Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial: Duas metodologias complementares

A dinâmica rotina empresarial faz com que seja constante a necessidade de adaptação de tarefas, de modo que se obtenha a maior eficiência possível e o crescimento do negócio. Isso, exige dos gestores um esforço permanente em busca da melhor performance. Então, depois de aprendermos um pouco mais sobre o  chamado Orçamento Base Zero e sobre o Orçamento Matricial, é hora de vermos como essas duas metodologias podem e devem trabalhar juntas, de forma complementar, para o bem da organização.

Assim, se você atua como gestor financeiro, não deixe de conferir este artigo e aprender mais sobre o assunto. Boa leitura!

O Orçamento Base Zero

O orçamento base zero é uma metodologia diferente da tradicional. Ele permite que os gestores financeiros tenham condições de organizar e controlar melhor os gastos que a empresa tem, eliminando a ocorrência de folgas no orçamento (as chamadas “gorduras”) e criando condições para que o gestor tenha elementos mais concretos para avaliação das suas solicitações para um período posterior.

O orçamento base zero parte de dois argumentos básicos: o primeiro é que um orçamento deve simular um cenário de sobrevivência da empresa, mesmo que seja ruim (lembre que é um exercício); o segundo é que o total de gastos fixos devem estar próximos da margem de contribuição desejada da empresa considerando o pior cenário possível (redução das vendas em 50% por exemplo).

Com a sua utilização, a empresa tem um plano financeiro estratégico que será utilizado como estimativa de entradas e saídas ao longo de um determinado período de tempo. Podemos citar ainda como algumas das  vantagens de sua utilização:

• Possibilidade de um monitoramento de gastos mais próximo da realidade;
• Eliminação de desperdícios;
• Condições de avaliação dos fornecedores e de suas programações de entrega;
• Identificação da verdadeira necessidade de determinados recursos financeiros;
• Percepção mais clara a respeito das possíveis ameaças ao negócio;
• Possibilidade de adaptação a possíveis mudanças de mercado e que estão atreladas às questões externas, etc.

Por sua vez, podemos destacar como desvantagens do orçamento base zero, a complexidade, o custo e demora para a sua implantação e a exigência de que uma equipe de apoio mais experiente ao processo orçamentária; entretanto temos visto que o resultado financeiro supera as expectativas e tem surpreendido positivamente.

O Orçamento Matricial

O Orçamento Matricial também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é uma das formas de elaborar e acompanhar um planejamento orçamentário. Ele funciona como instrumento no processo de alocação de recursos durante a elaboração do orçamento e ainda consegue apontar erros na fase do controle orçamentário.

O Orçamento Matricial é uma maneira muito prática de analisar e gerir as despesas e as receitas não por centros de custos, mas pela visão cruzada de entidades e pacotes.

Entre as suas principais vantagens, podemos citar:

• Conhecimento mais detalhado dos gastos e consequentemente utilização mais inteligente dos recursos;
• Compartilhamento da responsabilidade pelo controle dos gastos;
• Comparação de despesas e receitas similares de áreas diferentes possibilitando uma melhor avaliação do desempenho de cada uma delas;
• Estabelecimento de metas justas e desafiadoras;
• Dois gestores diferentes olhando cada despesa com metas distintas de redução;
• Criação de uma base histórica de dados, o que melhora a qualidade das informações na hora da tomada de decisão; entre outras.

Por sua vez, como desvantagens do Orçamento Matricial podemos apontar o complexo processo de levantamento das métricas e de adaptação cultural da empresa ao modelo orçamentário; o fato de que a construção do orçamento pode ser muito lento, gerando  atrasos em projetos prioritários das empresas, entre outras.

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Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial: metodologias complementares

Para que uma organização tenha maior agilidade, precisão e qualidade em todos os seus  processos, é essencial possuir um bom planejamento orçamentário para o melhor gerenciamento dos processos, sejam eles internos ou externos.

O orçamento base zero permite analisar a relação custo-benefício dos processos e atividades empresariais, considerando que a análise parte do nível inicial (nível zero). Seu foco são as metas empresariais, estimando produção e vendas e procurando fazer com que se perceba de forma clara onde e com o que a empresa está gastando.

Dessa forma, é possível  fazer uma economia considerável de recursos e também uma redução de desperdícios e ineficiências decorrentes de erros contumazes dentro da empresa, projetando-se um crescimento sustentável econômico e financeiro. Inicia-se o orçamento base zero com a criação de pacotes de gastos a serem minimizados por parte dos setores selecionados a participarem do processo.

O Orçamento Matricial, quando utilizado em conjunto com o Orçamento Base Zero, potencializa o maior controle orçamentário, com mais eficácia e eficiência na organização. Afinal, o que o diferencia de outros orçamentos é que ele permite um melhor controle dos gastos que se dá pelo busca constante da melhoria de processos e melhor gestão dos custos fixos da empresa. No mais, com essa metodologia é constante a busca pela eliminação de custos e processos desnecessários que possam comprometer as metas empresariais.

Trata-se de um modelo que ajuda na melhor elaboração e acompanhamento do orçamento através do ciclo PDCA, que é o ciclo de desenvolvimento com foco na melhoria contínua. Ele começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente, e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.

Tanto o Orçamento Base Zero como Orçamento Matricial tem como objetivos controlar e reduzir despesas em um determinado período de tempo. No Orçamento Matricial usa-se GMD (gerenciamento matricial de despesas), que faz com que cada área da empresa seja avaliada conforme seu desempenho em metas a serem aplicadas de forma a envolverem os participantes. Por sua vez, o GMD está  baseado em três princípios de controle cruzado:

• Duas pessoas da organização analisam todas as despesas;
• Desdobramento dos gastos: tudo tem de estar minuciosamente detalhado para então ser feita a análise e a definição das metas a serem alcançadas;
• Acompanhamento sistêmico: após a aplicação do ciclo PDCA verificar-se-á as ações corretivas. A mudança das tomadas decisórias que serão efetuadas sobre a melhoria de qualidade desejada, mudando dessa forma a gestão e recursos a serem implantados.

Assim, por meio do modelo de Orçamento Base Zero, utilizado juntamente com o Orçamento Matricial tem-se a implantação do PDCA em dois tópicos: no acompanhamento, eliminando-se gastos desnecessários ou desalinhados com a estratégia, e também no planejamento.

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