Matriz GUT: O que é e como montar?

A Matriz GUT, também chamada de matriz de prioridades, é uma ferramenta que serve para organizar prioridades e resolver problemas com base em critérios objetivos e escalonados. A metodologia aplicada é útil em cenários de gestão de crises, planejamento estratégico e organização de projetos. Com ela, é possível visualizar quais iniciativas ou problemas demandam maior atenção, para direcionar esforços nas ações que geram resultados mais relevantes para o negócio.

Logo, se você já se perguntou como determinar o que é mais importante em um mar de demandas, a Matriz GUT funciona como uma resposta objetiva. Assim, ao invés de agir conforme a pressão do momento ou apenas ouvir quem fala mais alto, usar um critério objetivo permite tomar decisões baseadas em premissas claras: Gravidade, Urgência e Tendência.

Siga com a leitura para compreender melhor o que é e como montar a Matriz GUT.

Qual o significado de cada sigla na Matriz GUT?

A sigla GUT faz menção aos critérios que são utilizados para análise do problema, são eles:

Gravidade (G)

São as consequências ou impactos negativos que o problema poderá ocasionar, se não for solucionado. É avaliado em uma nota de 1 a 5, em que 1 indica pouco impacto e 5 representa um problema crítico.

Urgência (U)

Mede o prazo ou a necessidade de resolução imediata. Uma questão com prazo maior recebe nota 1, enquanto problemas que precisam de ação imediata são classificados com 5.

Tendência (T)

Analisa a evolução do problema ao longo do tempo, ou seja, se ele tende a piorar, permanecer estável ou desaparecer. Da mesma forma, vai de 1 (baixa tendência de agravamento) a 5 (alta probabilidade de piorar).

O que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT é uma ferramenta que serve para identificar qual é a prioridade de alguma coisa, pode ser um problema a ser resolvido, um projeto a iniciar ou mesmo uma ação a ser tomada, baseada em critérios objetivos para ser o primeiro da lista a ser resolvido. Ela organiza tarefas ou questões de acordo com a Gravidade, a Urgência e a Tendência (daí a sigla GUT), permitindo que gestores e equipes avaliem e tomem decisões de forma estruturada.

A Matriz GUT foi desenvolvida por Charles Kepner e Benjamin Tregoe nos anos 1980, com o propósito de ajudar indústrias a priorizar a resolução de problemas complexos. A ferramenta atribui notas de 1 a 5 para cada um dos três critérios, multiplicando-as para gerar um índice de priorização. O resultado final ajuda a ordenar uma lista de tarefas ou projetos por importância.

Embora seja amplamente utilizada na gestão de projetos, a Matriz GUT pode ser aplicada em diversas áreas, como planejamento estratégico, processos internos ou até em decisões pessoais.

Os critérios da Matriz GUT são:

Gravidade (G)

Mede o impacto de não agir sobre determinado problema ou projeto. Questões que podem causar grandes prejuízos, seja financeiro, operacional ou reputacional, recebem notas mais altas.

Exemplo: Um problema estrutural em um prédio que pode levar a um acidente grave será considerado de alta gravidade.

Urgência (U)

Avalia o tempo disponível para agir. Logo, quanto menor o prazo para resolver, maior será a nota a ser atribuída.

Exemplo: Um reparo emergencial para evitar um vazamento em uma fábrica terá alta urgência.

Tendência (T)

Significa o quanto o problema poderá piorar com o passar do tempo. Logo, os problemas ou situações que podem piorar rapidamente devem ter notas mais altas.

Exemplo: Ignorar um pequeno defeito em uma máquina pode levar a uma falha total no futuro, tornando a tendência alta.

Como fazer a Matriz GUT para resolução de problemas?

Para aplicar a matriz GUT, o primeiro passo é listar todos os projetos, incluindo os que já estão em andamento. Essa lista permite visualizar a totalidade das iniciativas e avaliar adequadamente as prioridades.

Cada projeto recebe notas que vão de1 a 5 para três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. A gravidade reflete o impacto do projeto, a urgência mede a rapidez com que deve ser concluído, e a tendência indica se a situação vai piorar ou melhorar.

Multiplicando as notas atribuídas a cada critério (gravidade, urgência e tendência), você obtém o score de cada projeto. O valor final pode variar de 1 a 125, oferecendo uma pontuação objetiva que facilita a priorização.

Com os scores calculados, organize os projetos por ordem de prioridade, do maior para o menor. Se houver empate no score, uma análise mais detalhada é necessária para decidir a ordem de execução, considerando recursos e impacto organizacional. Esse processo permite ajustar o foco conforme mudanças nas condições do negócio.

Resumindo, para montar a Matriz GUT, identifique todas as questões que precisam ser avaliadas. Não se esqueça de incluir as tarefas em andamento e pendentes para ter uma visão completa das prioridades.

Você precisa avaliar cada um dos itens da lista e atribuir uma nota de 1 a 5 para gravidade, urgência e tendência. Para maior precisão, reúna diferentes perspectivas da equipe.

Depois, multiplique as notas de cada um dos critérios, de modo que o valor maior mostrará a prioridade que deve ser considerada.

Por último, organize os itens em ordem decrescente, do mais urgente ao menos crítico.

Veja este exemplo:

Imagine uma empresa com três projetos:

Projeto A: Substituir máquinas antigas.

Gravidade: 4 (impacto significativo na produção).

Urgência: 3 (pode ser adiado, mas não por muito tempo).

Tendência: 5 (piora constante).

Cálculo: 4 × 3 × 5 = 60.

Projeto B: Campanha de marketing.

Gravidade: 3 (impacta resultados financeiros).

Urgência: 4 (precisa de lançamento rápido).

Tendência: 3 (estabilidade).

Cálculo: 3 × 4 × 3 = 36.

Projeto C: Treinamento da equipe.

Gravidade: 2 (impacto médio).

Urgência: 2 (não é imediato).

Tendência: 1 (pode esperar).

Cálculo: 2 × 2 × 1 = 4.

Com base nos resultados, o Projeto A tem maior prioridade, seguido pelo B e, por último, o C.

O que fazer em caso de empate?

Se dois projetos tiverem o mesmo score, analise critérios qualitativos, como alinhamento estratégico ou disponibilidade de recursos, para decidir qual priorizar.

Conclusão

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