Passo a passo para criar uma política de compliance em compras

A criação de uma política de compliance eficaz no setor de compras é uma prioridade estratégica para as empresas que buscam proteger seus processos internos, evitar fraudes e manter a eficácia da conformidade com as regulamentações vigentes. No Brasil, o setor de compras tem se mostrado um dos mais vulneráveis a riscos de corrupção, manipulação de contratos e superfaturamento, sobretudo em ambientes empresariais onde os controles são falhos ou insuficientes.

Um exemplo recente que evidencia a importância do compliance no setor de compras são os esquemas de corrupção no agronegócio, como superfaturamento de contratos e fraudes em licitações, que geram impactos negativos não apenas nas empresas, mas em toda a cadeia de fornecimento. A Operação “Carne Fraca”, deflagrada pela Polícia Federal em 2017, exemplifica esse problema. Investigou-se a atuação de frigoríficos que pagavam propinas para fiscais do Ministério da Agricultura a fim de liberar produtos sem a devida inspeção sanitária. O resultado foi um grave impacto na imagem do setor e na confiança do consumidor.

Este caso sublinha a importância de adotar processos rigorosos de Due Diligence de fornecedores e de Background Check, elementos essenciais para uma política de compliance robusta no setor de compras. Neste artigo, apresentamos um passo a passo para criar uma política de compliance eficaz, com o objetivo de prevenir fraudes e garantir a transparência em todas as etapas do processo de compras empresariais.

Passo a passo para criar uma política de compliance em compras

A seguir, apresentamos um passo a passo para desenvolver essa política, abordando diretrizes gerais e, na parte final, os processos específicos que devem ser seguidos.

1. Atribuição de responsabilidades das áreas

O primeiro passo para criar uma política de compliance eficaz é atribuir responsabilidades claras a todas as áreas envolvidas no processo de compras. Isso inclui a área comercial, a equipe de cadastro, o setor de compras e os colaboradores responsáveis por cada fase do processo. É fundamental definir quem será responsável por atividades como a cotação de insumos, a avaliação de fornecedores e a gestão de contratos, garantindo que todos estejam cientes de suas obrigações.

2. Definição dos procedimentos e processos necessários

Cada etapa do processo de compras deve ser bem estruturada e documentada. Entre as principais atividades que devem ser padronizadas estão: a cotação dos insumos (evitando favorecimentos), a realização de Due Diligence nos fornecedores, a gestão dos contratos firmados, a avaliação do recebimento de produtos e serviços e o acompanhamento contínuo da relação com os fornecedores.

3. Estabelecimento de ações de compliance

A política de compliance deve estabelecer medidas claras para prevenir conflitos de interesse, subornos, corrupção, presentes e outros atos ilícitos. Essas ações são fundamentais para garantir a lisura de todo o processo de compras. Deve ser proibido qualquer tipo de favorecimento ou ação que possa comprometer a integridade da empresa e suas relações comerciais.

4. Definição do papel da diretoria e colaboradores

A política de compliance deve definir claramente o papel da diretoria e dos colaboradores no cumprimento das normas. A diretoria deve garantir que os processos de compras estejam alinhados aos princípios éticos e estratégicos da empresa. Já os colaboradores devem ser treinados e acompanhados quanto à execução das diretrizes estabelecidas, com o compromisso de atuar sempre de forma transparente e ética.

5. Diretrizes claras para fornecedores

A política de compliance deve estabelecer diretrizes claras para os fornecedores, incluindo códigos de conduta e requisitos específicos relacionados ao pagamento. Além disso, é importante garantir que as condições de pagamento sejam transparentes e que não haja exceções ou práticas irregulares. Por exemplo, o pagamento em dinheiro deve ser proibido sob qualquer circunstância, e, exceções para pagamentos com prazos superiores a 60 dias devem ser aprovadas pela diretoria de compras.

6. Due Diligence e auditorias periódicas

Para garantir que as diretrizes de compliance sejam efetivamente seguidas, é essencial implementar mecanismos de monitoramento. Auditorias periódicas, seja por amostragem ou de forma integral, devem ser realizadas para revisar os processos de compras e assegurar que todas as etapas estão em conformidade com as normas estabelecidas. Além disso, a política de compliance deve ser revisada periodicamente para ajustar-se às mudanças legais e de mercado.

7. Segregação de funções nas aprovações

A segregação de funções é indispensável para que a cotação, a recepção e a conferência de produtos sejam realizadas por pessoas diferentes, evitando conflitos de interesse. Isso garante maior transparência e controle nos processos de compras.

8. Regras de cotação

A política de compliance deve estabelecer regras claras para a cotação de produtos e serviços. Por exemplo, até um determinado valor, uma única cotação pode ser suficiente, mas para valores mais altos, é necessário solicitar duas ou mais cotações. Isso assegura que os preços estejam de acordo com o mercado e evita práticas inadequadas durante o processo de compra.

9. Due Diligence de fornecedores

A realização de Due Diligence é essencial para garantir que os fornecedores cumpram com as normas éticas e legais. Deve ser feita a verificação da reputação dos fornecedores e a avaliação de sua conformidade com as regulamentações ambientais e sociais. Para fornecedores críticos, a Due Diligence deve ser realizada de forma mais rigorosa, com foco especial em aspectos como sustentabilidade e responsabilidade social.

10. Due Diligence Ambiental

A política de compliance também deve estabelecer a realização de uma Due Diligence ambiental, verificando se os fornecedores estão em conformidade com a legislação ambiental vigente e com as normas de sustentabilidade. A empresa deve dar preferência a fornecedores que possuam certificações e selos de sustentabilidade.

11. Verificação da realização de serviços contratados

Antes da liberação de pagamentos para compras indiretas ou serviços, é fundamental realizar uma verificação da prestação de serviços. Isso garante que o serviço foi prestado conforme o acordado, evitando pagamentos indevidos e assegurando que a empresa esteja pagando apenas pelo que foi efetivamente entregue.

12. Rodízio de compradores

A implementação de um sistema de rodízio entre os compradores ajuda a evitar vínculos indesejáveis com fornecedores e fortalece a imparcialidade no processo de compras. O rodízio também garante maior transparência nas decisões e previne práticas de favorecimento.

13. Preferência por fornecedores locais e comunitários

A política de compliance deve incluir uma preferência por fornecedores locais ou comunitários, desde que o preço e a qualidade sejam compatíveis com as demais ofertas. Essa política fortalece as relações com a comunidade em que a empresa está inserida e contribui para a responsabilidade social da organização.

Seguindo esse passo a passo, sua empresa terá uma política de compliance robusta e bem estruturada, alinhada às melhores práticas de mercado e às exigências legais. A implementação dessa política no setor de compras fará com que todos os processos sejam conduzidos com ética, transparência e responsabilidade, fortalecendo a confiança interna e externa e protegendo a empresa contra riscos e fraudes.

Conclusão

Agora que você já conhece o passo a passo para implementar uma política de compliance em compras, saiba também que a BCN treinamentos oferece o curso de compliance em Compras   além de diversos treinamentos para a área de compras, são eles: Negociação Comercial, Strategic Sourcing, Área Fiscal para Compradores, Gestão de Estoques, Qualificação, Homologação, Avaliação de Fornecedores, dentre outros. Conheça mais sobre os cursos oferecidos pela BCN Treinamentos. Entre em contato com a nossa equipe  e confira a nossa agenda de treinamentos.