Você sabe como é feito o inventário de uma empresa? A realização de um inventário eficaz é essencial para monitorar a disponibilidade de produtos, evitar perdas e desperdícios, e disponibilizar informações em tempo real para que os gestores possam tomar decisões mais assertivas.
Neste artigo, exploraremos como é feito o inventário de uma empresa e os principais métodos utilizados para que você possa compreender melhor este tema relevante e todas as possibilidades que ele oferece. Siga com a leitura e saiba mais!
O inventário nada mais é do que o processo sistemático de contagem, registro e controle de todos os itens de estoque, inclusive de matérias-primas, produtos em processamento, mercadorias já acabadas e outros ativos tangíveis.
Logo, o processo de inventário é essencial para que a empresa tenha sempre a quantidade correta de produtos necessários disponíveis nos locais adequados e no momento exato, minimizando assim os custos e evitando desperdícios.
Por fim, vale frisar que o inventário na logística envolve tanto a contagem física dos itens quanto a reconciliação com os registros contábeis, utilizando diferentes métodos para manter a precisão dos dados e a eficiência operacional, os quais serão detalhados mais adiante.
O primeiro passo para realizar um inventário de estoque é planejar cuidadosamente todo o processo. Defina objetivos a serem atingidos, como identificar e registrar todos os itens em estoque, verificar a precisão dos registros contábeis e avaliar o valor total dos ativos da empresa. Além disso, é importante designar responsabilidades específicas para cada membro da equipe envolvida no processo, para que todas os itens sejam cobertos.
Uma vez que o plano esteja estabelecido, a equipe de operações ou logística é encarregada de realizar a contagem física dos itens em estoque. Para tanto, é necessário percorrer os locais de armazenamento designados e registrar a quantidade de cada item encontrado. Lembre-se: a precisão da contagem é muito importante, por isso, é essencial seguir procedimentos padronizados e utilizar ferramentas adequadas, como scanners de código de barras ou sistemas de gerenciamento de inventário automatizados.
Enquanto isso, a equipe de contabilidade deve realizar uma reconciliação entre os resultados do inventário físico e os registros contábeis da empresa. As ações mais importantes são: comparar as quantidades contadas durante o inventário com as quantidades registradas nos livros contábeis e investigar quaisquer discrepâncias encontradas. Note que qualquer diferença encontrada deve ser identificada e corrigida para que haja precisão dos registros.
Além da contagem física, o inventário também envolve a avaliação do valor dos itens em estoque. Isso pode ser feito com base no custo de aquisição dos produtos, seu valor de mercado atual ou outros métodos de avaliação apropriados. Tenha em mente que a determinação do valor do estoque é importante para avaliar o patrimônio líquido da empresa e preparar relatórios financeiros precisos.
Durante o processo de inventário, é de extrema relevância manter registros detalhados de todas as atividades realizadas e quaisquer problemas ou discrepâncias encontradas para que se tenha um histórico completo do inventário, e também para identificar áreas de melhoria o que permitirá implementar medidas corretivas.
Após a conclusão do inventário físico e da reconciliação contábil, os resultados devem ser revisados e analisados pela equipe de gestão da empresa. Identifique tendências, padrões ou problemas potenciais com base nos dados do inventário e com essas informações em mãos, as decisões sobre compras, produção, vendas e outras áreas estratégicas do negócio certamente serão mais assertivas.
Existem vários métodos de inventário de estoque cujas aplicabilidades são diferentes entre si. Confira agora métodos mais utilizados:
O inventário geral, como o próprio nome sugere, é a contagem e identificação geral de tudo o que a empresa possui, tais como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário, entre outros. O método geral é utilizado para fins contábeis e de avaliação do patrimônio da empresa.
O inventário parcial, também conhecido como dinâmico, é mais voltado para a contagem de uma parcela específica dos bens e é muito útil para controlar estoques de um armazém, por exemplo, em que a atenção é mais direcionada para um conjunto pré-estabelecido de mercadorias. Esse método é mais flexível e permite a verificação de itens mais relevantes ou de maior rotatividade, sem a necessidade de contar todo o estoque de uma vez.
O inventário anual é realizado no fim de cada ano fiscal. Assim, usar este método envolve a contagem completa dos bens de uma empresa ao término do ano contábil. Esse método é imprescindível para realizar o fechamento contábil ou auditorias, pois ele demonstra um balanço preciso dos ativos e ajuda na identificação de perdas ou discrepâncias.
O inventário rotativo consiste na contagem periódica de parcelas específicas do estoque, realizadas várias vezes ao longo do ano, podendo ser mensal, semanal ou até mesmo diariamente. No entanto, o uso desse método exige uma avaliação cuidadosa da periodicidade e a disponibilidade de mão de obra. O inventário rotativo serve para realizar o controle contínuo dos estoques, pois ele reduz as chances de erros e mantém os registros de forma precisa.
O inventário cíclico é voltado para a checagem entre a quantidade de bens em estoque e informações contábeis, e deve ser realizado periodicamente. Logo, o método serve para manter a similaridade entre os registros do sistema de gestão e o estoque físico, ou seja, o registro deve refletir a quantidade realmente existente no estoque. Por esta razão, ele é mais voltado para a segurança e precisão dos dados contábeis e financeiros da empresa.
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