Como garantir compliance nas compras empresariais?

Para que a empresa tenha eficiência operacional é fundamentar garantir o compliance nas compras empresariais, e isso depende de um processo de compras muito bem estruturado.

Uma pesquisa realizada pela PriceWaterhouseCoopers (PWC) com 7.200 participantes de 123 países revelou que metade das empresas enfrentou fraudes ou crimes financeiros. No Brasil, o número de empresas afetadas saltou de 12% para 50%. O setor de compras é um dos mais impactados, com 34% das fraudes ocorrendo nesse contexto, atrás apenas do roubo de ativos, que representa 51%.

No setor de compras, é fundamental incorporar práticas de compliance nos contratos, principalmente por meio de cláusulas específicas, como as que abordam anticorrupção e antissuborno. Além disso, é essencial ter um código de ética , reforçando o compromisso com a integridade e a transparência nas relações comerciais.

Outro ponto importante são as políticas internas que proíbem o recebimento de brindes ou presentes por compradores envolvidos em negociações comerciais com fornecedores. Essas medidas têm o objetivo de evitar qualquer tipo de influência indevida, preservando a imparcialidade e a transparência nos processos. Elas funcionam como barreiras que garantem que as decisões sejam tomadas com base em critérios profissionais e éticos, afastando potenciais conflitos de interesse.

O compliance em compras, portanto, deve ser pensado de forma estratégica, para que todas as ações estejam em conformidade com as legislações e regulamentos aplicáveis. O objetivo é reduzir riscos e evitar que práticas fora dos padrões legais possam comprometer a integridade financeira e organizacional, protegendo a empresa de danos tanto financeiros quanto reputacionais.

No entanto, é preciso ter em mente que garantir o compliance nas compras empresariais vai além da adoção de políticas e processos rígidos. A cultura organizacional deve realmente estar comprometida com a transparência, a integridade e a conformidade. Vale frisar que existem ferramentas e recursos que possibilitam a gestão eficaz dos riscos e a evolução constante das práticas de compras, e é sobre isso que trataremos neste artigo.

Qual a importância do compliance nas compras empresariais?

O compliance no setor de compras é um mecanismo fundamental para que as aquisições sejam realizadas de maneira legal, ética e transparente de maneira que a empresa esteja em conformidade com as normas e regulamentos vigentes, prevenindo riscos como fraudes, corrupção e práticas prejudiciais. Um aspecto chave do compliance é a avaliação rigorosa dos fornecedores, por meio de processos como a Due Diligence, que ajuda a identificar possíveis riscos reputacionais ou financeiros antes de fechar qualquer negócio.

Além disso, o compliance estabelece regras claras para as compras, como a definição de critérios de cotação e a obrigação de realizar auditorias periódicas. Isso faz com que os preços estejam alinhados com o mercado e gera um ganho de competitividade e transparência no processo de contratação. Por isso, adotar essas práticas protege a integridade financeira e minimiza riscos legais.

Por fim, o compliance no setor de compras contribui para a construção de uma cultura corporativa ética e responsável, o que reflete diretamente na imagem da empresa no mercado e na confiança que ela transmite para seus parceiros, clientes e colaboradores.

Como garantir o compliance nas compras empresariais?

Para garantir o compliance nas compras empresariais, é fundamental adotar uma abordagem estruturada e consciente dos riscos que podem surgir ao longo do processo. O primeiro passo é entender os insumos e serviços necessários para o funcionamento da empresa, criando um fluxo claro das contratações e aquisições. Isso permite a identificação de possíveis vulnerabilidades no processo, garantindo que sejam tomadas as medidas corretas para mitigá-las.

A definição de regras para a contratação de fornecedores, como a necessidade de Due Diligence (DD), deve ser baseada no perfil de risco de cada fornecedor e serviço. No caso de fornecedores críticos, é essencial realizar uma Due Diligence Reputacional, avaliando aspectos como histórico, credibilidade e conformidade com as normas e regulamentações. Além disso, separar fornecedores críticos do restante do portfólio de fornecedores é uma medida estratégica para assegurar que a empresa tenha um controle rigoroso sobre as contratações mais relevantes.

Realizar um benchmarking com empresas do mesmo setor é uma boa prática. Isso ajuda a entender como elas estruturam seus fluxos de compra, incluindo os critérios de cotação, por exemplo. Estabelecer regras claras de cotação, como exigir uma cotação para compras até determinado valor, duas para valores mais elevados e, no mínimo, três cotações para aquisições significativas, é uma maneira de garantir que os preços estão em conformidade com o mercado e evitar a contratação de fornecedores com preços elevados.

Além disso, as políticas de compliance precisam incluir a definição clara de processos e regras para a escolha de fornecedores, sempre levando em consideração a necessidade de Due Diligence e auditorias, especialmente para contratações mais sensíveis. É importante lembrar que esses processos demandam tempo e recursos, por isso devem ser realizados com base em uma análise criteriosa dos riscos.

Due Diligence

Além das ações mencionadas, é preciso incorporar uma gestão contínua e dinâmica no processo de compliance nas compras empresariais. Isso implica, entre outras coisas, na implementação de uma revisão regular das políticas de compras e na constante atualização dos critérios de Due Diligence, para garantir que a empresa esteja acompanhando as mudanças legislativas e regulatórias que impactam o setor.

Auditoria

A auditoria interna deve ser um pilar dessa gestão, pois ela oferece uma visão mais aprofundada e imparcial sobre a efetividade dos processos de compras, permitindo a detecção precoce de inconsistências ou falhas. Isso é especialmente relevante em um cenário de aumento de complexidade nas cadeias de suprimento e em um ambiente regulatório em constante evolução.

Integração do setor de compras com outras áreas

Outro aspecto importante é a integração das compras com outras áreas da empresa, como jurídico e financeiro, para garantir que todos os contratos e fornecedores estejam alinhados com as normas internas e externas, além de evitar possíveis conflitos de interesse. Uma boa comunicação entre essas áreas também facilita a identificação de riscos relacionados a práticas não conformes, como suborno, lavagem de dinheiro ou fraudes.

Tecnologias de monitoramento

Além disso, adotar tecnologias para o monitoramento e gestão das compras é uma grande vantagem. As ferramentas de automação e sistemas de gestão de fornecedores, como ERPs e plataformas de compliance, ajudam a mapear a performance de cada fornecedor, integrando dados relevantes sobre o histórico de compras, negociações e conformidade. Com isso, a empresa vai ter uma visão mais precisa de seu portfólio de fornecedores e um controle aprimorado sobre o cumprimento das políticas estabelecidas.

Capacitação dos colaboradores

Outro ponto relevante é a conscientização e capacitação de todos os colaboradores envolvidos no processo de compras. Isso inclui não apenas a capacitação sobre os procedimentos de compliance, mas também sobre as implicações legais e éticas que envolvem as contratações e aquisições. A formação contínua ajuda a criar uma cultura de compliance sólida, onde todos se sentem responsáveis por agir de maneira ética e transparente.

Gestão de riscos

É essencial ter um processo claro de gestão de riscos em compras, em que os principais riscos relacionados sejam identificados, analisados e tratados de forma adequada. A empresa deve estar preparada para reagir a riscos emergentes, seja por meio da implementação de medidas corretivas imediatas, seja pela revisão de processos e políticas para evitar que o risco se repita.

Gestão dos contratos

A política de contratos também é um ponto importante, devendo incluir regras que garantam maior transparência e controle. Por exemplo, evitar a renovação automática de contratos é uma medida que obriga a empresa a reavaliar periodicamente as condições oferecidas pelos fornecedores e, se necessário, procurar alternativas no mercado. Isso ajuda a manter as compras em conformidade com as melhores práticas e o compliance organizacional.

Conclusão

Agora que você já sabe como garantir o compliance nas compras empresariais, saiba também que a BCN treinamentos oferece o treinamento de Compliance em Compras   além de diversos treinamentos para a área de compras, são eles: Negociação Comercial, Strategic Sourcing, Área Fiscal para Compradores, Gestão de Estoques, Qualificação, Homologação, Avaliação de Fornecedores, dentre outros.