Como fazer a gestão de custos de maneira eficiente na empresa?

As boas decisões financeiras provêm de uma estratégia efetiva de gerenciamento de custos projetada para maximizar o valor e minimizar os custos iniciais e contínuos. Isso inclui, mas não está limitado a, decisões como a locação ou compra de equipamentos, terceirização de certas operações e adição ou corte de uma linha de produtos.

Existe uma série de diferentes estratégias de gestão de custos para ajudar coordenadores financeiros a suportar o negócio e tomar essas decisões importantes. Para que você saiba quais são elas, neste post explicamos como funciona um gerenciamento de custos eficiente e o que você deve fazer para alcançá-lo. Acompanhe conosco!

O que é e como funciona uma boa gestão de custos?

A gestão de custos está preocupada com o processo de planejamento e controle do orçamento empresarial. A ideia é que todos os gastos necessários para operação e execução do negócio sejam controlados de forma a assegurar que eles estejam abaixo das entradas da organização.

Uma gestão de custos eficiente passa por quatro passos principais, sendo eles:

Planejamento de recursos

O primeiro passo é definir quais os recursos são necessários para a operação da empresa. Claro que, em um negócio já consolidado, possivelmente essa fase já foi executada. Porém, é preciso rever anualmente, pelo menos, quais tipos e quantidades de recursos serão necessários no próximo período, para que os custos associados possam ser determinados.

Estimativa de custos

Essa etapa é também conhecida como budgeting, em que os orçamentos são previstos de acordo com o planejamento de recursos realizado. Vários métodos de estimativa de custos podem ser aplicados para prever os custos envolvidos na gestão da empresa, tais como usar os orçamentos dos anos anteriores para servir como base.

Forecast

Enquanto a estimativa de custos define o valor de cada pacote de trabalho ou atividade, o forecast aloca os custos durante o período de tempo em que eles são incorridos. A linha de base é o budget aprovado, que é usado como ponto de partida para medir os gastos reais com a operação do negócio.

Controle de custos

Essa é a fase de medição das variações da linha de base de custos e da tomada de medidas corretivas para alcançar custos mínimos. Os procedimentos são aplicados para monitorar gastos e desempenho ao longo da operação.

Quando a informação de custo real fica disponível, uma parte importante do controle de custos é explicar o que está causando a variação da linha de base do custo. Com base nessa análise, ações corretivas podem ser necessárias para que gastos sejam reduzidos ou cortados.

Quais são as principais ferramentas para uma gestão de custos eficiente?

Uma gestão de custos eficiente pode evitar problemas financeiros, reduzir os riscos de mercado aos quais todo negócio está exposto e aumentar sua competitividade. Porém, para alcançar esses objetivos, é preciso dispor das ferramentas certas, especialmente nas médias e grandes organizações.

Conheça as três ferramentas fundamentais para realizar sua gestão de custos:

Sistema de gestão empresarial

A inteligência financeira em qualquer negócio começa com a captura de informações e a apresentação e interpretação dessas informações por meio de demonstrações financeiras fundamentais, como a demonstração dos resultados, o balanço, a demonstração do fluxo de caixa e o orçamento operacional.

Coletivamente, isso ajuda você a avaliar o desempenho do passado, identificar riscos para a posição financeira do negócio e encontrar oportunidades para melhorar o desempenho no futuro.

Atualmente, é possível (e fundamental) contar com softwares e sistemas que facilitam a coleta desses dados. Existem muitos pacotes excelentes de software de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP) e contabilidade que podem ser facilmente adquiridos e implementados pelo negócio.

Um sistema eficaz de planejamento de recursos empresariais pode afetar de forma positiva todos os aspectos financeiros de uma empresa. Isso inclui (e é especialmente verdadeiro) quando se trata da gestão de custos e da saúde financeira de suas operações.

Com gerenciamento de impostos, reconciliação bancária, gerenciamento de capital, contas a receber e muito mais, um sistema ERP oferece meios para suportar o gerenciamento da linha de custos de uma organização. Em suma, o ERP ajuda a analisar seus custos e associá-los aos vários aspectos do negócio.

Fluxo de caixa

Compreender e gerenciar seu fluxo de caixa é crucial para executar com sucesso um negócio. A demonstração de fluxo de caixa ajuda a avaliar o tempo, a natureza e a previsibilidade dos fluxos de caixa futuros e, finalmente, sua capacidade de pagar suas contas.

Isso mostra, ao longo de um período específico, como o dinheiro é gerado e usado nas várias atividades do negócio, incluindo operações, financiamento e investimento e o superávit ou déficit de caixa líquido para esse período.

Uma demonstração de fluxo de caixa pode lhe dar muita informação. Por exemplo, se o caixa das atividades operacionais for consistentemente menor do que o lucro líquido, uma bandeira vermelha seria levantada quanto ao motivo pelo qual a renda não está se traduzindo em dinheiro.

Se a empresa estiver criando consistentemente mais dinheiro do que está usando, ela poderá reduzir a dependência do financiamento externo e investir em formas de aumentar continuamente seus lucros.

Força de trabalho capacitada

Por último, buscar sua qualificação profissional como gestor financeiro e a qualificação da sua equipe é fundamental para que as ferramentas acima descritas sejam utilizadas da maneira correta.

As expectativas para os departamentos de finanças evoluem à medida que os requisitos financeiros mudam. Por isso, é preciso capacitar os funcionários e garantir que as equipes financeiras forneçam informações precisas e relevantes para a gestão de custos da organização.

As equipes de finanças devem ter habilidades técnicas fortes em contabilidade, relatórios, análise financeira e conformidade. Os funcionários dessa área precisam manter-se atualizados sobre o impacto de novos requisitos contábeis e de relatórios em seus negócios.

Por isso, as organizações devem apoiar seus profissionais em atender aos requisitos de educação continuada, investindo em treinamentos internos e incentivando a capacitação contínua do seu time.

A falta de dinheiro impacta diretamente todas as áreas do negócio, por isso uma gestão de custos eficiente é fundamental para assegurar o sucesso.

E para que você continue aprendendo a melhorar o gerenciamento das finanças na empresa, leia também nosso post sobre como um gestor financeiro pode se manter atualizado!