Know Your Supplier KYS
O Know Your Supplier (KYS) é muito mais do que uma formalidade no processo de compras, esse processo consiste em uma estratégia muito importante para otimizar a operação da empresa. Além disso, essa prática é essencial para uma cadeia de suprimentos eficiente, pois ela vai além da simples avaliação de fornecedores uma vez que visa principalmente a qualidade e a integridade.
Desse modo, o KYS é fundamental para prevenir problemas éticos, pois verificar o histórico de práticas do fornecedor resguarda a empresa contra possíveis associações com práticas questionáveis, como corrupção ou fraudes. Vale frisar que a integridade de um fornecedor gera um impacto direto na reputação da empresa, por isso evitar tais problemas mantém a confiança dos clientes e parceiros.
Neste artigo, abordaremos qual a importância do Know Your Supplier no processo de compras. Siga com a leitura e compreenda melhor!
O conceito de “Know Your Supplier” (KYS) nada mais é do que a prática de obter um conhecimento minucioso sobre os fornecedores com os quais uma empresa mantém relações comerciais com o objetivo de checar se existem riscos no estabelecimento de parcerias além de checar os requisitos de qualidade, eficiência, capacidade de atender a demanda, dentre outros e ainda se há alinhamento de valores e atendimento às exigências regulatórias da contratante. A coleta de informações envolve a revisão de relatórios financeiros, a realização de visitas às instalações do fornecedor e a análise de certificações dentre outras diversas ações.
Quando a empresa se preocupa em conhecer bem seus fornecedores, ela está, na verdade, buscando mitigar uma série de riscos em potencial. Isso porque todas as empresas estão sujeitas a problemas financeiros que podem afetar a capacidade do fornecedor de cumprir seus compromissos, ou mesmo problemas de reputação por adoção de práticas comerciais questionáveis. Além disso, conhecer o fornecedor é essencial para entender se ele tem condições de cumprir com as regulamentações aplicáveis, desde normas de segurança e ambientais até leis trabalhistas.
Outro ponto importante a se conhecer são as práticas operacionais do fornecedor como prazo e condições para entrega de produtos ou serviços que atendem às especificações acordadas. Logo, o “Know Your Supplier” vai além das considerações técnicas e financeiras, porque envolve também a avaliação das práticas de responsabilidade social e ambiental dos fornecedores. A adoção de práticas comerciais responsáveis e sustentáveis por parte dos fornecedores tem grande impacto na reputação, pois atualmente, uma parte considerável dos consumidores está mais atenta a este ponto.
A importância do Know Your Supplier (KYS) está em manter a eficiência das operações empresariais. Em primeiro lugar, o KYS permite a verificação da personalidade jurídica da empresa, a análise de seu histórico financeiro e a avaliação de sua reputação no mercado. A coleta e análise dessas informações confirma se o fornecedor não representa um risco para a empresa. Por exemplo, uma análise detalhada pode revelar problemas financeiros que poderiam afetar a capacidade do fornecedor de entregar produtos ou serviços conforme prometidos, ou práticas comerciais que poderiam comprometer a integridade da empresa.
No entanto, o processo de KYS não se limita à verificação inicial, é necessário o acompanhamento constante dos fornecedores por meio da realização de revisões periódicas para entender se está havendo adaptação às mudanças do mercado, das exigências do contratante, da legislação, dentre outras, o que é essencial para a estabilidade da cadeia de suprimentos. Imagine descobrir, por exemplo, que um fornecedor está passando por dificuldades financeiras que poderiam afetar sua entrega de produtos. O conhecimento dessa informação permite que a empresa tome as medidas necessárias antes que os prejuízos aconteçam.
Desse modo, o conceito de “Know Your Supplier” (KYS) é essencial no processo de compras por várias razões, são elas:
Por fim, para implementar efetivamente o KYS, as empresas devem utilizar diversas ferramentas como auditorias de fornecedores, avaliações de risco, e análise de desempenho.
Para implantar o Know Your Supplier (KYS) na sua empresa, o primeiro passo é definir políticas e procedimentos de segurança e proteção rigorosos, como treinamentos e capacitações para que a equipe esteja bem-informada sobre todos os processos internos que precisam ser adotados.
Em seguida, é fundamental avaliar e monitorar os fornecedores com base em dados e informações atualizadas. Para tanto, os responsáveis devem coletar essas informações, analisá-las e identificar qualquer potencial risco que os fornecedores possam representar para a empresa.
Desse modo, se um risco for identificado, ele deve ser comunicado à equipe de Compliance ou à área de proteção e segurança da empresa, pois com isso, a empresa poderá decidir sobre a continuidade ou não da parceria, considerando a gravidade do risco.
Por fim, é essencial que as empresas deixem claras suas expectativas e exigências aos fornecedores antes de formalizar a parceria, através de um contrato. Assim, o alinhamento antecipado de expectativas aumenta as chances desta parceria ser sólida e duradoura.
A seleção de fornecedores precisa ser guiada por dados sólidos e o processo de KYS deve ser cuidadosamente planejado, focado em indicadores mensuráveis como prazos de entrega, custos operacionais e gestão de estoques.
Embora os requisitos sejam diferentes conforme o setor, algumas considerações são indispensáveis para todas as empresas.
Escolher um fornecedor ande de mãos dadas com a contratação de funcionários. Da mesma forma que você não contrataria alguém sem analisar seu currículo, é muito importante verificar o histórico do fornecedor. Avaliar fatores como o tempo de atuação no mercado, estabilidade financeira e trajetória de crescimento oferece uma perspectiva clara e baseada em dados sobre a confiabilidade do parceiro.
Não investigar a fundo a reputação de um fornecedor pode custar caro para o contratante, por isso, é preciso compreender como ele é visto no mercado, como lida com seus clientes e se cumpre as leis.
Embora o preço seja um fator relevante, ele não deve ser o único requisito. Logo, se o fornecedor oferece preços baixos, mas não garante qualidade ou pontualidade, pode acabar custando mais caro a longo prazo, por isso, é importante equilibrar o custo com a qualidade, confiabilidade e nível de serviço prestado.
A qualidade oferecida pelo fornecedor é um reflexo direto da sua empresa, pois produtos ou serviços inconsistentes afetam a percepção dos seus clientes sobre o seu negócio. Por isso é importante que o fornecedor mantenha um padrão elevado de qualidade pois isso evitará problemas que podem comprometer a imagem da contratante.
A capacidade de adaptação do fornecedor a mudanças é fundamental. Se o seu negócio requer ajustes frequentes ou enfrenta variações na demanda, o fornecedor precisa acomodar essas necessidades permitindo que você mantenha a agilidade necessária.
A boa comunicação é a base de qualquer parceria bem-sucedida. Desde o início das negociações até o feedback, o fornecedor deve ser transparente e acessível, facilitando uma colaboração e respondendo prontamente em situações de crise.
Antes de fechar negócio, é importante avaliar a situação financeira do fornecedor. Se o possível parceiro não possui estabilidade financeira poderá falhar em cumprir suas obrigações, afetando diretamente o seu negócio. Por isso, é preciso verificar o fluxo de caixa e realizar uma análise de crédito, dentre outros fatores.
Entender a capacidade produtiva do fornecedor é essencial para ter certeza que ele consegue atender à demanda da sua empresa, especialmente em períodos de pico. Logo, se o fornecedor tem limitações produtivas, isso pode causar atrasos e comprometer o ritmo de suas operações.
A localização do fornecedor gera impacto sobre o tempo de entrega e os custos logísticos. Ter um fornecedor próximo é uma vantagem, principalmente em situações de demanda urgente. No entanto, se a localização não for ideal, é importante que o fornecedor tenha uma logística eficiente para minimizar os impactos no seu negócio.
Hoje em dia, é cada vez mais importante que os fornecedores estejam alinhados com práticas sustentáveis e conformidade regulatória. Certifique-se de que o fornecedor adere a normas ambientais, sociais e de governança.
A importância do Know Your Supplier no processo de compras está justamente na sua capacidade de fornecer uma visão atualizada sobre os fornecedores, visando a integridade e a conformidade dos parceiros comerciais, e zelando pela reputação e estabilidade financeira da empresa. Assim, o KYS fortalece as operações de compras e reduz os riscos ligados à cadeia de suprimentos.
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