O follow up de compras é um dos principais pontos de controle da eficiência operacional, ele serve de norte para que os pedidos feitos aos fornecedores sejam acompanhados de perto, desde o pedido de compra até a entrega final. Com a pressão constante por prazos e a necessidade de manter a qualidade, o acompanhamento ativo dos pedidos gera um fluxo de trabalho sem falhas, ao invés de um processo repleto de gargalos.
Desse modo, o acompanhamento é essencial para gerenciar riscos e fortalecer a parceria com os fornecedores, criando um ciclo de entregas mais previsível e assertivo.
O que é follow up no setor de compras?
No setor de compras, o follow up refere-se ao acompanhamento dos pedidos de compra após sua formalização. Esse processo envolve o monitoramento do status dos pedidos, como prazos de entrega, qualidade dos produtos ou serviços adquiridos e conformidade com as especificações acordadas. O objetivo é garantir que o processo de compras seja executado sem imprevistos, evitando atrasos e problemas de qualidade, e mantendo a eficiência da cadeia de suprimentos (supply chain).
Qual a importância do follow up de compras?
O follow up de compras possui um papel estratégico nas operações de qualquer empresa, impactando diretamente na eficiência da cadeia de suprimentos. Isso porque ele envolve o acompanhamento dos pedidos após sua formalização, para que o produto ou serviço adquirido seja entregue dentro dos prazos e conforme as especificações estabelecidas.
Essa prática evita atrasos e possibilita a identificação e resolução de problemas antes que causem impacto nas operações. Por isso, é recomendado monitorar de perto o andamento dos pedidos, assim a equipe de compras terá uma visão clara do status de cada transação, o que facilita a tomada de decisões assertivas, caso algum imprevisto surja.
O follow up também serve para a manutenção de um bom relacionamento com os fornecedores. A comunicação transparente incentiva o cumprimento das expectativas da empresa e do que foi acordado. Além disso, manter o vínculo de confiança favorece a obtenção de condições mais vantajosas, como descontos ou prazos mais flexíveis, além de facilitar a resolução de problemas, caso surjam, de maneira mais ágil.
Além disso, o follow up de compras funciona como uma ferramenta para a gestão de estoques, porque serve para manter o equilíbrio entre a oferta e a demanda. Logo, essa prática, combinada com uma boa política de compras e o com o monitoramento constante de indicadores como o Lead Time e a taxa de cumprimento de prazos, potencializa a eficiência do processo de aquisição, gerando benefícios tanto para a empresa quanto para seus clientes.
Como fazer o follow up de compras?
Para fazer um follow up de compras eficiente, é importante manter uma comunicação constante com os fornecedores, e não esperar que os problemas aconteçam. Acompanhe o andamento dos pedidos, verifique os prazos de entrega e a conformidade com as especificações acordadas, utilizando ferramentas de rastreamento para otimizar o processo. Caso identifique qualquer atraso ou inconformidade, entre em contato rapidamente com o fornecedor para alinhar um novo prazo ou corrigir eventuais erros. Além disso, é fundamental monitorar indicadores de desempenho de compras, como a taxa de cumprimento de prazos e a qualidade dos produtos entregues, para ter mais fluidez no processo.
Tipos de follow up de compras
O follow up de compras pode ser dividido em dois tipos principais: preventivo e corretivo, cada uma com objetivos específicos e momentos distintos de aplicação.
Preventivo
O follow up preventivo se concentra em monitorar o processo de compras de maneira a evitar qualquer inconformidade antes que aconteça. Ele busca antecipar problemas para que os prazos acordados sejam cumpridos sem imprevistos.
Por exemplo, fazer a verificação contínua do status dos pedidos com os fornecedores, conferindo se a documentação está completa e se a entrega ocorrerá dentro do cronograma estabelecido.
Corretivo
O follow up corretivo é utilizado quando há problemas após a emissão do pedido ou quando o produto já foi entregue. Neste caso, é preciso entrar em contato com o fornecedor para ajustar prazos, corrigir falhas e evitar que essas situações se repitam no futuro.
7 dicas para um bom follow up de compras
Confira agora 7 dicas para realizar um follow up de compras eficaz:
Seleção criteriosa de fornecedores
Escolha fornecedores com base em sua reputação, qualidade, prazos de entrega e capacidade de produção, pois isso facilita a execução do follow up. Afinal, fornecedores confiáveis têm mais chances de cumprir com os acordos estabelecidos.
Estabeleça uma comunicação constante
Manter contato regular com os fornecedores é essencial, ou seja, isso não deve ocorrer apenas em casos de problemas, mas como parte de uma prática do dia a dia.
Monitore indicadores de desempenho
Acompanhe métricas como taxas de entrega no prazo, lead time, e taxa de defeitos. Esses dados ajudam a medir a eficiência do processo de compras e identificar áreas para melhoria.
Automatize tarefas repetitivas
Utilize software de compras para automatizar etapas como atualizações de status, envio de alertas de atraso e rastreamento de pedidos para economizar tempo e reduzir o risco de erros.
Mantenha a transparência com os fornecedores
Fomentar um relacionamento de confiança é fundamental. Seja claro sobre suas expectativas e mantenha canais abertos para solucionar qualquer problema rapidamente.
Estabeleça uma rotina de verificação
Realize checagens frequentes para verificar se os prazos estão sendo cumpridos e que o pedido está seguindo conforme o combinado, antes de chegar ao ponto de ser necessário uma intervenção.
Reavalie fornecedores periodicamente
Faça uma análise regular do desempenho dos fornecedores, pelo menos uma vez por ano para identificar possíveis melhorias ou mudanças no mercado que demandem ajustes nas parcerias.
Conclusão
O follow up de compras é fundamental para a eficiência na gestão de aquisições, ou seja, não basta fazer o simples acompanhamento de pedidos. Tenha em mente que ele envolve uma série de ações que visam confirmar que os produtos e serviços sejam entregues de acordo com as expectativas, respeitando os prazos e as especificações definidas. Assim, a partir de uma escolha criteriosa de fornecedores e de uma comunicação constante durante todo o processo, o follow up permite identificar e corrigir falhas rapidamente, evitando que problemas impactem as operações.
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