Você já ouviu falar no 5W2H? Essa poderosa ferramenta de planejamento é ideal para organizar ações, definir responsabilidades e garantir que metas sejam cumpridas com eficiência. O 5W2H é simples, prático e pode ser aplicado em empresas de todos os portes.
Neste artigo, você vai descobrir o que é 5W2H, como fazer um plano de ação completo, entender cada etapa da ferramenta e ver exemplos práticos para aplicar no seu dia a dia. Se você está em busca de mais clareza nos projetos e quer transformar ideias em resultados concretos, este guia é para você.
A ferramenta 5W2H é na verdade um checklist administrativo das atividades, prazos e responsabilidades. Uma lista de ações planejadas que precisarão ser realizadas pelos envolvidos em um determinado projeto ou para alcançar uma meta.
Seu objetivo é definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas são capazes de eliminar qualquer dúvida que surja ao longo de uma atividade e servem como um mapa das ações. São elas:
A ferramenta 5W2H é muito fácil de ser utilizada por qualquer tipo de empresa, já que é bem prática e intuitiva. Porém, mesmo assim, para que realmente funcione, você deve tomar alguns cuidados e fazer tudo com muita atenção.
Pra começar, crie uma planilha no Excel, a chamada matriz 5W2H, definindo uma coluna para cada uma das sete perguntas e preenchendo as informações de acordo com as metas que precisam ser desenvolvidas.
Mas claro, outros campos podem ser agregados à planilha, além desses sete. Um determinado objetivo poderá demandar, por exemplo, uma escala com o percentual de conclusão para acompanhamento.
Caso haja necessidade de fazer comentários adicionais sobre uma determinada ação, é válido também contar com uma coluna de observações, monitorando o status atual do projeto.
Arquive a planilha em um drive compartilhado para que todos os membros da equipe tenham acesso e a comunicação seja mais ágil e eficiente.
Por fim, defina prazos para reuniões periódicas de acompanhamento. E, durante essas reuniões, colha o máximo possível de feedbacks, verifique o andamento do projeto e, eventualmente, redefina as respostas de alguns pontos da planilha.
Normalmente, os acionistas ou donos das empresas propõe algumas metas a serem alcançadas anualmente. Por exemplo, uma meta pode ser aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior. Para alcançar essa meta a área de vendas terá que se reunir e criar um plano de ação 5W2H com diferentes ações que devem ser cumpridas durante todo o ano. Na teoria, se todas as ações forem cumpridas a meta será alcançada.
Neste exemplo específico de aumento de vendas, o primeiro passo para se ter êxito em cumprir a meta proposta é levantar o máximo de informações sobre as vendas da empresa. Informações que podem ser interessantes são: market share por produto, número de vendedores por região e por produto, faturamento por vendedor, tendência de vendas por produto, novos produtos que serão lançados e toda a informação que ajude a criação do plano de ação.
Num dia pré-agendado o time de vendas se reúne e inicialmente é feito uma demonstração de todos os dados de vendas levantados. É demonstrado o que ocorreu no ano anterior e quais as áreas/empresas que existe uma maior possibilidade do aumento de vendas.
Com essas informações e com todo o conhecimento dos vendedores é feito um brainstorming para levantar as ideias que serão colocadas no plano de ação. Num primeiro momento podem ser propostas 15 ideias, porém a sugestão é de que sejam colocadas de 5 a 8 ações no plano.
Para chegar nas ações escolhidas é feita uma votação entre os participantes de quais ideias que mais impactarão positivamente o atingimento da meta. Nada impede que um plano de ação tenha 15 ações, mas percebeu-se que quando o número de ações é muito grande, muitas vezes as ações com pouco impacto são priorizadas em detrimento das ações que realmente farão a diferença.
Agora vamos ver um exemplo na prática com apenas 3 ações:
Meta: Aumentar as vendas em 15% em relação ao ano anterior
Depois da criação e aprovação do plano de ação, todo o mês deve ser feito um acompanhamento para ver se a meta está sendo atingida e se as ações propostas estão sendo realizadas. Se a meta mensal não for alcançada é necessário descobrir o que aconteceu, e se for o caso propor novas ações. Por isso é sempre importante documentar todas as ações propostas na reunião inicial, e se for o caso usá-las nesse momento.
Existem diversas vantagens relacionadas à utilização da ferramenta 5W2H, e entre elas podemos citar:
O 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser amplamente utilizada no dia a dia da sua empresa para o planejamento do plano de ação das mais diversas atividades. Isso acontece por se tratar de algo simples, lógico e intuitivo.
No mais, se você está cansado de reuniões para pôr um projeto em ação e nada ir adiante, essa ferramenta pode ser a solução dos seus problemas. Pode apostar!
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