orçamento. A política também orienta as tomadas de decisão, proporcionando diretrizes claras para a compra de produtos e serviços. Outro benefício é o equilíbrio do estoque, evitando o acúmulo desnecessário de produtos e promovendo uma gestão mais eficiente. Além disso, a política fornece visibilidade sobre as compras realizadas, ajudando na análise de metas financeiras e na previsão de gastos, o que melhora a capacidade de planejamento da empresa.

Como implementar uma política de compras?

Para implementar uma política de compras de forma de maneira inteligente, o primeiro passo é definir com clareza os objetivos que essa política deve alcançar, como melhorar a visibilidade dos gastos e tornar o processo mais ágil e seguro. Em seguida, é essencial entender o processo de compras atual da empresa, mapeando seus pontos fortes e identificando onde estão os gargalos e possíveis melhorias.

Com essas informações em mãos, você pode começar a redigir o documento da política de compras, sempre de forma objetiva e prática, especificando as regras para cada etapa, desde a solicitação até a aprovação, além dos limites de valores e as normas para a escolha de fornecedores.

Após a criação do documento, é importante buscar a validação dos principais stakeholders, como gerentes e diretores, isso e importante para que a política esteja alinhada às expectativas e necessidades de todos os envolvidos. Finalmente, é fundamental lembrar que essa política deve ser atualizada conforme a empresa evolui e o cenário de compras muda.

Como elaborar uma política de compras?

Para elaborar uma política de compras robusta, é necessário criar um processo que envolva a participação de diversas áreas da empresa. O primeiro passo consiste em identificar as necessidades específicas da organização, levando em conta o cenário atual das compras e as áreas que demandam melhorias. A definição de objetivos claros para a política é essencial para que ela esteja alinhada com a visão estratégica da empresa.

A redação da política deve ser feita de forma clara e acessível, estruturando as diretrizes de modo a facilitar a compreensão. Por isso, é importante incluir exemplos e orientações que ajudem os colaboradores a aplicar as diretrizes no dia a dia. Após a elaboração do rascunho, a política deve ser revisada por stakeholders relevantes para que as opiniões e experiências de diferentes setores sejam consideradas.

Uma vez aprovada, a política de compras deve ser amplamente comunicada a todos os colaboradores envolvidos no processo de aquisição. Além disso, é fundamental que a política seja periodicamente revisada e atualizada, adaptando-se às mudanças nas necessidades da organização e ao mercado.

Conclusão

A política de compras é um mecanismo indispensável para gerenciar melhor as aquisições da empresa. As diretrizes de compras facilitam o processo de compra e melhoram o uso dos recursos disponíveis. No entanto, a implementação e o sucesso dessa política dependem da adaptação e do comprometimento de todos os envolvidos. Por isso, se você atua ou pretende atuar no mundo corporativo e busca capacitação na área de compras, conheça o programa do curso de Gestão de Compras e Negociação com Fornecedores, e saiba mais sobre os cursos oferecidos pela BCN Treinamentos. Entre em contato com a nossa equipe  e confira a nossa agenda de treinamentos!