Erros comuns na emissão de notas fiscais e como evitar!

A emissão de notas fiscais está intrinsecamente vinculada à legislação tributária brasileira e às obrigações fiscais de empresas de diversos portes. A correta apuração de tributos e a emissão de documentos fiscais são um grande desafio para muitos gestores, que, devido à falta de compreensão sobre o processo, acabam cometendo erros que podem comprometer aspectos financeiros e operacionais.

Apesar de ser uma prática já estabelecida na rotina financeira, o processo apresenta riscos consideráveis devido à complexidade e ao volume de dados exigidos. Os erros na emissão das notas fiscais podem resultar em sérias implicações para os negócios, como multas, juros decorrentes de recolhimento incorreto de tributos, perdas financeiras e autuações fiscais devido a informações incorretas.

Logo, uma gestão eficaz da emissão de notas fiscais é essencial para zelar pelo cumprimento das obrigações tributárias, evitando prejuízos financeiros e a aplicação de multas, que podem alcançar valores expressivos. Siga com a leitura e compreenda melhor os erros mais comuns na emissão de notas fiscais.

Tipos de notas fiscais

Primeiramente, é importante frisar que a escolha do tipo de nota fiscal deve ser feita de acordo com a natureza da operação comercial, da seguinte forma:

• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): Exclusiva para prestadores de serviços;
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Substitui a tradicional nota fiscal impressa em transações de mercadorias;
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): Emitida por Microempreendedores Individuais (MEIs) ou pessoas físicas, sem custos, por meio de sistemas municipais;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): Utilizada em vendas ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal.

Em caso de dúvida quanto ao tipo de nota fiscal a ser emitida, é fundamental consultar um contador para garantir o correto enquadramento.

Distinções entre NF-e, DANFE e XML

Além disso, é essencial compreender as diferenças entre a NF-e, o DANFE e o XML. O DANFE é um documento auxiliar que acompanha os produtos até o cliente, mas não possui validade jurídica para comprovar a venda. Já o XML é o arquivo digital que contém todas as informações da transação e tem validade jurídica.

Data de competência versus data de emissão

Outro ponto relevante para evitar erros é entender que a data de competência corresponde exatamente a data em que a ocorreu a venda do produto ou do serviço, e a data de emissão corresponde ao dia em que a nota fiscal é gerada. Em algumas regiões, existem prazos específicos para a emissão das notas após a efetivação da venda.

Emissão de notas fiscais por transação

Outra questão é que cada transação deve gerar uma nota fiscal individualizada. A prática de agrupar diversas vendas em uma única nota fiscal pode resultar em penalidades e dificuldades com o fisco, além de prejudicar o cliente, que poderá necessitar da nota para realizar trocas ou solicitações de reembolso.

Manifestação e recusa de notas fiscais

A empresa deve manifestar a aceitação ou recusa das notas fiscais para ter certeza de que está em conformidade fiscal. Logo, a recusa deve ser formalizada junto ao fisco para evitar penalidades, podendo ser realizada por meio da Manifestação do Destinatário Eletrônica (MD-e).

Importância do Certificado Digital

A emissão de notas fiscais requer que o certificado digital esteja configurado corretamente e atualizado. O certificado A1, por ser online, é mais prático, enquanto o A3 exige um dispositivo físico, como um pendrive. Vale destacar que um certificado expirado invalida todos os documentos assinados com ele, prejudicando a validade das notas fiscais.

Preenchimento correto das notas fiscais

Erros no preenchimento das notas fiscais podem resultar em rejeição pelos sistemas do governo ou recusa por parte dos clientes. A automação do processo de emissão é uma medida eficiente para minimizar riscos, especialmente para empresas com grandes volumes de vendas.

É recomendada a guarda das notas fiscais por um período de até cinco anos, conforme as diretrizes do fisco. Utilizar soluções de armazenamento em nuvem oferece uma alternativa prática e segura, além de otimizar o espaço físico.

Principais erros na emissão de notas fiscais e como evitar

Para minimizar erros na emissão de notas fiscais, é fundamental identificar os pontos críticos do processo. A seguir, apresentamos alguns dos erros mais comuns:

• Informações incorretas nos documentos fiscais;
• Omissão na emissão da nota fiscal;
• Erro na escolha do tipo de nota fiscal;
• Descumprimento do prazo de arquivamento das notas fiscais;
• Emissão manual de notas fiscais.

Confira agora de forma mais detalhada os principais erros que comprometem a precisão das notas fiscais e podem impactar negativamente a tributação:

• Classificação inadequada do CEST: Atribuir erroneamente o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) pode alterar a tributação de determinados produtos, gerando inconsistências fiscais;
• Utilização incorreta de alíquotas: Aplicar alíquotas erradas resulta em falhas no cálculo do imposto devido, o que pode acarretar recolhimentos insuficientes ou excessivos;
• Erros no cálculo do ICMS-ST: O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – Substituição Tributária (ICMS-ST) é um dos tributos que mais causam equívocos durante o cálculo, o que compromete a precisão da nota fiscal;
• Base de cálculo errônea: A exclusão indevida do ICMS da base de cálculo de PIS e COFINS, por exemplo, é um erro recorrente que afeta a apuração correta desses tributos;
• Informações incorretas na operação: Dados imprecisos sobre a transação, como descrição do produto ou valor, podem gerar inconsistências fiscais e complicações perante o fisco.

A adoção de práticas adequadas e a utilização de tecnologias para a emissão e arquivamento de notas fiscais são fundamentais para que sua empresa permaneça em conformidade com as obrigações fiscais, evitando riscos financeiros e legais.

Conclusão

Emitir notas fiscais corretamente não é apenas uma obrigação legal, mas um processo essencial para garantir a transparência e a conformidade fiscal. O rigor nos detalhes e a correta aplicação das normativas tributárias são fundamentais para evitar penalidades e assegurar a integridade das operações comerciais. Torne-se um expert no assunto, entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre nosso Curso de faturamento e emissão de notas fiscais. Confira, também, a nossa agenda de treinamentos!