Dicas para negociar melhores condições com fornecedores

Para manter uma boa competitividade no mercado, os compradores precisam saber negociar as melhores condições com seus fornecedores, assim, eles conseguem conquistar bons resultados para as suas empresas.

Saber fazer uma boa negociação significa manter o fluxo de caixa equilibrado e garantir valores e prazos mais vantajosos para seus objetivos. 

Diante de tantos benefícios que essa ação pode proporcionar, será que você, comprador, sabe como negociar as melhores condições?

Então confira agora mesmo as dicas que preparamos para te ajudar a garantir as melhores vantagens para o seu negócio!

Identificando Fornecedores Confiáveis e Qualificados

Ter uma boa rede de fornecedores confiáveis e qualificados é essencial para uma empresa que busca o sucesso para seu negócio, sendo fundamental a cautela na hora de realizar essa seleção.

Isso porque, caso não saiba escolher bons fornecedores, sua empresa corre o risco de sofrer com custos excessivos, danos à reputação, baixo nível de qualidade, e até ruptura no estoque, entre outras situações complexas e danosas para a saúde do negócio. 

Para que isso não ocorra, se atente aos 3 principais pontos na hora de escolher seu fornecedor.

Avaliação da Reputação e Credibilidade

Avalie criteriosamente a reputação e credibilidade dos fornecedores no seu mercado de atuação, dessa forma, você garante que a empresa em questão é confiável e idônea.  

Use a tecnologia em favor próprio para se resguardar de possíveis riscos, isso quer dizer: pesquise sobre o histórico da empresa no mercado, incluindo a reputação em sites reconhecidos por mediar reclamações entre consumidor e fornecedor. Olhe as redes sociais, se houver, busque por depoimentos sobre a experiência do usuário, entre outros possíveis medidores que indiquem a consistência do fornecedor em questão.

Busque informações sobre a saúde financeira da empresa em sistemas oficiais, como SERASA Experian, afinal, definir adequadamente para ter a certeza de que se o seu potencial fornecedor tem capacidade técnica e econômica para atender as necessidades do seu negócio é essencial.

Reúna as avaliações encontradas de outras empresas que já fizeram parcerias com esse fornecedor e saiba se ela possui recomendações de clientes antigos.

Consulte o CNPJ no site da Receita Federal e comprove que a empresa está devidamente regularizada e possui todas as licenças exigidas. 

Com essas informações em mãos, busque confirmar endereço físico e outros detalhes que podem dar pistas de que a empresa que você está disposto a negociar é realmente quem alega ser, além de verificar se ela realmente existe e está em atividade plena no momento.

Análise da Experiência e Especialização

Outro dado importante na hora de identificar fornecedores confiáveis e qualificados é analisar sua experiência, busque informações como quanto tempo ele atua no mercado e qual sua especialização, qual segmento domina. 

Veja qual a posição da empresa no mercado atuante por meio de número de clientes atendidos e nível de satisfação deles. Além do porte que costuma atender, e o próprio porte do fornecedor. Verifique as licenças de atuação e possíveis restrições de atividade e capacitação empresarial. 

Isso lhe trará uma visão mais clara sobre a compatibilidade desse fornecedor com as necessidades do seu negócio.

Verificação de Certificações e Referências

Verificar certificações e referências do futuro fornecedor é outro ponto importantíssimo, na hora de comprovar sua idoneidade.  

Procure sempre saber se esses fornecedores possuem referência no mercado. As avaliações realizadas por quem já foi ou ainda é cliente desse fornecedor é de extrema importância, é por meio desses relatos que você encontrará informações relevantes que comprovam ou não a credibilidade do possível parceiro no mercado.

As certificações, como já citado, também demonstram o nível de capacidade e as áreas de atuação do fornecedor. Sem contar que garante que a empresa em questão esteja atuando conforme as normas e leis do mercado, evitando dores de cabeça futuras para o seu negócio.

Estratégias de Negociação para Preços Competitivos

Para conquistar preços competitivos é imprescindível elaborar uma estratégia de negociação eficiente e ter um bom planejamento.

Negociar sem saber quais são seus objetivos e necessidades é um erro enorme, mas isso quase todo mundo sabe. 

O que a maioria não sabe é que para ter um bom resultado nas negociações é de extrema importância estudar as suas opções de fornecimento. Começando pelo mercado, depois chegando nas opções de empresas fornecedoras e seguindo até a aplicação de técnicas de negociação.

Confira quais são as etapas que irão garantir uma excelente estratégia de negociação para o seu negócio:

Pesquisa de Mercado e Comparação de Preços

Tenha em mente quais são as suas opções de fornecimento e qual ou quais delas se encaixam melhor nos seus objetivos a curto/médio e longo prazos.

No mínimo faça a cotação de 4 fornecedores para cada tipo de produto escolhido, desta forma, você irá obter uma melhor noção dos valores de mercado.

Se houver uma grande divergência referente a preços e prazos, pesquise mais que 4 fornecedores. Isso lhe garantirá uma visão mais ampla e abrangente dos valores praticados no setor, o que é extremamente necessário para fechar uma boa negociação no futuro.

Obviamente, basear uma escolha de fornecimento apenas no fator preço não é uma boa estratégia. Ele será apenas uma métrica a mais na sua análise de melhores condições. 

Por exemplo, se você encontra a média de valores cobrados no mercado, é possível descartar um fornecedor completamente fora da realidade, tanto para baixo quanto para cima, o que é um forte indício de risco para o seu negócio.

Preço e qualidade podem estar relacionados, mas não necessariamente é uma regra. Lembre-se disso!

Negociação de Volume e Prazos de Pagamento

Na hora de negociar é válido lembrar que a questão não é sobre quem ganha ou quem perde, mas sim de garantir o melhor para as duas partes, no final os dois lados têm que sair satisfeitos e com a sensação de ganha-ganha.

Então lembre-se, você e seu fornecedor precisam chegar a um denominador comum sobre negociação de volume e prazos de pagamento. Quando possível, seja flexível, mas sempre de acordo com suas possibilidades e necessidades.   

Para definir qual o melhor cenário para você sobre prazo de pagamento, considere o fluxo de caixa da sua empresa. É importante entender qual o melhor prazo de pagamento, levando em conta seu fluxo de atividade, tanto operacional, quanto financeiro?

Pense sempre em uma margem que você pode agir em caso de atraso nos recebimentos das vendas, para que o pagamento do seu fornecedor não seja comprometido.

Para atingir o melhor cenário quanto ao volume, procure entender profundamente as necessidades do seu negócio e depois procure saber, com o fornecedor, qual o nível máximo de capacidade de produção dele.

Evite fechar com fornecedores que estão atuando em capacidade máxima, antes da sua contratação. Afinal, há grandes chances de ocorrer atrasos na entrega do volume que você necessita. 

No entanto, se ainda assim, quiser escolher esse fornecedor, por outras vantagens apresentadas, estipule o volume negociado entre as partes mediante um contrato, pois caso haja falhas, o seu negócio estará seguro e, provavelmente, coberto por uma multa contratual.

Exploração de Alternativas e Opções de Fornecimento

Quando se fala sobre fornecedores é fundamental não ter apenas uma única opção, isso garante que você não fique tão dependente em caso de não dar certo as negociações. E, principalmente, caso o fornecimento seja ineficiente, se altere em pontos importantes como prazo, custo, volume, entre outros.

Tenha em mãos um ranking com algumas opções de fornecedores qualificados em seu mercado, considerando os pontos que tratamos anteriormente, como compatibilidade com o seu negócio e suas necessidades a curto, médio e longo prazos, confiabilidade, reputação, experiência, nível de capacidade técnica, licenças, integridade financeira, idoneidade e outros.

O ideal é que a empresa possa ter, no mínimo, dois fornecedores para cada tipo de necessidade, mesmo que um ativo e outro na reserva em caso de inviabilidade das negociações.

Dessa forma, é possível explorar diferentes alternativas e conseguir a melhor condição entre eles.

Garantindo a Qualidade dos Produtos ou Serviços Fornecidos

É essencial que a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos seja garantida, por isso, o fornecedor escolhido precisa atender os requisitos estabelecidos pela sua empresa, no caso, a contratante. 

Para isso, esteja sempre atento sobre: 

• O estabelecimento de padrões de qualidade do fornecedor, sendo necessário estarem descritos de forma facil e de entendimento claro. Caso precise, tire dúvidas ao máximo, sobre pontos relacionados que não estejam óbvios.
• Qual é a estratégia de implementação de processos de monitoramento da qualidade desses produtos e controle dos serviços fornecidos.
• Se há comunicação efetiva e com frequência. Sempre mantendo uma conversa honesta e um atendimento disponível, sempre que necessário, além do feedback constante.

Isso lhe dará uma visão bem detalhada sobre o nível de qualidade do fornecimento, especialmente, se a empresa fornecedora tem estratégia técnica para manter um nível aceitável de qualidade em sua prestação. 

Aliás, importante pontuar que, sem métricas de qualidade, não há como exigir um padrão. Então fique atento!

Pontos chaves na Contratação de Fornecedores

A contratação de fornecedores deve ser estabelecida a partir de um documento contratual, onde estará descrita a data de entrega dos produtos ou prazo de fornecimentos dos materiais/serviços contratados, preço, formas de pagamento, garantias, entre outros detalhes que asseguram um bom negócio para ambos os lados.

Nesse documento importante, que visa formalizar a parceria entre fornecedor e empresa contratante, deve conter algumas informações fundamentais, sendo elas:

Termos e Condições do Contrato

No local referente a termos e condições de contrato é necessário conter direitos e deveres de fornecedor e de contratante, descrevendo as informações de maneira clara e objetiva de acordo com o que foi acordado, como: condição de entrega, prazo, parâmetro de qualidade, entre outros.

Responsabilidades e Garantias

É necessário que a empresa informe todos os dados relacionados à execução do serviço contratado, especificando detalhadamente cada um dos itens que foram acordados com o fornecedor.

É importante também especificar, claramente, como irá ocorrer essa execução.

No entanto, isso não é o bastante, apesar de essencial. Afinal de contas, as responsabilidades e garantias de ambas as partes devem constar no contrato de forma a estabelecer como elas funcionarão.

Por exemplo, a depender do tipo de serviço ou produto fornecido, aplique uma regra garantidora pré-acordada com o seu fornecedor, garantindo que o negócio seja pactuado positivamente para ambos.

Dessa forma, além de evitar problemas futuros, sua empresa também será vista como um bom cliente, abrindo espaço para negociações em um momento posterior, ou seja, em uma possível renovação de contrato.

Sempre negocie também as condições da garantia, com a finalidade de entender até que ponto a sua empresa está “coberta” pelo fornecedor.

E, obviamente, também cuide das especificações sobre as responsabilidades, tanto quanto o seu negócio, como as que se relacionam com a empresa responsável pelo seu fornecimento.

Isso torna o contrato mais robusto, evitando armadilhas e situações inesperadas que podem impactar negativamente as suas operações.

Flexibilidade e Adaptação às Necessidades do Negócio

Um bom fornecedor para a sua empresa é aquele que oferece flexibilidade e possibilidade de adaptação às necessidades do negócio, pois elas estão sempre evoluindo.

Por isso, no momento de fazer a seleção dos seus fornecedores, estabeleça uma comunicação aberta e transparente sobre esse quesito.

Pergunte ao responsável se existe flexibilização no fornecimento e adaptações conforme as suas potenciais necessidades futuras.

É bastante comum que os fornecedores sejam receptivos a essa ideia, mas não se dê por satisfeito apenas por essa sinalização positiva.

Assegure os acordos via contrato e especifique de forma bastante detalhada cada um dos aspectos de flexibilização e adaptação conversados.

Isso garantirá que a sua empresa não seja desassistida por qualquer mudança que o fornecedor venha a sofrer, oferecendo estabilidade e segurança ao seu negócio.

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