A criação de uma política de compliance eficaz no setor de compras é uma prioridade estratégica para as empresas que buscam proteger seus processos internos, evitar fraudes e manter a eficácia da conformidade com as regulamentações vigentes. No Brasil, o setor de compras tem se mostrado um dos mais vulneráveis a riscos de corrupção, manipulação de contratos e superfaturamento, sobretudo em ambientes empresariais onde os controles são falhos ou insuficientes.
Um exemplo recente que evidencia a importância do compliance no setor de compras são os esquemas de corrupção no agronegócio, como superfaturamento de contratos e fraudes em licitações, que geram impactos negativos não apenas nas empresas, mas em toda a cadeia de fornecimento. A Operação “Carne Fraca”, deflagrada pela Polícia Federal em 2017, exemplifica esse problema. Investigou-se a atuação de frigoríficos que pagavam propinas para fiscais do Ministério da Agricultura a fim de liberar produtos sem a devida inspeção sanitária. O resultado foi um grave impacto na imagem do setor e na confiança do consumidor.
Este caso sublinha a importância de adotar processos rigorosos de Due Diligence de fornecedores e de Background Check, elementos essenciais para uma política de compliance robusta no setor de compras. Neste artigo, apresentamos um passo a passo para criar uma política de compliance eficaz, com o objetivo de prevenir fraudes e garantir a transparência em todas as etapas do processo de compras empresariais.
Passo a passo para criar uma política de compliance em compras
A seguir, apresentamos um passo a passo para desenvolver essa política, abordando diretrizes gerais e, na parte final, os processos específicos que devem ser seguidos.
1. Atribuição de responsabilidades das áreas
O primeiro passo para criar uma política de compliance eficaz é atribuir responsabilidades claras a todas as áreas envolvidas no processo de compras. Isso inclui a área comercial, a equipe de cadastro, o setor de compras e os colaboradores responsáveis por cada fase do processo. É fundamental definir quem será responsável por atividades como a cotação de insumos, a avaliação de fornecedores e a gestão de contratos, garantindo que todos estejam cientes de suas obrigações.
2. Definição dos procedimentos e processos necessários
Cada etapa do processo de compras deve ser bem estruturada e documentada. Entre as principais atividades que devem ser padronizadas estão: a cotação dos insumos (evitando favorecimentos), a realização de Due Diligence nos fornecedores, a gestão dos contratos firmados, a avaliação do recebimento de produtos e serviços e o acompanhamento contínuo da relação com os fornecedores.
3. Estabelecimento de ações de compliance
A política de compliance deve estabelecer medidas claras para prevenir conflitos de interesse, subornos, corrupção, presentes e outros atos ilícitos. Essas ações são fundamentais para garantir a lisura de todo o processo de compras. Deve ser proibido qualquer tipo de favorecimento ou ação que possa comprometer a integridade da empresa e suas relações comerciais.
4. Definição do papel da diretoria e colaboradores
A política de compliance deve definir claramente o papel da diretoria e dos colaboradores no cumprimento das normas. A diretoria deve garantir que os processos de compras estejam alinhados aos princípios éticos e estratégicos da empresa. Já os colaboradores devem ser treinados e acompanhados quanto à execução das diretrizes estabelecidas, com o compromisso de atuar sempre de forma transparente e ética.
5. Diretrizes claras para fornecedores
A política de compliance deve estabelecer diretrizes claras para os fornecedores, incluindo códigos de conduta e requisitos específicos relacionados ao pagamento. Além disso, é importante garantir que as condições de pagamento sejam transparentes e que não haja exceções ou práticas irregulares. Por exemplo, o pagamento em dinheiro deve ser proibido sob qualquer circunstância, e, exceções para pagamentos com prazos superiores a 60 dias devem ser aprovadas pela diretoria de compras.
6. Due Diligence e auditorias periódicas
Para garantir que as diretrizes de compliance sejam efetivamente seguidas, é essencial implementar mecanismos de monitoramento. Auditorias periódicas, seja por amostragem ou de forma integral, devem ser realizadas para revisar os processos de compras e assegurar que todas as etapas estão em conformidade com as normas estabelecidas. Além disso, a política de compliance deve ser revisada periodicamente para ajustar-se às mudanças legais e de mercado.
7. Segregação de funções nas aprovações
A segregação de funções é indispensável para que a cotação, a recepção e a conferência de produtos sejam realizadas por pessoas diferentes, evitando conflitos de interesse. Isso garante maior transparência e controle nos processos de compras.
8. Regras de cotação
A política de compliance deve estabelecer regras claras para a cotação de produtos e serviços. Por exemplo, até um determinado valor, uma única cotação pode ser suficiente, mas para valores mais altos, é necessário solicitar duas ou mais cotações. Isso assegura que os preços estejam de acordo com o mercado e evita práticas inadequadas durante o processo de compra.
9. Due Diligence de fornecedores
A realização de Due Diligence é essencial para garantir que os fornecedores cumpram com as normas éticas e legais. Deve ser feita a verificação da reputação dos fornecedores e a avaliação de sua conformidade com as regulamentações ambientais e sociais. Para fornecedores críticos, a Due Diligence deve ser realizada de forma mais rigorosa, com foco especial em aspectos como sustentabilidade e responsabilidade social.
10. Due Diligence Ambiental
A política de compliance também deve estabelecer a realização de uma Due Diligence ambiental, verificando se os fornecedores estão em conformidade com a legislação ambiental vigente e com as normas de sustentabilidade. A empresa deve dar preferência a fornecedores que possuam certificações e selos de sustentabilidade.
11. Verificação da realização de serviços contratados
Antes da liberação de pagamentos para compras indiretas ou serviços, é fundamental realizar uma verificação da prestação de serviços. Isso garante que o serviço foi prestado conforme o acordado, evitando pagamentos indevidos e assegurando que a empresa esteja pagando apenas pelo que foi efetivamente entregue.
12. Rodízio de compradores
A implementação de um sistema de rodízio entre os compradores ajuda a evitar vínculos indesejáveis com fornecedores e fortalece a imparcialidade no processo de compras. O rodízio também garante maior transparência nas decisões e previne práticas de favorecimento.
13. Preferência por fornecedores locais e comunitários
A política de compliance deve incluir uma preferência por fornecedores locais ou comunitários, desde que o preço e a qualidade sejam compatíveis com as demais ofertas. Essa política fortalece as relações com a comunidade em que a empresa está inserida e contribui para a responsabilidade social da organização.
Seguindo esse passo a passo, sua empresa terá uma política de compliance robusta e bem estruturada, alinhada às melhores práticas de mercado e às exigências legais. A implementação dessa política no setor de compras fará com que todos os processos sejam conduzidos com ética, transparência e responsabilidade, fortalecendo a confiança interna e externa e protegendo a empresa contra riscos e fraudes.
Conclusão
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